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企業や事業者が自社の情報を新聞掲載させるためには、新聞社に対して「記事に使えそうな自社の話題」を提示する必要があります。そして、新聞に取り上げてもらうために新聞社に提供する情報のことを「プレスリリース」といいます。

ただ実際のところ、「どのようなプレスリリースを送れば新聞社の目に留まるのか」について、しっかりと理解できている企業や事業者は多くありません。

そこで今回は、新聞社へのアプローチに適したプレスリリースを作るときの要点について解説していきます。

新聞社のチェックは一般顧客よりも厳しい

新聞社に提供するプレスリリースを準備する場合には、その情報を書類などにまとめる形で作成します。このとき作った書類は、新聞社宛てに郵送するか、新聞社に持ち込んで直接手渡しします。

企業から渡されたプレスリリースを新聞社が確認するとき、当然ながら、一般顧客とは違う視点でのチェックが入ります。より具体的にいうと、一般顧客に向けたメッセージだけを示したプレスリリースの場合、ほぼ間違いなく取材を却下されてしまいます。

例えば、あなたが食器用洗剤を作る企業を運営していたと仮定します。そして、自社で新しい洗剤を開発したため、「自社の新商品を新聞社に取り上げてもらおう」と考え、そのためのプレスリリースを作成したとします。

このとき、新聞社に提供するプレスリリースに「油汚れに強い洗剤です」「肌にやさしい洗剤です」といった言葉で完結するようなメッセージを記載してはいけません。なぜなら、新聞社がそのようなフレーズを見たところで、「取材したい」と思うことはないからです。

より具体的にいうと、「『油汚れに強くて肌にやさしい洗剤』だからどうした? そのような商品は世の中にいくらでも出回っている。これでは取材する価値はない」と思われるだけで終わってしまいます。

こうした事態を避けるためには、商品の特徴だけでなく、「社会の変化に対する訴え」や「商品にまつわるエピソード」も記載する必要があります。先ほどの洗剤の例でいえば、以下のような文章になります。

現在では、揚げ物料理を作る家庭が増えてきています。そして当社で調査したところ、「揚げ物に使った調理器具の汚れを落とすのに苦労する主婦の方が多いこと」と「食器を洗うときに手荒れに悩まされる主婦の方が多いこと」が分かりました。

そこで当社は、油汚れに強くて肌にやさしい洗剤を開発しました。この商品を作る際、当社は「油汚れを落とす洗浄力」と「肌に対する刺激の少なさ」を両立させるために数多くの研究に取り組みました。そして、……。

新聞記者は、プレスリリースを1枚あたり30秒で確認するこのようなメッセージに仕上げることで、作成したプレスリリースが新聞社の目に留まりやすくなります。そして、新聞社に「取材する価値がある」と思ってもらうことができれば、新聞掲載を実現できる可能性が高くなります。

新聞社に在籍する新聞記者のもとには、数多くのプレスリリースが送られてきます。そのため、新聞記者がプレスリリースをチェックする時間は、1枚につき30秒くらいの長さであることが多いです。さらにいうと、ざっくりと流し読みをするような形で新聞記者はプレスリリースを確認します。

新聞記者がプレスリリースをチェックするとき、30秒ほどで「読み続けるかごみ箱に捨てるか」を判断します。そうして、最後まで読み続けた書類だけを取材担当者に提出するか、取材予定の候補としてリストアップします。

このことから、プレスリリースを作成する際には、「要点を簡潔にまとめた文章にすること」が極めて重要になります。これができていれば、新聞記者がプレスリリースの内容を理解しやすくなり、最後まで読んでもらえることが期待できます。

そして新聞記者に、「取材する価値がある情報だ」と思ってもらうことができれば、取材候補としてリストアップされる可能性が高いです。

このように、新聞社に提供するプレスリリースを作る際には、新聞社に伝える情報に「社会の変化に対する訴え」や「商品にまつわるエピソード」を加えることが重要です。さらに、書類に記載する情報の要点を簡潔にまとめ、新聞記者に伝わりやすくしておく必要があります。

これらのポイントをしっかりと理解し、新聞社の取材を受けられるようなプレスリリースに仕上げましょう。

プレスリリースは、A4サイズの紙を使う

また、広報・PRとして実際にプレスリリースを送るときにも注意があります。

新聞社に送付するプレスリリースを作る際に注意すべきことの1つに、「A4の紙で作成すること」が挙げられます。その理由は、多くの新聞社においてA4用紙用の書類ケースが使われているためです。

A4以外のサイズでプレスリリースを作成して送付すると、新聞社は書類の管理に頭を使うことになってしまいます。そうすると、新聞社から悪い印象を持たれてしまい、「取材してみよう」という気持ちをなくさせてしまうことになります。

