セミナー開催の準備や段取りのスケジュールやチェックリストとは

自主開催のセミナーであっても、他の機関から招待される講演であっても、あなたが壇上に立った瞬間に仕事の9割が終わっています。

セミナーで重要なのは、それまでの準備です。段取りこそがセミナーでの大きな仕事なのです。実際にセミナー開催をしてみれば分かりますが、セミナーでは本番よりも準備に大きな労力を使います。

セミナーの集客をした後、セミナー当日まで何もせずに過ごす講師はいません。前もって準備をすることにより、ようやくセミナー企画を成功させられるようになります。

そこで、「セミナー開催日までにどのようなことを行わなければいけないのか」について話していきます。ビジネスのためにセミナーを主催する場合、前もって何を準備すればいいのかスケジュールやチェックリストを把握するとスムーズです。

セミナー会場を予約をした後、集客を開始する

セミナーを開催する第一歩が会場予約です。一般的に開催の3ヵ月以上前にセミナー会場をおさえておくのが基本であるため、ある程度まで先を見通してセミナーを開催するようにしましょう。

このときはセミナータイトルを決め、大まかなコンセプトを考える必要があります。事前に決めておかなければいけないポイントは以下の通りです。

こうしたあと、集客を開始します。セミナー会場や日程が違うだけで集客の度合いが大幅に異なってくるため、どのような戦略で集客をしていくのかは非常に重要です。

・セミナー集客は綿密に行うべき

このとき起業家や経営者を含め、ほとんどの人が困るのはセミナー集客です。そのため、セミナーを企画して集客するとき、当日の開催まであらゆる手段を尽くして人に告知する必要があります。

これらを駆使して人を集めるようにしましょう。どれだけ人を集められるのかによって、セミナーでの成功度合いが異なるようになります。

・会場の予約時間は「セミナー時間 ± 1時間」にする

なお、会場の予約時間はゆとりをもちましょう。2時間のセミナーであれば、当然ながら2時間話してセミナーが終了します。しかし、セミナー会場は2時間で予約をしてはいけません。

例えば19:00～21:00までのセミナーを開催するとします。このとき、セミナー会場も19:00～21:00でおさえる人がいます。

しかしセミナーを開始するためには、スライドの準備や来場者の受付などを行う必要があります。そのため2時間のセミナーを行うとき、余裕をもって開始前・終了後それぞれプラス1時間の予約が必要です。2時間のセミナーであえば、合計4時間で会場をおさえるのです。

「多くの会場は10～15分前に入れる」とは言っても、本当に15分前に行くと既に会場で受講者が待っていることがほとんどです。早い人であれば30分前に来ています。

ここで慌てて会場を開け、準備を行い、さらには直前になってセミナー会場に来る人の受付もしなければいけません。そうこうしているうちに定時を過ぎてしまい、予定通りに始められなくなります。

これは、セミナーを終了するときも同じです。すぐに会場から出なければいけないため、かなりバタバタしてしまいます。だからこそ、セミナー会場の予約時間設定は余裕をもって行う必要があります。

セミナー集客のやり方を学び、ブログやSNS、メルマガで集めるビジネス目的でセミナーを開催するとき、必ず集客しなければいけません。多くの人に来てもらうことで、セミナー会場を埋めるようにするのです。 ...

受講者への案内メールは自動化が基本

このとき、セミナー当日まではスケジュールが短いです。3ヵ月ほど前から会場を予約してセミナー内容を考えるとはいっても、実際のところすぐに時間が経過します。そのため、できるだけ面倒な部分は自動化するといいです。

この代表的なものが案内メールです。セミナーへ申し込みがあった場合、自動で案内メールが届くように設定しましょう。申込み直後に以下の自動返信メールが届くようにするのです。

私も場合も同様に、クレジットカードでも銀行振込でも、応募があったときは自動返信メールを活用しています。例えば、以下は私が過去に開催したセミナーで「クレジットカード決済があった直後に送られる自動返信メール」になります。

さらに、セミナー開催の日が近くなれば、そのつど確認メールを送るようにしましょう。私の場合、セミナー開催の「1週間前、2日前」に送るようにしています。

前日ではなく「2日前」に確認メールを送る理由ですが、遠方から移動する人がいるからです。夜行バスや飛行機を使って東京などのセミナーへ参加する場合、前日に届いたメールをチェックしている暇はありません。このような理由で2日前なのです。

頻繁に確認メールを送ることにより、セミナーへ申し込んだことを思い出させるように配慮します。現代人は多忙な生活を送っているため、セミナーのことを忘れてしまう人は多いです。また、人によっては案内メールがうまく届いていないこともあります。そのため、確認メールは必須です。

