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何か会を開催するとき、必ず幹事が必要になります。みんなのまとめ役をするのが幹事であり、イベントの進行や飲み会の設定など、面倒な作業を引き受けて実行する役割が幹事として存在します。

人脈のない人であるほど、幹事のような面倒な作業を嫌がります。一方、多くの人脈やコネクションをもっている人であると、積極的に幹事を引き受けて会を盛り上げようとします。もちろん、盛り上げるといっても芸能人のように自分が表舞台に立つのではありません。裏方として、陰から支えることで全員が楽しめるように幹事が段取りをするのです。

こうして幹事として会を成功に導くと、あなたのもとに多くの人脈が舞い込むようになります。そうすればたくさんのコネクションができ、スムーズに仕事を行えるようになります。幹事というのは、人脈形成においてかなり有効なツールになります。

積極的に幹事を引き受けるメリット

例えば飲み会などで幹事を任された場合、どのように感じるでしょうか。面倒だとあなたは思うでしょうか。ただ、そのようなときであるほどチャンスです。幹事は他の人の引き立て役であるため、どのようにすれば多くの人が喜んでくれるのかを考え、実行する必要があります。そうした経験を通して、コミュニケーション能力を磨くことができます。

このときは、誰がメインの主役となるのかを考えましょう。例えば社内の新人歓迎会であれば、必ず新人の自己紹介の場を設ける必要があります。友人の誕生日会なのであれば、サプライズを用意するように設定します。そうした特別感の演出を考えるのです。

さらには、予算に合わせて格安で盛り上がることができ、みんなに満足してもらえる店を選んだり内容をセッティングしたりします。そうしてお得感まで考えることができれば、幹事として言うことはありません。

最初は小さい幹事から始める

もちろん、幹事とはいっても大がかりなイベントを行う必要はありません。合コンなど、最初は「友達を集め、飲み屋を予約する」ことからはじめるようにしましょう。

合コンとはいっても、その内容は幹事によって満足度が大きく左右されます。最も分かりやすいのは、合コンに呼ぶメンバーを誰にするかによります。

合コンメンバーを呼ぶとき、自分よりもレベルの低い人を誘ってしまう人は多いです。ただ、これは逆効果であり、相手のことを考えてできるだけレベルの高い人を誘わなければいけません。

男性であれば、話が面白かったり社会的なステータスが高かったりする人を誘いましょう。女性であれば、美人な人を誘う必要があります。そうして会を主催すると、参加した異性が満足してくれるので「また合コンしませんか」と言われます。こうして、実は幹事の出会いが一番増えていくようになります。

社内の飲み会や合コンを含め、幹事は参加者を引き立てる役割があります。こうした役割を積極的に行い、満足させることで必ずそのお返しがやってくるようになるのです。

異業種交流会の幹事

そして、ビジネスの場で最も効果的な幹事は「異業種交流会」だといえます。異業種交流会では、主催者が最も大きな人脈を作ることができます。ただ、いきなりイベントを主催するのは荷が重いです。そのような場合、異業種交流会の主催者と仲良くなった後、幹事の役を申し出てみてください。

あなたを信用してくれているのであれば、幹事を担当することを断ることはありません。幹事をしてみんなのまとめ役をしてくれれば、主催者の負担は軽減します。そのため、むしろ喜んでくれます。

そうして幹事をすれば、その会の運営者側に回るので参加者全員を把握できるようになります。異業種交流会には同じ顔のメンバーがいたり、新たな顔ぶれがいたりします。そうした中で、イベント内で人を引き合わせたり紹介したりしましょう。こうしたことを行い、軽いビジネスマッチングをしていくのです。

その中で上手くビジネスマッチングが成功し、両者の仕事が軌道に乗れば確実にあなたは感謝されます。あなたに感謝した相手は、あなたに対して新たな人脈を紹介したり、良い情報を提供してくれたりするようになります。

こうしてコネクションを増やしていけば、気がつけば大きな人脈を形成しているようになります。異業種交流会の主催者でなくても、幹事をすることによって人脈を広げることは十分に可能なのです。

幹事を行うのは、大きな意味があります。幹事をすることで参加者を満足させれば、それだけでコネクションを引き寄せられるようになります。こうして人とのつながりを大切にしながら、ビジネスで大きな成果を出すことを意識してみてください。

