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会社を経営するなどして事業を動かす場合、さまざまなところで経費が生じることになります。例えば、取引先のもとに出向いて商談を行う際には、相手の企業に行くまでの交通費が必要になります。また、商品の製造・販売を行う会社であれば、商品を作るための材料を仕入れなければなりません。

そして、お金を使ったときに受け取る領収書は、基本的にどのようなものであっても経費で落とすことができます。ただし、経費として認められるためには、必ず押さえておくべきポイントがあります。

逆にいえば、そのポイントをしっかりと押さえておけば、「さまざまな領収書を経費で落とせること」の本当の意味を理解できるようになります。

そこで今回は、「経費として認められる領収書の特徴」と「領収書を経費に計上するときの適切な考え方」について、それぞれ解説してきます。

どのような領収書であれば、経費として認められるのか

冒頭でも述べたように、ビジネスを動かしているとさまざまな経費が発生します。

ただ、フリーランスなどの個人事業主の中には、「ビジネスに関連性がない領収書を経費で落とす」ということをしている人がごくまれにいます。このような人の場合、趣味などの娯楽費やコンビニなどで買い物した食費など、ありとあらゆるものを経費として計上します。

しかしこれらの費用は、当然ながら経費には当てはまりません。仮に、このようなことをしている人に税務調査が行われた場合、経費に計上したものの大部分が否認されてしまいます。このとき、そのペナルティーとして本来納めるべき税金よりもたくさんのお金を国に納めなければならなくなります。

ビジネスに関係する書類が経費になる

こうした事態を避けるためには、適切な領収書だけを経費として計上する必要があります。具体的にいうと、「ビジネスに関係している領収書」だけを経費に落とすようにしなければいけません。

例えば、コンビニで買ったおにぎりなどの商品は、基本的にビジネスとは無関係です。そのため、この時のレシートは経費として計上しても否認されてしまいます。

その一方で、ビジネスで使うための筆記用具を購入した場合、そのときのレシートはビジネスに関係があるものになります。そのため、このときにかかったお金を経費で落としても否認されることはありません。

このように、多少なりともビジネスに関係するものを買ったときの領収書であれば、それを経費として計上することができます。その反対に、ビジネスに何の関係もないものを購入したときの領収書は経費で落とすことができません。

そのため、領収書を経費で落とすときには、わずかでもビジネスに関係するものかどうかを判断する必要があります。

適切な考え方で、あらゆる領収書を経費で落とす

先ほど述べた通り、ビジネスに少しでも関係する領収書でなければ、経費として計上しても否認されてしまいます。ただ、このことを逆にいえば、「少しでもビジネスに関係があることを説明できるのであれば、あらゆる領収書を経費として計上できる」ということになります。

例えば、コンビニでおにぎりを買った場合、本来であれば単なる食費として扱われるため、その購入費用を経費にすることはできません。ただし、おにぎりを購入した人が、コンビニのおにぎりについてのサイトを運営しており、それなりの情報量とアクセス数を誇っていたのであれば話が変わってきます。

このようなビジネスを行っている人の場合、「おにぎりの写真を撮ってサイト上に掲載する」「おにぎりの味見をして、レビューを書き込む」などの正当な理由を説明できるのであれば、おにぎりの購入代金を経費で落としても問題ありません。

また、旅行のサイトを運営している人であれば、旅費や宿泊費用などを経費として計上することができます。さらに、旅行先で食べたものをサイト内で紹介しているのであれば、旅先で食べた料理なども経費で落とせます。

このように、ビジネスに関係するものであれば、単なる娯楽費や食費などに当てはまりそうなものであっても経費として計上することができます。

そして、できるだけ多くの領収書を経費で落とせるようにするためには、自分のビジネスに関係するものを徹底的に調べておくことが大切です。今まで経費で落としていなかったものを見つけて計上できれば、これまでよりも少ない税金を納めるだけで済むようになります。

資格取得や語学学習のための勉強費用を経費に計上する方法

それでは、どのようなケースで経費にできるのかについて、より具体的に確認していきます。

ビジネスで成果を出す人ほど、積極的に勉強を行います。例えば、特定の資格を取るための勉強をしたり、英語を話せるようにするための語学学習を行ったりします。

このことから、資格取得や語学学習などの勉強はビジネスに大きく関係しているといえます。そのため、資格の取得や語学学習にかかった費用は、当然ながら経費に計上することができます。そして、このことを知らずに勉強費用を経費で落としていないと、必要以上に多い税金を国に納めることになってしまいます。