なお、このときは「当日の服装」「用意して欲しいもの」「タイムスケジュール」などを細かく記載しておくと親切です。セミナー初参加の人では、どのような服装で来ればよいか分からない人もいるからです。

実際、私が1日を使ったセミナーを開催したときは「当日はどのような服装で来ればよいのでしょうか」「昼食は準備しておいた方がよいのでしょうか」という質問をたくさん受けました。そこで、現在ではこれらについてもメール内に細かく記載するようにしています。

セミナー料金は前払いが基本

お客さんに対してサービスを行い、その対価を得ることで利益を出すことがビジネスの大前提です。セミナーにおいても同様であり、きちんと代金を徴収するようにしましょう。たまにセミナー代を「当日払い」にしている人はいますが、これは絶対に止めましょう。

セミナー当日に雨が降っていれば、「まだお金を支払っていないから」という理由で無断欠席する人は多いです。急に友達から誘いがかかれば、そちらに行ってしまうかもしれません。

これを回避するため、セミナー代金は必ず事前に支払わせるようにしてください。当日にならなければセミナーの売り上げが分からないビジネスモデルはとても不安定です。実際、当日払いでは3割以上の人が来なくなると考えましょう。

なおクレジットカード払いであればその場で支払いが完了するものの、銀行振込については事前申し込みをしてくれた人のうち、2～3割の方がお金を支払ってくれません。催促メールを送っても無視されることはたくさんありますが、この場合は「縁がなかった」と思ってあきらめましょう。

イベントセミナーでボランティアスタッフに受付を頼むべき理由

なお、セミナーを主催して講師を行う場合、絶対に行ってはいけないこととして「講師自ら受付を行う」ことがあげられます。講師が受付をしていると、それだけでセミナーが安っぽくなってしまいます。

受講者からしてみても、受付に座っていた人がいきなり壇上で話し始めると違和感を覚えてしまいます。

確かに、講師が受付をした方が人件費を削減することができます。しかし、人に教える立場である以上は何が何でも受付だけは他の人に任せるようにしてください。私もセミナーでは必ず他の人に受付を頼みます。

・ボランティアスタッフを雇うのはアイディア次第

セミナーを開催するとき、スタッフとして必ずしも給料（バイト代）を支払って友達に頼む必要はありません。あなたのセミナーに興味のある人をボランティアスタッフとして依頼するといいです。

このとき、セミナー受講者に対して「ボランティアスタッフを募集しているので、手伝いたい方はいませんか？」と聞くだけです。受講者が3～5人のセミナーであれば難しいですが、20～30人集まるセミナーであれば一人くらいは手伝いたい方が現れるはずです。

なぜ受講者がボランティアで働いてくれるかというと、「お金を払い、時間を空けてまで行きたいセミナー講師の手伝いを行える」という理由からになります。

例えば、あなたにも憧れの人や好きな芸能人がいると思います。もし、その人から「ボランティアとして手伝って欲しい」と言われたらどうでしょうか。

ボランティアですが、あなたはその人と一緒にセミナー準備や作業を行うことになります。もちろん、打ち合わせなどで話す機会がたくさんあります。その他の受講者と比べて、すぐに講師と親密になれます。

当然、ボランティアスタッフとして活動すれば講師と信頼関係を構築できるため、ちょっとした質問にも答えてくれるようになるでしょう。

このようなメリットがあるため、あなたが信頼に足るセミナー講師であれば喜んでボランティアスタッフを行いたい人が現れてくるはずです。これまでにセミナーを行ったことのない方であっても、応募者に対してメールしてボランティアスタッフを募集してみてください。何かしらの反応があるはずです。

なお、私の場合はこれまで何度もセミナーを開催しており、過去の受講者の中から受付の人を募集しています。以下のようにSNSに投稿すれば、30分以内にボランティアスタッフが集まります。

セミナーの受付とはいっても、やることは少ないです。領収書を渡したり名簿のチェックをしたりするだけです。そのため、以下のように一人だけいれば問題ありません。

セミナーを主催してビジネスをするにしても、当日までに受付スタッフをどのように調達するのか考えるようにしましょう。

スタッフに名札を着用させる

なお、より満足度の高いセミナーを考えているのであれば、スタッフには名札を付けるようにしましょう。これは2つの意味があります。1つの理由としてはスタッフに対して「参加者が声をかけやすい」ことがあります。