イベントの誘いで感謝の気持ちと個別メッセージを送る重要性

それでは、実際に幹事を引き受けたりイベントを開催したいと思ったりしたとき、どのようにして人を集めるでしょうか。最も効果的な方法としては、知人・友人に案内メッセージを送るという方法があります。現在はSNSが発達しており、簡単に友達に対してイベントの案内を送れるようになりました。

また、不特定多数の人に向けて告知しても反応は薄いため、個別にメッセージを送る人は多いです。ただ、このとき明らかにコピペ文章だと思われるメッセージを送る人が大多数です。

コピペ文章を送ってもいいですが、それでは関係性を悪くするだけです。そこで、日ごろの感謝の気持ちを述べた個別メッセージを送りましょう。そうすれば、反応率が格段に変わってくるようになります。

個別メッセージの重要性

イベントの告知というのは、たくさんばら撒けばいいわけではありません。実際、多くの人にランダムで案内をする人であるほど、集客が上手くいっていません。

1000人に告知しても集まる人がゼロであれば、イベントを案内した意味がありません。そのため、告知する人数ではなく、どれだけの人がイベントに来てくれるのかを考える必要があります。

イベントに誘うとき、まずはあなたの中で「この人を誘いたい」という人をリストアップするようにしましょう。その後、今度はその人に対して日ごろの感謝を述べたメッセージと共にイベント案内をします。そうすれば、参加・不参加に関わらず必ずメッセージが返ってくるようになります。

その人が、既に予定があって不参加であったとしても、普通であれば丁寧に書かれた友人からの個別メッセージを無視することはしません。そして、不参加表明をされたとき、あなたは「またご飯でも食べに行きましょう」と軽く流せば問題ないです。

個別メッセージは威力が高いものの、反対にコピペ文章を大量に送ったときは逆効果になります。友達にコピペ文章を送付すると、急に愛想を尽かされるようになります。「自分ではなく、他の人にも同じようにメッセージを送っているのだろう」と思われた瞬間に無視されます。

このような案内はスパムメールと同じであり、イベントに誘われた方はあまりいい気がしません。そのため、その人だけに向けた感謝の言葉と共にイベントへ誘う必要があります。

イベントを告知して人が集まらない理由

イベントへ誘うとき、ランダムに送りまくってはいけません。メッセージを送る相手の属性を考える必要があります。例えば、既婚者に対して婚活イベントの案内をしても意味がありません。一方、独身で彼氏・彼女のいない人に対して婚活イベントの告知をすれば、むしろ相手が感謝しながら参加してくれる可能性が高いです。

他には、音楽イベントを開催するにしても、招待する相手がライブに出かけるなど、ある程度の音楽好きである必要があります。どれだけ素晴らしい感謝を述べたメッセージを送ったとしても、まったく音楽を聴かない人を誘っても反応は薄いです。

あなた自身が本を出したことによる「出版記念パーティー」などであっても同様です。例えば、リーダーシップに関する本であれば、経営者や管理職の友達を招待すれば反応率が高いです。一方、主婦をしている女性の友達を招待しても良い反応は得られません。このように、誰を誘うのかは重要です。

他の人のイベントへ積極的に行くべき理由

なお、中には友達に対してどれだけイベントの誘いをしても、まったく人が集客できない人がいます。このような人の特徴は決まっており、それは「そもそも自分自身が相手の誘いに乗ったことがほとんどない」ことです。

人に来てもらいたいと思ったとき、最初にあなたが他の人からの誘いに対して積極的に参加する必要があります。そして、友人に対して積極的に貢献する必要があります。相手に貢献していないにも関わらず、自分のイベントには来てほしいと思ってはいけません。

つまり、良好な人間関係を築く必要があります。相手が誘ってくれたイベントや会に参加し、さらには誘ってくれたことに対して最大限の感謝をするようにしましょう。それらを積み重ねていけば、あなたがイベントを開催したときに誘いやすくなります。

こうして人の輪をつなげていくことができれば、結果として大きな人脈になります。相手への貢献を最初に行い、その後のイベント告知では感謝の気持ちと共に個別メッセージを送るようにします。そうしていけば、あなたが開催するイベントは多くの人であふれかえるようになるはずです。