資格取得のための勉強費用は、経費に計上できる

原則として、ビジネスに関係するものにかかった費用は、どのようなものであっても経費で落とすことができます。

例えば、温泉に関する記事の作成や取材を行う記者であれば、温泉の利用料や旅費はすべて経費になります。また、パソコンを使って仕事をする人であれば、パソコンの購入費やインターネットの通信費などが経費に当たります。

そして、資格取得に関してもこれらと同じことがいえます。つまり、ビジネスのために資格取得やその勉強を行った場合、それらに費やしたお金を経費で落とすことができます。このとき、資格取得にかかった費用を帳簿に記録し、その領収書を保管しておけば問題ありません。

そのため、社長自身や自社に在籍する従業員が資格取得のための勉強をする場合、その費用を企業の経費で落とすことが重要です。これによって、国に納める税金を減らすだけでなく、ビジネスの幅をさらに広げられるようになります。

将来、必要になるかもしれない資格でも問題ない

また、「将来、ビジネスの役に立つかもしれない」という理由で資格取得を行った場合であっても、そのときにかかった費用を経費に計上することができます。

例えば、何らかの資格を取得したばかりの頃に、それが現在の事業に役立っていなかったとします。このとき、「将来のことを考えて資格を習得したこと」を税務署員に説明して納得してもらえれば、資格取得にかかった費用を経費としても否認されることはありません。

そのため、将来的に活用することになりそうな資格がある場合、それを取得するための勉強を積極的に推進するようにしましょう。これによって、納めるべき税金の額をさらに減らすことができます。

自動車運転免許も、経費で落とすことができる

多くの人がほぼ例外なく習得するものとして、自動車運転免許(普通自動車免許)が挙げられます。そして、自動車運転免許にかかる費用も、場合によっては経費に計上することができます。

例えば、自動車運転免許を必要とするビジネスを行っている会社があったと仮定します。そしてその会社に、自動車運転免許を取得していない社員が入社したとします。このとき、企業が社員に対して自動車免許を取得させた場合、それにかかった費用を会社の経費で落とすことは全く問題ありません。

その一方で、自動車運転免許を持っていない社員が、自動車の運転をほとんど必要としない部署に配属されていたとします。このとき、その社員に自動車運転免許を取得させ、その費用を経費で落とした場合、高い確率で税務職員に否認されてしまいます。

そのため、自動車運転免許の取得にかかる費用を経費にする場合、「ビジネスに関係しているか」をしっかりと考えた上で行う必要があります。

英語などの語学にかかった費用も経費に計上できる

ビジネスにおいて海外との取引を行う場合、英語ができなければ話になりません。例えば、海外の取引先と商談をするときには、ほぼ間違いなく英語で会話をすることになります。また、メールでやり取りをするときにも、英語で文章を作成する必要があります。

このように、海外との取引を行う企業であれば、英語などの語学学習はビジネスに直結します。そのためこのような会社であれば、英語などの語学学習にかかる費用をすべて経費で落とすことができます。このときも、語学学習にかかった費用を帳簿に記録し、その領収書を取っておけば大丈夫です。

また、ビジネスで英語を必要としてない会社であっても、「将来、海外との取引をすることになるかもしれない」と考えて、語学学習をするケースがあるかもしれません。この場合であっても、語学学習にかかる費用を経費に計上することができます。

このように、ビジネスに関係する資格取得や語学学習にかかった費用はすべて経費になります。また、将来のために資格を取ったり語学を学んだりする場合であっても、そのときに費やしたお金を経費として計上できます。

そのため、ビジネスに必要な資格の取得や語学学習を積極的に行い、納税額を減らしつつビジネスの幅を広げていくようにしましょう。

自動車を購入して経費で落とすときのポイント

また、自動車を買う場合はたくさんのお金が必要になります。そのため、自分が使う車の購入費用を経費で落とすことができれば、大きな節税効果が期待できます。

ただし、自動車の購入費用を経費に計上するためには、いくつかのポイントを押さえる必要があります。

自動車の購入費を経費に計上する

企業で使用される車には、いろいろな種類が挙げられます。例えば、荷物の配送を行う会社であれば、トラックなどを「配送車」として活用しています。

また、企業の営業担当者であれば、普段の営業活動のために「営業車」を利用することがあります。さらに、規模が大きい大手企業であれば、社長が取引先に出向くときなどに使う「社長車」を持っているケースもあります。

