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企業に存在する部署の1つとして、「広報部」が挙げられます。そして実際のところ、広報部に配属されたばかりの人の場合、「広報の具体的な役割」について十分に把握しきれていない傾向にあります。

また、広報部がなかったとしても中小企業であれば広報・PRを実施することで無料でマスコミから取材を受けることは非常に重要な戦略だといえます。そこで今回は、「広報・PRの具体的な役割」について、深く掘り下げて解説していきます。

広報の仕事にはどのようなものがあるか

広報・PRにおける主な仕事は、「自社をメディアに取り上げてもらい、それによって消費者に自社の情報や取り組み、商品をアピールすること」になります。そして、ここでの「メディア」に該当するものとして、テレビや新聞、雑誌の他、インターネットなどが挙げられます。

また、広報の業務を大きく分けると、「社外広報」と「社内広報」の2つに分類することができます。

社外広報

これら2つのうち、社外広報の仕事は「自社の情報や商品などをメディアや消費者に広く伝えていくこと」とです。社外広報に当てはまる業務には、以下のようなものが挙げられます。

1.マスコミからの取材対応

2.取材日における日程などの調整

3.自社の情報をメディアに向けて発信する

4.広報・PRでのイベントの企画と運営

5.ウェブを活用して自社の情報を発信する

社内広報

その一方で、社内広報の仕事は「自社に在籍する社員に、社内と社外の情報を伝達すること」となっています。社内広報に当てはまる業務には、以下のようなものが挙げられます。

1.社内報を作る

2.自社のことがマスコミに報じられたときにその内容を伝える

3.社内で行うイベントの告知

4.同業他社や業界内の情報を集め、それらを関係者に報告する

このように、広報担当者には、社外広報によって自社の情報をメディアに提供し、社内広報によって社内と社外の情報を自社の従業員に伝えるという重要な役割があります。

できるだけお金がかからない方法で広報の仕事に取り組む

多くの企業では、広報・PRの業務を担当する「広報部」に対して、少ない予算しか与えていない傾向があります。特に、規模や従業員数などに乏しい中小企業であるほど、広報部にお金をかけていないことが多いです。

その一方で、知名度や資金力などに優れる大手企業の多くは、広報・PRに惜しみなくお金をつぎ込んでいます。例えば、連日のように懇親会を開いて記者などのマスコミ関係者を招き、手厚く接待することがあります。

また、メディアに取材依頼をするときには、「取材に応じたマスコミがゼロだった」という事態を避けるため、「あらかじめ広告枠を買っておき、必ず取材に来てもらえるように準備する」という作戦をとることも多いです。

このようにいうと、広報担当者の中には「広報の仕事は、お金をかけなければうまくいかないのでは?」と思ってしまう人がいるかもしれません。確かに、お金に余裕があればあるほど、広報担当者としては仕事がやりやすいですし成果も出やすいでしょう。

しかし実際のところ、たとえ広報に多くのお金をつぎ込めない中小企業であっても、低コストで何度もメディアに取り上げてもらうことは可能です。

マスコミに向けて積極的に情報を提供する

資金力に乏しい中小企業がメディアに取り上げてもらえるようにするには、マスコミに対して積極的に情報提供していく必要があります。そしてこのとき、企業がメディアに向けて発信する情報のことを「プレスリリース」といいます。

プレスリリースをマスコミに提供する場合、基本的にはA4サイズのコピー用紙1枚の書類にまとめます。そして、メディアのもとに持ち込むなどして、プレスリリースを渡します。

プレスリリースに書き込むべき情報としては、「業界内で起こった変化」「時代の流れ」といったものになります。これらとマッチするようなプレスリリースを作ることで、記者の目に留まりやすくなります。

