新聞掲載を実現させることで、自社の露出を高めることができます。これにより、新規顧客を獲得することができたり、他のメディアに取り上げられやすくなったりします。

新聞掲載を果たすためには、自社が持つ情報を書類にまとめ、それを新聞社に提供する必要があります。そして、会社や事業者が自社の情報を新聞社に向けて発表することを「プレスリリース」といいます。

また、プレスリリースを送付する際に最も新聞記者に見てもらいやすくなる手法として、「メディアの取材拠点(記者クラブ)に直接書類を持ち込む」という手法が挙げられます。

なぜなら、ほとんどの新聞記者がいずれかの記者クラブに所属しており、なおかつそこで仕事をすることがとても多いからです。ただし、プレスリリースを記者クラブに持って行くにしても、「いつプレスリリースを渡すのか」について理解しておくことが重要です。

なぜなら、これを認識せずに適当にプレスリリースを渡した場合、新聞掲載が実現できなくなる可能性が高まってしまうからです。そこで今回は、記者クラブにプレスリリースを持ち込む場合に、「いつまでに渡すのがベストなのか」「プレスリリースが採用されたかをどのように判断するのか」ついて解説していきます。

取材を受けたい日時を決め、その2週間前の木曜日までに渡す

記者クラブにプレスリリースを渡す場合、まずは「取材を受けたい日時」を決定しておきます。例えば、「これから発売する新商品」についてのプレスリリースであれば、発売日当日あたりになります。

また、「業界内で最近起こっている出来事」を取り上げたプレスリリースの場合には、「取材を受けたい日時」にある程度の融通を利かせることができるでしょう。

新聞記者からの取材を受けたい日時を決めたら、その日から2週間前の木曜日までにはプレスリリースを出しておくことが重要です。その理由は、1週間のうちで最後の平日である金曜日では、どの新聞記者も忙しいからです。

そのため、金曜日になってから記者クラブにプレスリリースを送ってしまうと、こちらで決めた「取材を受けたい日時」に間に合わなくなる恐れがあります。それどころか、取材自体を受けられなくなってしまう可能性が高くなります。

プレスリリースを渡すのは、早ければ早いほど良い

また、記者クラブにプレスリリースを持ち込むのは、早ければ早いほど良いです。つまり、「取材を受けたい日時」から2週間以上前にプレスリリースを渡すことができるのであれば、できるだけ早い段階で記者クラブに持って行けば問題ありません。

実際のところ、「記者クラブにプレスリリースを渡すのが早すぎて、取材に来てもらえなかった」という事例はありません。また新聞記者の視点から見たとき、取材日までの猶予が長ければ長いほど、その分だけ取材に対応しやすくなるはずです。

これにより、新聞記者によっては自社に良い印象を持ってくれて、高確率で取材に応じてくれることが期待できます。

このように、記者クラブに渡すプレスリリースを作る場合、「取材を受けたい日時」から最低でも2週間前にはプレスリリースを作成しましょう。そして、平日の木曜日までにプレスリリースを持ち込むようにしてみてください。

テレビ局からの取材も狙う場合は、とにかく早めに出すべき

また、取材を受けたい日時よりもかなり早めの段階で、記者クラブにプレスリリースを渡した場合、その分だけテレビ局からの取材を受けやすくなります。

より詳しくいうと、早めに記者クラブに持ち込んだプレスリリースの内容が、テレビ局から見て「ニュースの特集で使えそうな情報だ」と思えるものであれば、テレビ局が取材に来てくれる可能性があります。

テレビ局からの取材を狙う場合、新聞掲載を希望するときのように「取材を受けたい日時」から2週間前の木曜日では遅すぎます。そのため、「新聞社だけでなくテレビ局からも取材を受けたい」と考えている場合、「取材を受けたい日時」よりもとにかく早めにプレスリリースを作成しましょう。そして、一刻も早く記者クラブに持ち込むようにしてください。

提供したプレスリリースが採用されたかを判断するポイント

このように、記者クラブにプレスリリースを持ち込む場合、まずは「取材を受けたい日時」を決めるようにします。取材を受けたい日時が決定したら、その日から2週間前の木曜日までには、プレスリリースを渡すことが大切です。