こうした事態を避けるため、プレスリリースを作るときは必ずA4用紙を使うようにしましょう。

プレスリリースの作成に使う紙の質を上げてみる

新聞社は、さまざまな企業からプレスリリースを受け取ります。そのため新聞記者の多くは、日常的にたくさんの紙に触れる環境で業務を行っています。このことから、新聞記者は紙を持ったときに、「その紙が良質なものであるかそうでないか」を区別できる傾向にあります。

そのため、プレスリリースに使用する紙を高品質なものにすることによって、新聞記者に良い印象を抱いてもらうことができます。より具体的にいうと、「この会社は、新聞社に対して丁寧な扱いをしてくれる企業だ」と思ってもらいやすくなります。

そして場合によっては、あなたが作成したプレスリリースがゴミ箱行きになる確率が低くなり、取材するかどうかを深く考えてくれるかもしれません。

また、品質が良い紙をプレスリリースに使用する場合、印刷したときの文字や写真などが鮮明になる傾向にあります。これによって、新聞記者に良い印象を与えられるだけでなく、情報をより明確に伝えられるようになります。

プレスリリースの枚数は、1枚までにとどめる

先ほども述べたように、新聞記者は1日に大量のプレスリリースに目を通します。そして、プレスリリースをチェックする新聞記者に少しでも不愉快な思いをさせてしまうと、苦労して作ったプレスリリースが高確率でごみ箱送りにされてしまいます。

多くの新聞記者は、「2枚以上の紙で構成されるプレスリリース」を嫌う傾向にあります。これは、プレスリリースをチェックする際に、「紙をめくる」という余分な動作が必要になるためです。

このことから、プレスリリースを作成する場合には、1枚の紙にまとめることが重要だといえます。さらにいうと、新聞社に提供する情報や話題の要点を分かりやすく整理し、それを1枚の紙に収める必要があります。

つまり、「当社の提供する情報は、このようなものになります」という軸を明確に示し、余分な関連情報をすべて排除しておかなければいけません。そして、このようなプレスリリースであれば、新聞記者にストレスを与えることなく読んでもらえるようになります。

このように、新聞社に提供するプレスリリースは、A4用紙1枚を使って簡潔にまとめたものに仕上げる必要があります。さらに、プレスリリースの印刷には、できるだけ高品質の紙を使用することが大切です。

これらのポイントを守ってプレスリリースを作ることで、ライバルと差をつけることができ、結果的に新聞掲載を実現できるようになります。これによって自社の露出を拡大させ、ビジネスを飛躍させていきましょう。

新聞社に送るプレスリリース作成における見出しの付け方

プレスリリースを作る場合、伝えたい情報を1枚の紙にまとめるのが基本になります。このとき、プレスリリースの冒頭に適切な見出しを1つ加えることで、結果的に新聞掲載を実現できる確率を高めることができます。

プレスリリースを新聞社に送るときはプレスリリースの見出しも重要です。新聞記者は、1日に膨大な数のプレスリリースに目を通します。そして、新聞記者がプレスリリースを読み始める際には、じっくりと時間をかけるようなことはせず、全体を眺めるような形でチェックします。

新聞記者がプレスリリースを確認するとき、最初に見出しから読みます。このとき、新聞記者が見出しの内容が適切でない場合、そのプレスリリースの本文を読まずにごみ箱行きにしてしまいます。

その反対に、プレスリリースに記載されている見出しが新聞記者の目に留まるものであれば、さらに本文も読んでもらえるようになります。そして、新聞記者がプレスリリースの本文を読んだときに「この情報は取材する価値がある」と判断されれば、新聞掲載が実現できます。

プレスリリースの見出しにおける適切な文字数

プレスリリースに記入する見出しの場合、「1行につき20文字」にするのが基本になります。

見出しをあまり長く書きすぎてしまうと、見出しではなく文のようになってしまいます。さらに、視線を動かす際のふり幅が大きくなりすぎてしまい、読み手にストレスを与えてしまいます。

その一方で、文字数が少なくすぎて「何が言いたいのかが分からない」という見出しになってしまっては意味がありません。逆にいえば、文字数が20文字より少なくても、伝えたい内容を伝達できる見出しであれば問題ありません。

そのため、プレスリリース用の見出しを作る際には、「1行につき20文字」を基本とし、何を言いたいのかが分かるものを作成しましょう。

プレスリリースにおける見出しの作成法

初心者がプレスリリース用の見出しを作る場合、自分の考え方だけで構築しようとすると、理想的なものを作成できない可能性が高いです。

そこで、プレスリリースにおける見出しの作成に慣れていない方には、以下のような手順で取り組むことをおすすめします。

1.本文で伝えるべき情報を箇条書きで紙に書き出す

2.箇条書きにしたものを組み合わせ、1行20文字で合計60文字ほどの見出しに仕上げる

この方法であれば、プレスリリース用の見出し作りに慣れていない方でも適切なものを構築しやすいです。そのため、初心者の方がプレスリリースに使う見出しを作成するときには、上記の方法を試してみてください。

