上司として部下を抱える立場になったとき、人によっては「どのようにすれば部下がまとまるのかがわからない」「部下に仕事をしてもらえるようにするにはどうすれば良いか」といった悩みを持ちます。

これらの悩みを解消するためには、部下への適切な対応の仕方を理解し、それを実行する必要があります。そして、部下に対する正しい対応の仕方の1つとして「できるだけ部下に仕事を任せる」というものが挙げられます。

そこで今回は、「上司が部下に仕事を任せることの重要性とそのポイント」について解説していきます。

上司が丁寧に指導できる部下の数は少ない

課長や部長などの管理職になると、企業の規模によっては数十人以上の部下を抱えることになります。このようなポジションについたとき、多くの人は「自分が部下一人一人の仕事をしっかりとチェックし、それぞれに的確な指示を出そう」と考えがちです。

しかし、そのような考え方で部下を指導しようとした場合、部下をまとめるどころか組織が正常に機能しづらくなってしまいます。その理由は、丁寧に指導するべき部下の数が増えれば増えるほど、部下の仕事や行動を隅々までチェックすることが難しくなるからです。その結果、上司が部下の仕事ぶりを十分に把握できなくなってしまいます。

このことから、丁寧に指導する部下の数が多くなってくるほど、上司は「部下からの報告をもとに仕事の状況を把握する」という状況に陥りやすくなるといえます。そして、部下からの報告だけで仕事の状況を判断するのはとても危険です。なぜなら、部下は上司よりも立場が弱く、上司の機嫌が良くなりそうな報告だけをしようとする傾向にあるからです。

例えば、一般社員が仕事で何らかのミスをしてしまったとき、そのほとんどは自分の上司から叱責を受けることを想像します。さらに、人事評価を下げられることや同僚に陰口を叩かれることなども考えてしまうでしょう。そのため、「上司の機嫌を損ねるような報告はできるだけ避けたい。上司が喜びそうな報告だけをしよう」と考えてしまう従業員はどうしても多くなります。

それでは、管理職としてたくさんの部下を指導することになった場合、一体どのようにすれば組織をうまくまとめることができるのでしょうか。

部下に権限を与え、仕事を任せる

結局のところ、多くの部下を抱えて指導する立場になった場合、部下一人一人の仕事ぶりを一人の上司だけで完全に把握するのは不可能です。その理由は、一人の部下をしっかりと指導するだけでも多くの時間がかかるからです。つまり、指導するべき部下の人数が多くなれば、部下全員を完璧に指導するのに必要な時間も膨大になってしまうのです。

そのため、管理職としてたくさんの部下を抱えて指導することになった場合、「一人一人の部下を丁寧に指導する」という考え方を変えなければいけません。そして、仕事の進行に必要な権限をそれぞれの部下に与えて業務を任せ、上司は部下の仕事にできるだけ口を挟まないようにすることが重要です。

部下に権限を与えたうえで仕事を任せることで、部下は自分がやりやすいように仕事を進められるようになります。これによって、部下が仕事を遂行するときの効率が高まるようになります。

また、部下に仕事の権限を与えているため、上司は部下に対して自ら積極的に指導せずに済むようになります。これにより、上司にとっては部下の管理や仕事の把握がよりやりやすくなります。

上司と部下で役割分担することの重要性

部下に権限を与えたうえで仕事を任せることは、仕事の質を高めるためにも重要です。つまり、上司が口を挟みながら部下に仕事をさせるよりも、部下に権限を与えて仕事を任せた方が、仕事内容をより洗練させていくことができます。

有名なことわざの1つとして、「餅は餅屋」というものがあります。このことわざの意味は、「どのようなことであっても、その道の専門家に任せることが最も良く、素人は専門家にはかなわない」というものです。そしてこのことわざは、上司として部下を指導する立場になったときにもあてはまります。

一人の社員が同じ仕事を一定期間担当し続けた場合、その従業員は自分の仕事に関する知識や経験を身につけていきます。一方、その業務を行ったことがある社員が管理職に就任し、任されていた仕事から長期間離れていた場合、かつて自分が担当していた仕事についての知識や経験は薄れてしまいます。

そのため、部下が担当する仕事を最も深く理解しているのは、その仕事を現在担当している部下にほかなりません。このことから、部下は自分が担当する仕事について「どのように遂行するべきか」「どのような作業が不要であるか」などを、自身の上司よりも的確に判断することができます。