もちろん、これらの方法は確実ではないため、地道に何度も繰り返していく必要があります。これによって、マスコミ掲載に少しずつ近づいていくことができます。

広報における重要な業務:現場や業界内の情報収集

このように、広報担当者には、自社の情報をメディアに提供する「社外広報」と、社内と社外の情報を自社の従業員に伝える「社内広報」という大切な仕事があります。

そして、資金力に乏しい中小企業の場合、自社の情報をプレスリリースにまとめ、ひたすらマスコミに情報提供していくことが重要です。これによって、自社の情報がメディアに取り上げられれば、事業をさらに発展させていけるようになります。

ただ、実際のところ「マスコミデビューを果たすために必要な情報収集のやり方」を理解することは非常に大切です。しかし、自社の情報をメディアに発信するにしても、普段からそのための情報収集をしておかなければ適切な行動がとれません。それでは、マスメディアの記者から取材を受けるためには何をすればいいのでしょうか。

自社の情報に加え、現場や業界内で起こっている変化にも注目する

広報担当者であれば、まずは自社の情報をすべて理解しておく必要があります。具体的にいうと、自社の事業内容や商品などの他、現場の情報についても把握しておかなければなりません。

ただし、自社の情報をどれだけ十分に集め、それらをすべて理解していたとしても、それだけでは広報・PRに力を注いでいる同業他社と勝負していくことができません。そのため、これらの情報を集めておくのはもちろんのこと、自社が参入している業界内の情報についても詳しく知っておく必要があります。

そして、自社だけでなく業界内の情報を十分に理解し、それらの内容について記者に伝えることは、記者との信頼関係を築くための最初の通過点になります。

ただそうはいっても、「実際にどのようなことをすれば、現場や業界内の情報を集められるか」が分からなければ、これらの情報を集めることは難しいです。そこでここからは、「現場と業界内の情報を集める方法」について述べていきます。

広報担当者が現場と業界内の情報を集める方法

広報担当者が現場と業界内の情報を集める場合、最も分かりやすくて簡単な方法として、「現場で働いている自社の従業員に聞く」という方法が挙げられます。

例えば、あなたが工場を運営している企業の広報担当者であったとします。この場合、工場の中で働く作業員や責任者のもとに行き、「どのような工程で商品を作っているのか」「商品を作成するときに工夫していることは何か」などの情報を聞き出すようにします。

また、営業担当者のもとに行き、「商品に対するお客様の反応はどのようなものか」「お客様から何らかの要望をいただくことがあるか」などの情報を聞いてみることも重要です。

現場で働いている従業員には、当然ながらその現場での知識が備わっています。そのため、広報担当者が知りえないような現場の情報を集めるためには、自社の現場社員から聞き出すことがもっとも有力な方法だと言えます。

また、自社に在籍する営業担当者の場合、立場の関係上、多くのお客様や同業者と頻繁にやり取りを行います。そのため、営業担当者から情報収集を行うことで、現場だけでなく業界内の情報も集めることができます。

このことから、自社に在籍する営業担当者からの情報収集は、広報担当者にとって特に重要な業務になります。

同業他社のリサーチを行う

また、上記以外の方法で業界内の情報を集める手法として、「顧客のふりをして同業他社を調査すること」が挙げられます。

例えば、あなたが飲食店の広報担当者であったと仮定します。この場合、まずはライバルの飲食店に出向きます。そして、「店の雰囲気」「客層」「顧客対応の仕方」などの情報を、店側にばれないようにメモします。

また、メニューを選ぶときには、「どれもおいしそうで決められないので、今人気のものを教えてもらえませんか?」などと店員に伝え、「人気商品」をさりげなく聞き出すのも有効です。

このような方法で同業他社を調査することで、業界内の情報をより多く獲得できるようになります。これにより、業界内で起こっている変化を感じ取りやすくなります。

このように、広報担当者は自社の現場や業界内の情報をしっかりと把握しておく必要があります。そして、現場や業界で起こっている変化を見つけ、その情報をマスコミに提供していくことで、メディアデビューを実現できるようになります。

そうすることで、自社の認知度や信頼性が高まり、さらにビジネスで成果を出しやすくすることができます。

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