何かトラブルや聞きたいことがあったとき、受講者は講師に聞きにくいです。そこで、誰がスタッフであるかを明確にする必要があります。

もう1つは「スタッフとしての自覚をもってもらう」ことがあります。セミナーは長時間に及ぶことが多いです。

このときにスタッフは緊張が緩んで勝手に話し始めたり、居眠りをしてしまったりすることがあります。セミナーの途中で責任感が薄らいでしまうのです。

これを引き締めるため、名札を掲げることで自分がスタッフであることを受講者へ示します。このような自覚を促すためには、名札はとても有効です。

当然、どれだけ親しい間柄であったとしても、セミナー中はスタッフ全員に「先生」と呼ばせるようにしましょう。

受講者にとって、壇上で話をするあなたは先生です。先生から教わりたいからこそ、大切なお金と時間を投資して来てくださっているのです。このとき、スタッフに「〇〇さん」と呼ばれていたら、それだけで受講者の期待を裏切ることになります。

セミナー当日の準備物やチェックリストマニュアル

ただ、特にセミナー初心者や起業したばかりの人など、慣れていないと必ずと言っていいほど、準備すべき忘れ物があることに気が付きます。どれだけ場数をこなしても準備忘れがあるほどなので、あらかじめ準備物に関するチェックシートを用意しておく必要があります。

ただ、セミナー初心者だと「そもそも何が必要なのか」が分からないと思います。そこで、セミナー当日に必要となるものをマニュアルとしてピックアップします。

自分だけのチェックリストを用意し、直前に確認するようにすればほぼ100%忘れ物は無くなります。例えば、次のようなものを用意しておく必要があります。

①書類

人によって準備物で必要な書類は異なりますが、必ず書類の確認をするようにしましょう。特に私の場合、セミナー後は必ずバックエンド販売をします。

セミナーでバックエンド（高額商品）の販売がない場合、そのセミナーは価値がありません。バックエンドはセミナービジネスで必須となる過程であるため、申込書類は絶対に忘れないように事前準備するようにしましょう。

②講師グッズ

私の場合はセミナー会場にプロジェクターを事前に用意してもらっていますが、イベント出展でもセミナー講師としての壇上でも、設営でプロジェクターは必須アイテムの一つです。最初からプロジェクターが設置されている会場は基本ないので、前もって確認しましょう。

また、セミナー会場内に延長コードや時計類もないケースが普通に起こります。ホワイトボードが備え付けられていることはあるものの、それ以外はないのが基本なので用意しておかなければいけません。

③受付グッズ

特にビジネス目的のセミナーであるほど、事前の領収書が必要になります。また、文房具も多めに用意しておく必要があります。

ちなみに、私の場合は商業出版しているので自分の本を受付で売っています。25～30人ほどのセミナーであれば一回のセミナーで3～5冊は売れるため、それだけで5,000円ほどのお小遣いになります。

④記録・予備

私の場合、セミナーをビデオカメラで撮影して後で参加者へ配ることが多いです。そのほうが、満足度が高まるからです。そこまで手間ではないため、ファンを作るためにセミナー録画をするのはおすすめです。

参考までに、私の場合は以下のような家庭用ビデオカメラを活用して撮影しています。

ここでは一般的な準備物を記しましたが、これらを自分専用の持ち物チェックリストとしてカスタマイズし、マニュアルを作るようにしましょう。

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セミナーで参加者向けの懇親会を開く重要性

なお、セミナーを企画するときに「セミナーだけ」で終わる人は多いですが、それだけでは不十分です。講師としてセミナーを開催するのであれば、必ず懇親会を行いましょう。

参加人数が極端に少なかったり、大学や企業主催のセミナーだったりすると懇親会は難しいです。しかし、ある程度の人数が集まる自主開催のセミナーでは、懇親会を開くことで受講者の生の声を聞く必要があります。

このとき、受講者にアドバイスを求められれば全力でその要望に応じましょう。こうすれば満足度が高まるため、聞かれたことについては包み隠さずすべて答えるようにしてください。

特にセミナービジネスではバックエンド販売（高額商品の販売）が一番重要です。このとき、参加者はバックエンド商品を購入しようかどうか迷っています。この不安を懇親会で取り除かなければいけません。

要は、バックエンドを買うための背中を懇親会で押してあげるのです。セミナー後の懇親会がなければ受講者の不安を解消する場がなくなってしまうため、成約率が落ちてしまいます。そのための懇親会でもあるのです。

もちろん、懇親会で「バックエンドを買ってください」と言ってはいけません。

このときに信頼関係を築くことができれば、勝手にバックエンドが売れていきます。

ただ、懇親会を開くにしても注意点があります。このポイントについても解説していきます。

懇親会の場所が遠いのはNG

セミナー後に懇親会の会場に移動するとき、当たり前ですがその場所まで歩かなければいけません。この距離が遠いのはよくありません。

セミナー後は受講者のテンションがほどよく高まっています。このテンションは懇親会の会場に移動する間に冷めていきます。そのため、懇親会はセミナー会場と近い方が良いです。

