実社会において信頼性が高いメディアの1つとして新聞が挙げられます。そのため、自社の情報を新聞の記事として取り上げてもらうことができれば、企業の認知度が上がって新規顧客を獲得しやすくなります。

ただそうするには、自社が持つ話題を新聞社に提供しなければいけません。このとき、会社が新聞社に向けて発信する情報のことを「プレスリリース」といいます。

会社が新聞社にプレスリリースを提供するときには、書類にして送付します。ただ、経営者や広報担当者のうち、「プレスリリースにどのような話題を載せるべきか」について、しっかりと理解できている人は少ないです。

そこで今回は、企業や事業者がプレスリリースを作る際に、「どのような情報を載せれば良いのか」について解説していきます。

プレスリリースに適する話題には、特に決まりがない

企業や事業者がプレスリリースに載せる話題のうち、特に分かりやすいものとして「新商品の販売」「イベント開催」などが挙げられます。

これらの情報をプレスリリースにまとめて新聞社に送り、なおかつそれをチェックした新聞記者が「このニュースは取材する価値がある」と判断すれば、取材を担当する記者が取材に来てくれます。

ただこのようにいうと、企業や事業者によっては、「当社は商品開発やイベント開催に着手していないから、新聞の記事に適した話題を提供できない」と考えてしまうかもしれません。

しかし実際のところ、新聞の記事になる話題には、特に決まりがありません。そのため、商品を作ったりイベントを開催したりするような会社や事業者でなくても、新聞掲載に適するニュースであれば新聞社に提供することができます。

例えば、自社が参入している業界では常識となる物事であっても、新聞記者が知ったときに「これは記事になるニュースだ」と思ってもらえるケースはよくあります。

また、特定のサービスを扱う企業であれば、そのサービスを利用する顧客の性別や年齢層などに変化が見られることがあるかもしれません。このとき、そのような変化をプレスリリースにまとめて新聞社に提供すれば、新聞記者から「取材させてください」と言ってもらえるかもしれません。

このように、新聞の記事になるニュースには、特にこれといった決まりがありません。そのため、「自社には新聞に取り上げられるような話題がない」と嘆くのではなく、前向きな気持ちで新聞掲載を狙うことをおすすめします。

そして、実際に新聞デビューを果たすことができれば、自社のビジネスをさらに発展させていくことができるようになります。

特定のタイミングが合えば、新聞の記事になりやすい

多くの新聞記者が考えることとして、「企業や事業者から提供された話題を、何らかのタイミングに合わせて記事にする」というものがあります。

ここでいう「何らかのタイミング」とは、春夏秋冬といった季節、「体育の日」や「海の日」などの記念日、「動物愛護週間」といった記念週間などを指します。

そして新聞記者は、このような特定のタイミングに重なる話題であれば、たとえちょっとしたニュースであっても「これは記事になりそうだ」と考えてくれる傾向にあります。

そのため、特定の記念日や記念週間に関係ありそうな話題がある場合、そのときに合わせてプレスリリースにまとめて新聞社に送るようにしましょう。そうすることで、新聞記者が「この話題を記事にしよう」と判断し、取材に来てくれることが期待できます。

世間での記念日や節目に合わせて広報・PRを行う

また、前もって記念日などのタイミングを把握し、それに合わせて新聞社にプレスリリースを提供するのも良いです。

この場合であれば、「この記念日に合わせて、自社のこのような話題を記事にするのはどうでしょうか?」と新聞記者に提案しましょう。このとき、新聞記者に「これは記事になる」と思わせることができれば、新聞掲載を達成できます。

また、「特定のタイミング」とはいっても、会社独自の記念日や節目ではいけません。例えば、「企業創立20周年」などに関連付けてプレスリリースを提供しても、新聞記者に「記事にできる」と判断してもらえません。

そのため、世間での記念日や節目に合わせて、新聞社にプレスリリースを送付するようにしましょう。

伝えたい話題が複数あるときの対処法

このように、プレスリリースに適した話題には、これといった制限や決まりがありません。つまり、日常のちょっとしたことや業界内での常識であっても、新聞掲載につながる話題になります。

それでは、プレスリリースを作成するときに提供したい話題が複数ある場合はどのように対処すればいいのでしょうか。プレスリリースは基本的にA4用紙1枚の書類にまとめて、新聞社に送付します。

この場合、A4用紙1枚のプレスリリースで、新聞記者に伝えるべき内容をいかに伝達すべきかを悩むことは多いです。

話題が複数あるときは、プレスリリースを分ける

プレスリリースに載せたい話題が2つ以上ある場合、経営者や担当者によっては、「扱ってほしい話題を1つのプレスリリースに載せよう」と考えるケースがあります。

しかし実際のところ、1つのプレスリリースに2つ以上の話題を記載するのは避けておいた方がいいです。なぜなら、プレスリリースで伝えたいことが新聞記者に伝達できなくなるからです。

例えば、あなたが「新商品の販売」と「自社独自のイベント開催」の2つについて、新聞社で取り上げてほしいと考えていたとします。そして、これら2つの話題には全く関連性がなかったとします。

このとき、「新商品の販売」と「自社独自のイベント開催」という2つの話題を1つのプレスリリースにまとめるとどうなるでしょうか。この場合、プレスリリースの内容が1本の軸に定まらなくなり、新聞記者を悩ませることになってしまいます。

プレスリリースは短くまとめる必要がある

そもそも、プレスリリースに「伝えるべき内容」を書き込むときには、A4用紙1枚までにとどめるのが普通です。そのため、余分な言葉を極限まで削り、なおかつ分かりやすい文章に仕上げる必要があります。

それにもかかわらず、1つのプレスリリースに2つ以上の話題を載せてしまうと、どちらの話題も説明不足に陥ってしまいます。これにより、どちらの話題も新聞記者に伝わらなくなってしまいます。その結果、プレスリリースを読んだ新聞記者はストレスを感じ、それを高確率でゴミ箱に捨ててしまいます。

また、仮に取材を受けられることになったとしても、担当の記者に「電話による確認」などの負担を強いることになってしまいます。これでは、取材を担当する記者から「あの企業での取材は二度とやりたくない」と思われ、今後の新聞掲載が望めなくなってしまう恐れがあります。

これらの事態を避けるためにも、プレスリリースに書き込む話題は1つに絞り込む必要があります。これによって、伝えるべき内容が新聞記者に伝達しやすくなり、新聞掲載の実現に近づくことができます。

情報が多すぎるプレスリリースにしてはいけない

プレスリリースの作成に慣れていない人の場合、「たくさんの情報を載せれば、その分だけ取材してもらえる確率が高くなるのでは?」と考えてしまいがちです。実際にはそのようなことはなく、伝えるべき内容が1つに定まっているプレスリリースでなければ、ほぼ間違いなくごみ箱行きです。

もちろん、伝達したい内容に関連する情報が多数ある場合には、その中から載せるべきものを選択し、1つのプレスリリースに記載すべきです。しかし、このとき掲載する情報を絞れず、たくさんの情報を1つのプレスリリースに無理やり詰め込もうとすると、その分だけ新聞記者に伝わりにくくなります。

そのため、プレスリリースに載せる情報は、しっかりと厳選しなければいけません。そうした上で、伝えたい内容がぼやけないように気を付けることが大切です。

このように、新聞で取り上げてほしい話題が2つ以上ある場合には、プレスリリースを分ける必要があります。そして、1つのプレスリリースに情報を記載するとき、余分な内容をそぎ落として簡潔にまとめることが大切です。

これによって、新聞記者に伝えるべき内容が伝達でき、新聞デビューを達成しやすくなります。