イベント勧誘で友達に「お願い」をするときの注意点

このようにイベントを開催するとき、多くは自分の周辺にいる人から声掛けをしていきます。それは合コンかもしれませんし、スポーツイベントかもしれません。いずれにしても、自分がもっている人脈を活用することで集客するのが基本です。

このとき、誘った友達に対して「他の人を呼んでくれないか」と頼むことがあります。

ただ、こうしたイベント勧誘で友達にお願いごとをするときは注意すべき点があります。それは、相手の負担にならないようすることです。すなわち、相手がスムーズに告知できるように工夫するだけで、あなたのイベントは拡散されやすくなります。

相手の負担を減らす努力をする

イベントの告知をするとき、どのようにして相手にお願いをするでしょうか。たいていの場合、メッセージと共に告知のために作成されたチラシ(電子ファイル)やSNS上のイベントページなどを知らせるだけだと思います。

しかし、これでは友人があなたのイベントを拡散させるときに労力が必要です。チラシを確認した後、友達に広めるために必要な文面を自分自身で考える必要があるからです。イベントに対してまったく情報のない状態から、チラシや案内ページを確認しながら文章を作る作業はかなり大変です。そのため、どうしても後回しになってしまいます。

そこで、こうしたことまで見越して「コピペすれば案内文章になるように、あらかじめメッセージをこちらで作成しておく」ようにしましょう。

イベントを広めてもらいたいと考える場合、あらかじめこちらで案内文章を考えたうえで、「以下の文章をコピペして、添付しているチラシと共に簡単なメッセージで案内を送ってくれればいいから」と言っておけば問題ありません。

イベントについてまったく分からない人が案内文を書くよりも、イベントについて熱い気持ちをもっているあなたがメッセージを書いた方が伝わります。相手へ配慮をすることができれば、その後のイベントの拡散は大きなものになります。

開催するイベントのメッセージを鋭くする

ただ、いくらイベントの紹介文を用意したとしても、その内容が人に刺さらなければ意味がありません。「参加したい」と思ってしまうようなイベントでなければ、どれだけイベント告知が広がっても集客につながらないのです。そこで、開催するイベントはメッセージを鋭くして、特定の人だけが反応するようにしましょう。

マーケティングでは、これは「分野を絞る」ことに当たります。基本的には、分野を半分に狭くすると反応率は2倍になると考えてください。多くの人は分野を広げてしまいますが、できるだけ絞った方がいいです。

例えば、アトピーを治したいと思ったときに「何でも受診可能な総合クリニック」と「アレルギー症状に特化した、国内でも有数のアトピー皮膚科」のどちらを受診したいと思うでしょうか。普通の感覚をもっている人であれば、後者を選ぶと思います。

これと同じように、イベント開催ではメッセージを鋭くします。例えば婚活イベントを開く場合、多くの年代を集めようと思って「25~45歳の男女を募集」としてはいけません。25歳の人にとって見れば、45歳の人と話しても仕方ないと思われ、結果として参加しないという選択をします。

そこで、「アラサーになってちょっと焦っている25~32歳の男女に限定した金曜開催の週末コン」「アニメという同じ趣味をもった25~35歳の同世代が集まるアニコン」という感じにします。このように、ある程度までメッセージを絞ることにより、それに反応する人だけを選び出すようにするのです。

イベントの趣旨が明確でメッセージが鋭ければ、イベント告知を友達にお願いするとき、頼まれた友人はメッセージに該当する人を誘いやすくなります。ターゲットが明確であると誰に声をかければいいのか分かりやすいため、実は開催するイベントの分野を絞った方が多くの人を集められるようになるのです。

相手に好印象を与える誘いの断り方:イベントの不参加表明

このように、イベントを開催して友達にお願いをする場合は「相手の負担を減らす」ことを考えましょう。このとき、イベントのメッセージを鋭くすれば、さらに人を誘ってもらいやすくなります。ここまで考えてイベントを行うことが、多くの人を集客できるキモになります。

そうはいっても、すべての会に出席することはできません。特に何かのイベントで幹事をしていたり、ビジネスで成果を出していたりする人であるほど、こうした誘いは多くなります。