欲を言えば、同じ会場で懇親会を行うことが理想です。私が自分でセミナーを開催するとき、セミナー会場の隣に移動してすぐに懇親会を開催できるような施設を選びます。これには、「セミナー後の高揚感を維持したまま懇親会を開催できる」という理由があるからです。

ちなみに、中には懇親会費で儲けようとする講師がいます。これは絶対に止めてください。少なくとも、安いっぽい懇親会の会場を選ぶのは危険です。誰もが知っている安い飲み屋での懇親会は絶対にしてはいけません。

本番当日までに原稿を用意・熟読し、プレゼンに備える

イベントへの出展やセミナー主催を含めここまでの段取りをしたら、あとは本番当日のセミナーを成功させるために頑張るだけです。スライドを作り、話す内容を決めるのです。

慣れてくれば、特に練習をせずに本番を迎えても問題ありません。私についても、いまはセミナースライドを作った後は練習をせずに本番当日を迎えます。

しかし、起業直後やセミナービジネスに慣れていない人であると、必ず練習をしなければいけません。このときはあらかじめ原稿を作っておき、それに基づいてプレゼンを行うのは有効です。

原稿を作れば、コンテンツを話す順番やストーリーの内容が具体的になります。スライドに書くべきことが明確になるため、あとは原稿に従ってスライドを作成するだけです。

先にスライドを作ってしまうと、「説明不足に陥っている」「このままでは上手く伝わらない」という箇所が後でたくさん見つかります。これを避けるためにも、初めて話す内容であれば原稿を作る作業が必須です。

また、原稿をプリントしておくと、空き時間に読み返して練習することができます。プレゼンを行うときは1分間に300文字が目安であるため、原稿の文字数から「どれくらいの発表時間がかかるのか」を算出することもできます。原稿を添削することで、分かりにくい表現を先にチェックすることもできます。

原稿を読むだけのプレゼンは最悪である

なお、原稿を作るのはメリットが大きい反面、同時に最大のデメリットも生み出します。それは、「原稿を棒読みする人がいる」ことです。プレゼンテーションにおいて、原稿を読むだけの内容ほど最悪なものはありません。

初心者であるほど、原稿を用意して読むだけの傾向にあります。ただ、これだけは絶対に行わないようにしてください。原稿を手にもって話すと、紙に向かって話すことになります。これを行うと、一気にプレゼンが安っぽくなります。これを避けるため、原稿を見ずに聴衆に向かって話をしましょう。

また、原稿を見なかったとしても、丸暗記をしてしまうと棒読みになってしまいます。この状態では、何かの拍子に原稿の一部が飛んでしまうと、次に何を言えばいいのか分からない状況に陥ってしまう可能性が高いです。

そこで、原稿を作る目的を暗記にしない方がいいです。それよりも、「次にこのような内容を話すという、目的を明確にする骨組み」として原稿を利用します。つまり、原稿では要点をまとめるのです。

実際にスライドを用いて練習をするとき、表現方法が毎回違っても問題ありません。重要なのは言い回しではなく、「ここで何を伝えなければいけないのか」というメッセージだからです。伝えるべき構成や順番を明確にしておけば、原稿と違うことを言っても問題ありません。

むしろ、そのような覚え方にした方が「原稿の内容を忘れてしまったとき」「予想外のアクシデントが起こったとき」に対応できます。

スライドを見たとき、次に伝えるべきメッセージが出てくるように練習を重ねることが重要です。原稿を用意するのは大切であるものの、それを完全に暗記することは行わず、柔軟な対応ができるように準備をしましょう。

セミナー初心者が主催・企画する場合は準備を行う

特に初めてのセミナー講師の場合、何をどのように進めればいいのか見当が付きません。自分でセミナーを主催・企画するにしても、どういうスケジュール感で段取りを進めていけばいいのか分からないのです。

このとき、最初は会場の予約から入ります。集客のために必要なことを行い、セミナーに人を集めるようにしましょう。

その後、セミナーの本番当日を迎えるまでに必要な準備物を揃え、独自のチェックリストマニュアルを作るといいです。必要なものは人によって異なりますが、自分だけの準備リストがあると便利です。ここまでを実践すれば当日までに原稿を用意し、練習をして迎えるだけです。セミナー後は懇親会で読者の疑問を解決することも重要です。

ただ、受付の人については事前にどう手配するのか考えるようにしましょう。セミナー講師が受付をするのだけは絶対に避けるといいです。

こうしたことに注意したうえでセミナービジネスを開始します。セミナーはそれまでの準備で成功するかどうかが決まります。事前に何を準備すればいいのか理解したうえで、セミナーの段取りを進めるようにしましょう。