それでは、これらのように会社で使用する自動車の購入費を経費で落とすためには、どのようにすれば良いのでしょうか。

実は、車の購入費用を経費で落とすためのポイントは、たった1つしかありません。それは、「購入した自動車が、自社の事業に関係しているかどうか」という点です。そのため、営業車や配送車、社長車に限らず、ビジネスに活用している自動車であれば、その購入費用を経費に計上しても否認されることはありません。

また、小規模の会社を経営する社長の場合、自分の車を会社のお金で購入するケースが多いです。この場合であっても、社長が仕事で自動車を活用する機会があれば経費への計上が認められます。

よくある例としては、「昼間は出社や取引先回りに車を使い、夜はプライベートで車を使用する」といったケースが挙げられます。この場合、社長の自動車をビジネスに活用していることになるため、その購入費用を経費で落とすことが許されます。

車の使用頻度は重要になる

ただ、会社のお金で車を購入できるとはいっても、「1年のうち数回ほどだけ事業のために車を使用している」といった場合には、税務調査で否認される可能性が高いです。そのため、自動車の購入費用を経費で落とすためには、会社の車をビジネスに使用する頻度がある程度多くなくてはいけません。

また、会社のお金で自動車を購入する場合、実質的に社長が使っている車であってもその名義は会社になります。そのため、社長が好きなように使っている社用車であっても、その自動車の持ち主は会社ということになります。

従業員に自動車を支給することで節税を行う

先ほど述べたように、ビジネスに使っている車であれば、社長が会社のお金で自動車を買ったとしても、その費用を経費で落とすことができます。そしてこれと同様に、役員や一般社員の車についても、事業で使っているものであれば会社のお金で購入することができます。

例えば、営業担当の社員の場合、「昼間は営業活動に車を使い、夜や休日はプライベートに車を使用する」というときに、自動車の購入費用を会社が負担することができます。また、営業活動をする社員でなくても、毎日の出勤時に自動車を使っていれば、その費用を経費に計上しても問題ありません。

さらにいうと、会社が従業員に給料を支払う代わりに自動車を送ることで、大きな節税効果を得ることができます。例えば、ボーナスなどの給料を社員に支給する場合、社会保険料などの税金を国に納めなければいけません。

その一方で、支払うボーナスと同額の自動車を社員に支給する場合には、社会保険料の支払い義務が発生しません。そのため、同じ金額のボーナスを支給する場合に比べて、より多くのお金を手元に残せるようになります。

節税時、車の名義は必ず会社にしなければいけない

また、会社から従業員に自動車を支給する場合、その車の名義は会社になります。そのため、自動車を支給された社員が退職した場合、その車を取り上げることができます。これにより、自社の従業員が離職しにくくなることが期待できます。

ただ、自動車を社員に支給するにしても、その車を自社のビジネスで活用していなければ、経費として認められない可能性が高いです。例えば、車を支給した従業員が、年に数回ほどしか仕事に自動車を使わなかった場合、ほぼ間違いなく税務調査で否認されてしまいます。

そのため、従業員に自動車を支給する場合、「その社員が仕事や通勤に車を使用する機会が多いか」を確認してからにした方が良いといえます。

このように、ビジネスのために使う機会が比較的多ければ、自動車を会社のお金で購入することができます。また、従業員に給料を支払う代わりに車を支給すれば、大きな節税効果を得ることができます。このような形で適切な節税対策を行い、できるだけ多くのお金を会社に残していくようにしましょう。

コンサートチケット代などのレジャー費用を経費に計上する方法

企業としてビジネスを動かす人の中には、「経費として計上するものは、ビジネスに関係するものでなければならない」と考えている方が多くいます。これは真実であり、ビジネス何らかの形でつながりがあるものでなければ、経費で落とそうとしても税務職員に否認される可能性が高いです。

ただし方法によっては、コンサートチケットの代金やスポーツジムの利用料などのレジャー費用であっても、経費に計上することができます。これを行わないと、必要以上に税金を払い続けることになってしまいます。

福利厚生費としてレジャー費用を経費に計上する

規模や資金力などに優れる大手企業の場合、社員に対する福利厚生が充実している傾向にあります。例えば、保養所などの施設を保有している会社や、社員に発生した生活費を負担する企業などです。