そのため、上司が部下の仕事に口出しするのをやめ、部下に権限を与えたうえで仕事を任せるようにするほど、できあがる製品の質がさらに高くなったり、仕事内容がより洗練されたものになったりします。

決定権を持つ人間を一人に絞ることの重要性

部下に権限を与えたうえで仕事を任せるとき、それぞれの仕事における決定権は一人の人間に絞り込んだ方が良いです。その理由は、決定権を持つ人間が二人以上いる場合、物事を決めるスピードが遅くなってしまうからです。

また、決定権を持つ人間が複数に増えた場合、その分だけ「誰の責任で物事を決めたのか」がぼやけやすくなります。これにより、それぞれの部下が自分の仕事に対してしっかりと責任を持ちにくくなったり、仕事を円滑に進めにくくなったりする恐れがあります。

このようなことにならないためにも、それぞれの仕事における決定権は、その担当となる部下一人に与えることが大切です。

決定権の所在は必ず明確化させる

また、上司が部下に決定権を与える際には、必ず「誰が、何について、どの範囲まで決めることができるのか」をはっきりとさせなければいけません。これが行えていないと、仕事を任せる上司の方も、仕事を任される部下の方も、それぞれ自分の仕事に集中できなくなってしまいます。

例えば、自動車の製造工場であれば、自動車の組み立てに必要な部品を、現場の部下の権限だけで発注できるようにします。そして、自動車を何台製造するのかについては、上司、あるいは別の部下が把握しておくようにします。

このような形で、各業務における権限の所在が明確化されていれば、各々が自分の仕事に注力できるようになります。その結果、仕事の効率や質が良くなり、自社の業績をさらに高められるようになります。

複数の人間で協議するときも、決定権は一人の人間だけがもつべき

業務に関する物事を決める際に、一人の人間だけで判断することが難しいケースがあります。そのような場合、複数の人間で「物事をどのように決定するのか」について話し合う必要があります。ただし、このような状況であっても、決定権を持つ人間は一人だけにするようにします。

つまり、決定権を持たない人はあくまでも自分の意見を述べるだけにとどめ、最終的な意思決定は一人の人間が下すようにするのです。

このとき、意思決定を下す人によっては、話し合いに参加している「決定権を持たない人」の意見を参考にします。また人によっては、他者の意見を参考にせずに物事を決定するケースもあるでしょう。そして、決定権を持つ人間が物事を決めたときは、決定権を持たない人間はその決定を覆すことができないようにします。

決定権を一人の人間だけがもつようにすることで、意思決定のスピードが早くなります。意思決定のスピードが早くなれば、その分だけ仕事に注力できるようになります。

上司が部下の権限を脅かせないように決めておく

部下に仕事の権限を与える場合、必ず明確にしておくべきことがあります。それは、「上司が部下の決定を覆すことができないこと」についてです。このことをはっきりとさせておかないと、部下に仕事の権限を与えても、部下は仕事に注力できなくなってしまいます。

さらに、部下の権限があいまいになり、部下が仕事の進め方などを決める際に、いちいち上司に相談を持ち掛けなければならなくなります。その結果、上司が仕事を進める時間も、部下が仕事を進める時間も大きく削られてしまいます。

また従業員によっては、常に上司のご機嫌取りをするようになり、「自分にとって不都合な報告」をしないようになる恐れもあります。そうなれば、業務を正しく遂行することが難しくなり、大きな失敗が発生しやすくなってしまいます。

そうならないためにも、上司が部下に権限を与える場合、「部下の決定に対して上司は口出しできない」というルールを明確に定めることが大切です。これにより、部下は安心して物事を決められるようになり、より質の高い業務が遂行できるようになります。

任せることと丸投げすることは全く別物である

ここまで部下に仕事を任せることについて述べてきましたが、「仕事を任せること」は「仕事を丸投げすること」とは全く異なるものです。

丸投げとは、「権限の範囲を明確にせず、指示自体もあいまいな状態で物事を他人にゆだねること」を指します。仕事を部下に「丸投げ」してしまった場合、部下はどのように仕事を進めれば良いかが判断できなくなります。その結果、部下が正常に仕事を進められなくなり、自身の業務で良い成果を出せなくなってしまう可能性が高いです。