メールやSNS、電話などで誘いを受けたとき、お断りすることで不参加表明をすることに苦手意識をもっている人は多いです。相手に嫌われたくないと考えることで、行けるかどうか曖昧にしてしまうのです。しかしながら、こうした場合は早めに断りの連絡をいれた方が賢明です。

また、こうしたイベントに対して不参加表明をするときこそ、相手に対して好印象を与えるチャンスになります。それでは、どのようにすればイベントへの招待を断りながら、相手に良い印象を残せるようになるのかについて解説していきます。

誘いは早めに断る

イベントへの誘いが来たとき、つい返事を先伸ばしにしてしまいがちです。ただ、誘いに興味がなかったり既に予定が入っていたりする場合、できるだけ早めに断るようにしましょう。

これは、あなたが主催者としての立場であると分かりやすいです。飲み会やイベントなど、何かを開催するときは必ず準備が必要です。人数を把握しておく必要がありますし、それに合わせて軽食の数やスタッフの人数も変わってきます。そのため、行けるかどうかは早めに知っておきたいと考えます。

そのため、参加できないことが分かった時点で早急に断りの連絡を入れるようにしましょう。相手は何人もの人へ連絡しているため、断られることの方が多く、不参加表明されることに慣れています。あなたが断ったからといって嫌われることはないため、不参加を伝えることに躊躇しないようにしましょう。

このときの断り方としては、「その日は既に用事があるので参加できません」と伝えるだけで問題ないです。気が乗らないことによる断りであっても、このように伝えましょう。

誘いについては感謝の気持ちを述べる

このとき、相手から誘ってもらったことに感謝するようにするといいです。感謝の言葉と共に、イベントが成功することをお祈りするのです。そうした配慮を示すことにより、相手と良好な人間関係を保ったままになります。

なお、断りの連絡を入れるとき、必ず個別メッセージで送るようにしましょう。SNSなどでは、全員が閲覧可能な状態で不参加表明のメッセージを書き込んでいる人がいます。「参加するのでぜひともよろしくお願いします」の書き込みなら歓迎されますが、「その日は他の用事で行けません」と書き込むのは最悪なので絶対に控えましょう。

これは、多くの人の前で「あなたのイベントよりも優先すべきことがあるので参加しない」と公言しているのと同じです。これは主催者に恥をかかせる行為に当たるため、誘ってくれた人に配慮するようにしましょう。

イベント不参加後の対応が印象を良くする

メールやSNS、電話などイベントや会では、相手側が勝手に誘ってくるものです。そうしたお誘いであっても、人を大切にすることで感謝の念を示せるようになれば、よい人脈を築けるようになります。

そして、たとえイベントを断ったとしても、良い印象を与える方法が存在します。それは、SNSなどで誘ってくれたイベントをシェアするという手法です。または、そうしたイベントに興味をもつであろう友人に口コミで伝えるようにします。

主催者にとってみれば、多くの人に宣伝して参加してもらいたいと考えています。そのため、たとえイベントに参加しなかったとしても、シェアまでしてくれる友人に対してはとても感謝するものです。

あなたの顔や名前がイベントで出るように仕向ける

また、あなたがイベントをシェアしたり口コミをしたりすることで、友人が参加すれば主催者と雑談したときに「あなたという共通の友達」がいることで必ず盛り上がります。そうなると、そのイベントや会にあなたが参加していないにも関わらず、あなたが主役であるかのように強い存在感を発揮するようになります。

通常であると、イベントへの参加率の低い人はお誘いを受ける順番が後になります。ただ、こうした対応を実践していると、たとえ参加率が悪かったとしても誘われる優先順位は高くなります。

これはつまり、「何か人を呼ぼうと思ったときにあなたのことを真っ先に思い浮かべてくれる」ことになります。そうなれば、イベントに限らず重要なビジネスの場であっても、あなたのことを思い出してくれます。そうして新たな人を紹介してもらうなど、人脈という大きなパイプを構築できるようになります。

イベントに対して不参加表明をする場合であっても、対応方法によって相手に良い印象を与えることが可能です。誘いの断り方によっては、その後に大きな人脈を築けるようになるのです。こうした考え方を理解したうえで、より強い人脈を築くようにしてください。

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