また企業の中には、スポーツ観戦やコンサートなどのチケットを社員に配布するところもあります。そして、これらの福利厚生にかかる費用は、「福利厚生費」という形で経費として落とすことができます。

また「福利厚生費としての経費計上」は、大企業だけに許されているものではありません。中小企業や社長一人で経営している会社であっても、福利厚生費としての経費計上は認められています。

福利厚生費という名目であれば、レジャー費用であっても経費で落とすことができます。例えば、スポーツジムに通って運動したい場合、それを経費として計上することができます。この場合、スポーツジムでの運動によって従業員がより健康になれば、日々の業務のパフォーマンスが向上するようになります。

また、遊園地や水族館などの入場券であっても、福利厚生費という名目で経費として計上できます。そして、社員の希望を聞いてこれらの入場券を配布すれば、従業員との人間関係をさらに良くすることができます。

このように、福利厚生費を用いることで、税金としてただ消えていくだけのお金を有効活用することができます。そのため、国にたくさんの税金を納めていたのであれば、その分のお金をできるだけ福利厚生費にあてることが大切です。

福利厚生費を利用するときのポイント

福利厚生費として経費として計上する場合、適切な手順に従って行う必要があります。これができていないと、税務署の調査が入ったときに否認される危険性が高いです。

しかし、適切な手順とはいうものの、福利厚生費を経費で落とすのはそれほど複雑なものではありません。福利厚生費を経費として計上する際も、ビジネスで発生した通常の経費と同様に、帳簿に記録してその領収書を保管しておけば大丈夫です。

このとき、福利厚生費に計上するものの領収書がないケースがあるかもしれません。この場合、当日利用したコンサートチケットやテーマパーク入場券などを保管しておけば、それを取引の証拠にすることができます。

ただし、福利厚生費を計上するにしても、その回数が多すぎるのは問題になります。年に2回だけコンサートチケットを配布するなど、常識の範囲内にしておかなければなりません。

チケット代は必ず会社が負担するべき

また、福利厚生費を計上する場合、チケット代などのレジャー費用を会社で負担しなければなりません。要するに、あらかじめ会社側でチケットなどを購入しておき、それを従業員に支給する形にしておく必要があります。

そのため、社員がスポーツ観戦に行ったときの代金を後から会社に支払ってもらった場合、その費用は福利厚生費として認められません。

さらに、福利厚生はすべての従業員に対して平等に与えられるものにしなければなりません。例えば、社長一人だけでスポーツ観戦に行った場合、それを福利厚生費として経費計上することはできません。その他の全社員にもスポーツ観戦のチケットを配布することで、福利厚生費としての経費計上が認められるようになります。

そのため裏を返すと、社長一人だけで経営している企業の場合、社長一人だけで好きなように福利厚生費を活用することができます。このケースであれば、社長一人でスポーツ観戦やコンサートに行ったとしても、その費用は福利厚生費として認められます。

このように、福利厚生費を活用すれば、コンサートチケットなどのレジャー費用を経費として計上することができます。そしてこのことは、大企業だけでなく中小企業や社長一人が経営する会社であっても認められています。そのため、福利厚生費を有効活用し、税金を無駄に払い過ぎないようにしていきましょう。

適切に節税をして、支払う税金を減らす

どのような領収書が経費で落ち、適切な手順としては何をすればいいのかについて解説していきました。これらを理解したうえで、ビジネス活動を推進するようにしましょう。

ちなみに、たとえ出張先であったとしても昼食代は経費になりません。自分一人だけの食事はダメなのです。

ただ、取引先を含め誰かほかの人と一緒に飲食したときのカフェ代や飲み代はすべて経費にできます。カフェで食事を取りながら商談することは普通ですし、飲みの場で仕事が決まることもあります。また、接待という意味では飲食店が活用されます。

これらはすべて、「ビジネスに関係あるかどうか」という基準だけで判断されます。一人での食事では否認されるものの、他の人と一緒の食事ではビジネス目的で飲み食いをしたとすることができるのです。

しかし、いくらビジネスで必要だとはいっても服の購入費は経費にできません。女性であれば、化粧品の購入費用は基本的に否認されます。仕入れのために服や化粧品を購入する場合は問題ありませんが、自分が使用するための購入では経費にできないのです。

こうしたことを理解したうえで、経費にできるかどうかを考えるようにしてください。適切に節税し、自分の手元にお金を残しながらビジネスを拡大させることを考えましょう。

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