部下に仕事の権限を与える際に、具体的な指示を下す

こうした事態を避けるためには、上司は部下に対して仕事を丸投げしてはいけません。要するに、部下に権限を与えたうえで、「何をどのようにすべきか」について明確に指示を下す必要があります。

例えば、部下にプレゼンの資料作りを任せる場合、「今度プレゼンをやるから、そのときに使う資料を適当に作っておいて」と言って丸投げしてはいけません。「どのような資料を作るべきか」「いつまでに資料を作るべきか」「資料には誰が目を通すのか」「どの程度の質の資料を作るべきか」などを明確に指示したうえで、資料作りの権限を与えることが重要になります。

部下に対して権限を与えたうえで仕事を任せる際に、具体的な指示を明らかにしておくことにより、部下は「どのような仕事をいつまでに完了すれば良いか」をはっきり認識できるようになります。これにより、部下はより高いパフォーマンスを発揮しやすくなります。

上司は、部下が指示通りに動けるように配慮するべき

また、上司から部下に指示を下す際には、部下が指示通りに動いてくれるように配慮しなければいけません。例えば、上司から部下に対して口頭のみで指示を出したとき、指示の内容によっては部下が覚えきれない可能性があります。

そのため、部下に対して「口頭だけではうまく説明できないような指示」や「やるべきことが多い指示」などを下す場合、それを部下がしっかりと把握できるように配慮する必要があります。例えば、「指示した内容を部下に復唱させる」「指示の内容を記載した書類やメールを作って部下に渡す」といった方法をとるようにします。

そうすることで、部下は「上司から指示された内容」をしっかりと把握できるようになります。これにより、心に余裕をもって仕事を進められるようになり、上司が望む働きをしてくれるようになります。

部下に適切な指示を出すための4つのポイント

部下に仕事を任せる際には、仕事における「期限」「全体像(背景と目的)優先順位」「求められる質」の4つについてしっかりと伝える必要があります。これを行うことで、部下は上司から任された仕事に対して、「どのように進めれば良いのか」を判断できるようになります。

仕事の期限を伝える

部下に仕事の期限を伝達しておくことで、部下は「いつまでに終わらせる必要がある仕事なのか」が分かります。より具体的にいうと、部下が指示された仕事について「しっかりと時間をかけて進めて良いのか」、あるいは「できるだけ早く進めるべきなのか」を理解できるようになります。

また、仕事の期限について伝えるときには、その期限を部下が忘れないように配慮する必要があります。例えば、「仕事で使うホワイトボードや壁掛けカレンダーに仕事の期限を記載しておく」「仕事の進捗具合について、何日かおきに部下に確認する」といった方法を取るようにするのです。

そうすることで、「部下が仕事の期限を忘れてしまう」という事態を避けられるようになります。さらに、仕事を指示した上司自身も、仕事の期限を忘れずに済むようになります。

仕事の全体像(背景と目的)を伝える

部下に仕事を任せる際には、その仕事の全体像(背景と目的)を伝えておくことも重要です。より具体的にいうと、「どういう目的があって、その仕事を行うのか」「誰のためにその仕事を行うのか」「その仕事をだれがチェックするのか」などまで部下に伝達する必要があるのです。

例えば、あなたがダイエット商品を作る会社を運営しており、自社で集めたモニターに自社商品の説明をすることになったと仮定します。そして、その説明をするときの資料の作成を部下に任せることになったとします。

このとき、部下に対して「何の説明をするための資料を作るのか」「その説明を聞く対象者は誰なのか」「その説明をするのは誰なのか」などの仕事の全体像を伝えるようにします。そうすることで、部下は自分なりに試行錯誤し、「自社で集めたモニターに対して、上司(あなた)が自社商品を説明するのに適した資料」を作ってくれるようになります。

もしこのとき、仕事についての全体像をしっかりと伝えていなかった場合、部下はどのような資料を作れば良いのかが判断できなくなります。この場合、新しい商品とは関係ない説明が盛り込まれた資料を作ったり、モニターに理解してもらえない内容の資料を作成したりする恐れがあります。