一般顧客向けの見出しにしてはいけない

プレスリリースに書き込む見出しは、一般顧客に響くような派手なものにしてはいけません。もし、一般顧客を惹きつけるような見出しにすると、新聞記者によってごみ箱行きにされてしまいます。

例えば、あなたが自社で開発したダイエット商品のプレスリリースを作ろうとしていたと仮定します。このとき、ダイエット商品の広告に使うような「1ヵ月で10キロダウン!」「寝ているだけでOK!」などの言葉を使ってはいけません。

このような表現が見出しに含まれていたとき、その内容が本文に関係していなければ、「プレスリリースで伝えるべきこと」を新聞記者に伝達できません。さらにいうと、広告に書かれるような過激なフレーズは、新聞記者にとっては邪魔者になるだけです。

新聞記者は、「本文にどのようなことが書かれているのか」を知りたくて見出しを読みます。そのため、プレスリリースに使う見出しを作る際には、本文の内容を分かりやすく端的に伝えられるものに仕上げましょう。

このように、新聞記者がプレスリリースを読むとき、最初に見出しをチェックします。そして、新聞記者を本文に誘導する見出しを作るときには、「プレスリリースに書かれている内容を分かりやすく示したもの」を「1行につき20文字」になるようにすることが大切です。

これによって、新聞記者が本文を読んでくれる確率を高め、新聞掲載を実現させやすくすることができます。

新聞記者に好まれる本文を書くポイント

新聞社に送付したプレスリリースは、そこに在籍する新聞記者によってチェックされます。新聞記者がプレスリリースを見るとき、「見出し → 写真 → 本文」の順番で確認を行います。

このとき、見出しと写真に問題がなかったとしても、本文の内容が不十分である場合には、新聞掲載を実現することができなくなってしまいます。

さて、プレリリースで適切な見出しを作って記者の興味を惹きつけた後、今度は本文を読んでもらうことになります。

プレスリリースの本文を作成するときには、一般的な文章とは異なり、先に結論から書く必要があります。なぜなら、新聞記者は「何について伝えるプレスリリースなのか」をできるだけ早く知りたいからです。

新聞記者は、常に時間に追われている中で業務に取り組んでいます。そのため、冒頭で結論を述べていないプレスリリースを新聞社に送ってしまうと、それを読んだ新聞記者がストレスを感じてゴミ箱に捨ててしまう可能性が高いです。

こうした事態を避けるためにも、プレスリリースでは本文の最初に結論を書いておくようにしましょう。例えば、新商品を販売することを伝えたい場合には、「このたび当社では、○○という商品を○月○日に販売することになりました。この商品は○○をターゲットにしています」のような形にします。

本文の最初で結論を述べておくことで、新聞記者は「何について書かれているプレスリリースなのか」をすぐに知ることができます。これにより、新聞記者にストレスを感じさせることなく、本文を読み進めてもらえるようになります。

プレスリリースの本文における適切な文字数

プレスリリースの本文を作成する場合、基本的には1行につき最大50文字にしておきましょう。さらにいうと、1行あたり30文字以内にしておくことで、新聞記者にとってかなり読みやすい文章になります。

また、プレスリリースの本文では、1つの段落につき最大200文字までにとどめるようにします。これよりも多い文字数になると、新聞記者に読みづらい印象を与えてしまう恐れがあります。

接続詞の使用を避け、1つの文を短くする

プレスリリースの本文を作成する場合、接続詞を使わずに短い文で区切るようにします。

例えば、新商品のことを伝えるプレスリリースであれば、「このたび当社では、○○という新商品を開発しましたが、この商品には、○○という特徴があり⋯⋯」などのようにしてはいけません。

この場合であれば、「このたび当社では、○○という新商品を開発しました。この商品には、○○という特徴があります」といった構成にします。これにより、本文の内容が新聞記者に伝わりやすくなります。

同じ内容の繰り返しを避ける

プレスリリースの本文では、同じ意味の文章を何度も繰り返さないようにしなければいけません。もしプレスリリースの中に、同じことについて書かれた文章が複数あると、新聞記者はプレスリリースの内容をイメージしづらくなります。

この場合、プレスリリースで伝えたいことを、新聞記者に伝達できなくなってしまいます。このようなことにならないためにも、プレスリリースの本文を作る際には、同じ内容の文章を何度も繰り返さないように気を付けましょう。

このように、新聞社に提供するプレスリリースの本文を作成する場合、最初に結論を述べておく必要があります。さらに、1行につき30字以内にとどめ、接続詞の使用や同じ内容の繰り返しを避けることで、新聞記者に内容が伝わりやすい文章に仕上げることができます。

新聞記者に好まれる構成のプレスリリースによって新聞掲載を達成し、自社のビジネスを飛躍させましょう。

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