また、プレスリリースを渡すのは早ければ早いほど良いため、なるべく早めにプレスリリースを作ることが重要です。さらに、取材日までに大きく余裕を持たせることで、新聞記者だけでなくテレビ局からの取材も期待できます。

それでは、プレスリリースを送った後、それが採用されたかどうかについて、どのように判断すればいいのでしょうか。

実は、提供したプレスリリースが採用されたかどうかを見抜くポイントがあります。そして、この要点を理解しておかなければ、送ったプレスリリースが採用されたかどうかがわからず、適切な行動がとれなくなってしまいます。

こうした事態を避けるためには、提供したプレスリリースが採用されたかどうかの見極め方を理解しておく必要があります。

記者は不採用のプレスリリースをすばやくチェックする

新聞社などのメディアは、何十枚ものプレスリリースを毎日受け取っています。そして、送られたプレスリリースは、そこに在籍する記者によって確認されます。そうして、「提供されたプレスリリースを採用するかどうか」を、早ければ送付されたその日のうちに決定します。

このとき、記者は「不採用にするプレスリリース」をすばやく見極めます。そして、採用されなかったプレスリリースは、すぐにごみ箱へと捨てられてしまいます。これは、記者が大量のプレスリリースを抱え込むことにならないようにするために行われています。

また、提供したプレスリリースが不採用になった場合、マスコミから連絡が来ることはありません。そのため、「いつまでに連絡をもらえなかったら不採用になったと判断すれば良いか」について、理解しておくことが重要です。

プレスリリースが採用されたかどうかを見極める要点

メディアに渡したプレスリリースが採用されたかどうかを判断するポイントは、「プレスリリースが採用された場合に、いつまでに記者からの連絡が来るか」になります。

そして、記者がプレスリリースを採用してから送り主に連絡をするまでの期間は、提供されたプレスリリースの内容によって異なります。より具体的にいうと、プレスリリースの内容が「平日のイベント」「週末(土曜日と日曜日)のイベント」「イベント以外」のどれに当たるかによって、記者からの連絡が来る時期が変わってきます。

例えば、あなたが「平日のイベント」についてのプレスリリースをマスコミに渡し、それが採用になったとします。この場合、そのプレスリリースがメディアのもとに届いてから、遅くても数日以内には記者から連絡が来ることが多いです。

これは記者が、「記事に使う写真を撮るときのベストの時間帯」「プレスリリースだけでは読み取れない要素」などを早めに把握しておきたいと考えるためです。

そのため、平日のイベントについてのプレスリリースを提供し、数日以上経過しても記者から連絡が来なかった場合には、気を取り直して新しいプレスリリースの準備をするようにしましょう。

また、あなたが「土曜日・日曜日のイベント」についてのプレスリリースを送り、それが採用になったと仮定します。この場合、イベント前日に記者から連絡が来ることが多いです。

これは、平日の仕事を担当する記者と、週末(土曜日と日曜日)の業務を担当する記者の取材体制の違いによるものです。

週末を担当する記者の場合、イベント前日の平日に、プレスリリースを採用した別の記者からプレスリリースが渡されるケースが多いです。

そのため、「週末(土曜日と日曜日)のイベント」についてのプレスリリースを送った場合、イベント直前まで希望を捨てないようにしましょう。そうした上で、取材をスムーズに受けるための準備と心構えをしておくことが大切です。

イベント以外の内容を扱ったプレスリリースが採用された場合

また、あなたが新規事業や新商品などのように、「イベント以外」の内容を扱ったプレスリリースを送り、それが採用になったと仮定します。この場合、早ければその日の翌日、遅くても3日後くらいまでには記者から連絡が来ます。

そのため、「イベント以外」の内容を扱うプレスリリースをマスコミに送り、そこから4日以上経過しても連絡がなかった場合、気持ちを切り替えて新しいプレスリリースの準備を始めましょう。

このように、メディアに渡したプレスリリースが不採用になったとしても、記者はわざわざ連絡してくれることはありません。そして、プレスリリースの内容によって、「プレスリリースが採用されたかどうかを判断できるポイント」が異なります。

そのため、マスコミにプレスリリースを送る際には、自身が作成した内容が「平日のイベント」「週末(土曜日と日曜日)のイベント」「イベント以外」のどれに当てはまるかを認識しておくことが大切です。そうした上で、記者からの連絡を待ちつつ、取材対応の準備をしておきましょう。