このようなことにならないためにも、部下に仕事を任せるときには、必ず「仕事の全体像」を明確に伝えるようにしましょう。

仕事の優先順位を伝える

部下に仕事を任せる際に、その部下が既にたくさんの仕事を抱えているケースがあります。また、一度に複数の仕事を部下に任せなければならないときもあるでしょう。このような場合、それぞれの仕事の優先順位を明確にしておかないと、最も優先させるべき仕事が間に合わなくなってしまう恐れがあります。

そのため、既に多くの仕事を抱えている部下に仕事を任せる場合や、部下に複数の仕事を一度に任せる場合には、それぞれの仕事の優先順位をはっきりと伝えることが大切です。そうすることで、部下は最も重要な仕事に労力を注げられるようになります。

また、仕事を終わらせる順番だけでなく、仕事において重視するべき要素の順番についても優先順位を示すことが重要です。

例えば、あなたが洗濯機を作る会社を運営しており、部下に新しい洗濯機の開発を任せることになったと仮定します。このとき、あなたが「高性能の洗濯機」を求めるのであれば、部下に「とにかく性能面を優先させて洗濯機を開発すること」を指示するようにします。

また、あなたが「低コストの洗濯機」を求めている場合には、部下に「できるだけ安く制作できる洗濯機を開発すること」を指示する必要があります。

このように、任せる仕事において優先すべき要素の順番を示すことで、部下は迷うことなく上司の指示通りに動けるようになります。これにより、部下は上司の望み通りの働きを発揮してくれる可能性が高くなります。

仕事に求められる質を伝える

部下に仕事を指示する際には、その仕事に対して「どのくらいの質が求められるのか」についてもはっきりと伝えておくことが大切です。これを明確にしておかないと、部下は任された仕事に対して困惑してしまいます。

例えば、あなたが他社に行ってプレゼンをすることになり、そのときの原稿を部下に任せることにしたと仮定します。このとき、あなたが「自分でも原稿のチェックと推敲をするので、とりあえず下書き程度の原稿を短時間で作ってほしい」と考えていた場合には、そのことをはっきりと部下に伝えるようにします。

そうすれば、部下はあなたが想定しているような「下書きレベルの原稿」をすばやく作成し、あなたに届けてくれるようになります。

逆に、あなたが「自分では原稿をチェックせずにそのままプレゼンで使うので、そのつもりでしっかりとした原稿を作ってほしい」という場合、そのことを部下に伝えることで、部下は「本番用の原稿」を作ってくれるようになります。

このように、部下に仕事を任せる際に「仕事に求められる質」についても伝達させておくことで、部下は上司が想定するようなレベルで仕事を進められるようになります。

仕事を任せる際に、責任を持たせることの重要性

部下に対して、権限を与えたうえで仕事を任せるときには、同時にそれに対する責任をもたせることも重要です。なぜなら、部下に権限を与えただけで責任までもたせなかった場合、部下は上司が思う以上に好き勝手に仕事を進めてしまう恐れがあるからです。

また逆に、部下に対して仕事の責任だけを負わせ、一切の権限を与えなかった場合、部下はやる気を失くしてしまうようになります。そのため、部下に仕事の権限を与える際には、その仕事に対する責任をもたせるようにする必要があります。

例えば、あなたがプレゼンをすることになり、部下に対して「本番のプレゼン用資料」の作成を任せたと仮定します。そしてこのとき、あなたの部下は「本番のプレゼンでは使えそうにないレベルのプレゼン資料」をあなたに渡したとします。

この場合であれば、あなたは部下に対して、「プレゼン資料の作り直し」を指示しなければいけません。そして、あなた自身が望むレベルのプレゼン資料を部下が持ってくるまで、できるだけ何度もやり直しをさせることが重要です。そうすることで、部下の能力が磨かれていき、より優秀な人材に成長してくれるようになります。

ただし、部下に責任をもたせると言っても、「部下のミスによって100万円の損害を負ったら、ミスをした部下にその100万円を補てんさせろ」というわけではありません。あくまでも、部下の成長につながるような対応をし、できる限り自分の力で仕事を完了させることが重要です。

与えた権限の範囲内で、部下に仕事のことを考えさせる

また、部下に権限を与えた上で仕事を任せる場合、その権限の範囲内で「仕事をどのように進めるべきか」を部下にできるだけ考えさせることが重要です。なぜなら、与えた仕事のことについて、部下自身にしっかりと考えてもらうようにしないと、部下の成長につながらないからです。

部下によっては、「自分の仕事をどのように進めるべきか」について、上司に相談することがあります。このようなとき、まずは「部下が仕事の進め方に対してどのように考えたか」を確認するようにします。

そしてこのとき、部下が仕事についての案を持っていなかった場合には、「仕事についての案を考えてから相談するように」と言い、仕事について部下に考える機会を与えるようにしましょう。

このように部下に対応することで、部下は自分の仕事について深く考えるようになります。そして、仕事に対する理解が深まり、より良い人材へと成長していくようになります。

ただし、同じ仕事について、部下に何度も考え直させるのは避けなければいけません。なぜなら、一つの仕事にあまりにも時間をかけすぎると、その他の仕事に手が回らなくなる恐れがあるからです。この場合、自社の業務全体に悪影響を及ぼす危険性が高いです。

そのため、任せた仕事のことについて部下に考えさせるときには、必ず時間制限を設定しておくことが重要です。

部下の失敗は、最終的には上司の責任である

また、部下に責任をもたせるとはいっても、それは部下に与えた権限の範囲内に限られます。要するに、部下が仕事で結果を出せなかったりミスを犯したりした場合、その責任は最終的に上司が取るようにしなければなりません。

そうすることで、部下は「自分が成果を出せなかったり失敗を犯したりすれば、自分ではなく上司が責任を問われる。自分のせいで上司に迷惑はかけられないから、気を付けて仕事をすすめよう」と考えてくれるようになります。

また上司の方も、「部下の失敗は、最終的にはすべて上司である自分の責任だ。部下が仕事でミスを犯さないように、こちらでも部下の行動を把握しておこう」と考え、部下の管理に注力できるようになります。

部下を抱える立場の人によっては、「自分が関わっていた仕事での責任を取るのは分かるけど、自分が知らないところで自分の部下が犯したミスについては責任を取りたくない」と考える人がいるかもしれません。

しかし、このような考え方はビジネスでは通用しません。なぜなら、部下に結果を出させ、失敗を犯さないようにさせることは上司の仕事であるからです。

そのため、上司として部下を束ねる立場になったときには、必ず「部下の失敗は、最終的にはすべて上司の責任である」と認識することが大切です。そして、部下に権限を与えたうえで仕事を任せつつも、定期的に部下の様子を見て声を掛けるようにしましょう。

これによって、上司と部下の間に信頼関係ができ、組織がより強いものに変わっていくようになります。

部下にはできるだけ仕事を任せる

上司として部下を抱える立場になったとき、自分一人で大量の仕事を抱え込んではいけません。自分が抱えている仕事をできるだけ部下に任せるようにする必要があります。なぜなら、どれだけ優秀な人間であったとしても、一人で片付けられる仕事の量はそれほど多くはないからです。

また、上司の立場になった人の中には、「部下があまり仕事をしてくれない」と悩むことがあります。このことは、上司であるあなたが部下にほとんど仕事を与えていないために起こります。

例えば、仕事中にタバコを吸いに行ったりコーヒーを飲みに行ったりすることが多い部下がいたと仮定します。この場合、上司であるあなたはその部下に対して、タバコを吸ったりコーヒーを飲みに行ったりする余裕がない程度に仕事を任せなければいけません。

そうすれば、その部下は暇な時間がなくなり、与えられた仕事を終わらせるために動くようになります。

もちろん、極端に多くの仕事を部下に任せた場合、その部下は上司であるあなたに対して不満を持つようになります。そして場合によってはやる気を失くし、会社を去って行ってしまうかもしれません。

そうならないためには、部下が暇を持て余さず、やや忙しくなるような適度な量で部下に仕事を任せることが大切です。この場合であれば、部下は与えられた仕事に注力するようになり、上司に対して不平不満を抱きにくくなります。

このように、上司として部下を抱える立場になったときには、部下に仕事をできるだけ任せることが大切です。そのときには、部下に仕事のついての権限と責任を与え、仕事に対して自発的に考えさせながら仕事に当たらせるようにしましょう。

そうすることで、部下はより良い人材へと成長し、結果的に組織全体がより強いものへと変わっていきます。そしてこのことは、自社の存続と成長につながるようになります。

利益率95%を超すポータルサイトビジネス:無料メルマガ登録