たとえ無名の企業や事業者であっても、新聞掲載を果たすことで世間での認知度や信頼性を高めることができます。そして、新聞掲載を実現するためには、企業や事業者の方から新聞社に対して記事にしてもらいたい情報を伝える必要があります。

企業や事業者が新聞社に発表・提供する情報を「プレスリリース」といいます。一般的には、プレスリリースは1枚の紙を使って情報をまとめ、書類という形で新聞社に送付します。

新聞社に送ったプレスリリースは、そのチェックを担当する新聞記者によって読まれることになります。このとき、新聞記者に「結局、何を伝えたいのかわからない」と判断されたプレスリリースは、問答無用でごみ箱に送られてしまいます。

こうした事態を避けるためには、新聞記者から見て「内容が伝わりやすいプレスリリース」を作成し、新聞社に送付する必要があります。そこで今回は、新聞社に送るプレスリリースの作成において、新聞記者に伝わりやすい内容にする方法について解説していきます。

プレスリリースには専門用語を使わない

企業や事業者が参入している業界には、その中でしか通用しないような専門用語が存在します。そして、そのような言葉をプレスリリースに使うのは避けなければいけません。

なぜなら新聞記者は、自分が理解できない専門用語を見たとき、それを調べるようなことはしないからです。そして、新聞記者から見て「分からない言葉」があった時点で、「読み手の立場が理解できていない」「相手に伝えたいという意思がない」と判断され、すぐにゴミ箱に送られてしまいます。

こうした事態を避けるためには、業界内で通用するような専門用語を使わないようにしなければいけません。

専門用語が必要であれば、一般の言葉で補足

しかし場合によっては、「専門用語を使わないと説明しきれないことがある」などの理由により、専門用語を使わなければならないケースがあるかもしれません。この場合には、一般的な言葉を使って専門用語の補足・説明を行うようにしましょう。

例えば、「プレスリリース」という専門用語を使いたい場合には、「プレスリリース(企業や事業者が新聞社に発表・提供する情報)」のような形にすると良いです。

この場合であれば、その専門用語を初めて見た新聞記者であっても、その意味を理解することができます。そして、プレスリリースがゴミ箱に捨てられにくくなります。

造語が含まれるプレスリリースは、新聞記者に捨てられる

企業や事業者では、自社の中だけで使うような言葉(造語)が少なくありません。そして、自社独自の造語をプレスリリースに使ってしまった場合、ほぼ間違いなく新聞記者によってごみ箱行きにされてしまいます。

しかし、「造語自体がニュースである」というケースであれば、その造語をプレスリリースで使っても問題ありません。この場合であれば、その造語について「誰が使うようになったのか」「なぜ使われるようになったのか」などを分かりやすく丁寧に説明するようにしましょう。

さらにこのとき、「社会の流れ」や「時代の変化」などを解説する内容を盛り込んでおくことで、新聞記者が「この内容は記事にするべきだ」と判断してくれる可能性が高くなります。

プレスリリースでは、雑な言葉遣いを避ける

プレスリリースを作成するときには、知り合いとの会話で使うような「雑な言葉遣い」を用いてはいけません。雑な言葉遣いの例としては、「ヤバイ」「ガチ」「マジ」などのものになります。

このような言葉をプレスリリースに使ってしまうと、新聞記者に悪い印象を持たれてしまいます。そして、新聞記者に「この企業に取材に行ってもいいのだろうか」と思われ、新聞掲載の実現から遠ざかることになってしまいます。

これを避けるためにも、プレスリリースを作る際には雑な言葉遣いを使わないようにし、丁寧な日本語で構成するようにしましょう。

このように、プレスリリースを作る際には、専門用語や造語などの新聞記者が理解できない言葉を使わないように気を付ける必要があります。また、プレスリリースに書き込む言葉は、できるだけ丁寧でわかりやすい表現にしておくことが重要です。

写真やグラフを載せ、記者の視覚に訴えかける

ただ、プレスリリースを作成するときは言葉だけではなく、プレスリリースの中に写真や図、グラフなどの「視覚に訴えかけるもの」も加えることが重要になります。

新聞記者は1日に大量のプレスリリースに目を通します。そのため新聞記者は、プレスリリースに書かれている文章を読むのに疲労しています。

このような状況で、新聞記者が「文字で埋め尽くされたプレスリリース」を見たとき、どのように思うでしょうか。きっと、新聞記者はそのプレスリリースを読むのにストレスを感じ、すぐにゴミ箱に捨ててしまうでしょう。

その一方で、プレスリリースに写真のように「視覚に訴えかけるもの」が載っていれば、文章を読むのに疲れている新聞記者であっても写真に注目してくれます。

そして実際のところ、文章や言葉でどれだけ詳しく説明するよりも、写真を見せた方がずっと分かりやすいです。これは、新聞記者がプレスリリースをチェックするときも同様です。

例えば、あなたが新商品を販売することをプレスリリースにまとめようとしていたと仮定します。このとき、文章だけで新商品の形や色、大きさなどを表現しても、新聞記者に正しく伝えるのは難しいです。さらに、文字数が多くなりすぎてしまい、それを読む新聞記者に負担を強いることになってしまいます。

その一方で、プレスリリースに新商品の写真を掲載しておけば、その商品の形や色をすぐに理解できます。また、写真に定規やメジャーなどを加えておけば、商品の正確な大きさまでも伝えることができます。

さらに、プレスリリースを用意する側から見ても、文章で説明する場合に比べて写真を撮るだけの方が、圧倒的に少ない労力で済みます。

このように、プレスリリースを作る際には、ぜひ写真を掲載するようにしましょう。これによって、少ない負担でプレスリリースを作成できるだけでなく、新聞記者に内容が伝わりやすいものを作ることができます。

プレスリリースに図やグラフを載せる

プレスリリースには、写真だけでなく図やグラフを用いることも有効です。この場合も写真と同様に、新聞記者にとって伝わりやすくなり、さらに読むときにストレスを与えにくいプレスリリースに仕上げることができます。

例えば、「特定の会場を借りてイベントを行う」ということをプレスリリースにまとめるとします。この場合、その場所の住所を記載するよりも、見やすい地図を載せた方が分かりやすいです。

また、自社が行った調査の結果をプレスリリースにまとめる場合、すべて文字情報で表現するよりも円グラフや折れ線グラフなどで示した方が、新聞記者が「数値の変化」をイメージしやすいです。

これらのことから、プレスリリースを作成する際には、写真だけでなく図やグラフなども活用することが大切です。

写真や図、グラフはすべてカラーで掲載する

プレスリリースに写真や図、グラフなどの「視覚に訴えかけるもの」を載せる場合の注意点として、「カラーで掲載する」ことが挙げられます。もし、これらをモノクロで載せてしまうと、ライバルとの差別化ができなかったり、新聞記者に「分かりにくい」と思われたりしてしまいます。

こうした事態を避けるためにも、プレスリリースに写真や図などを掲載する際には、必ずカラーで載せるようにしましょう。

このように、新聞社に送付するプレスリリースを作る際には、文字情報に加えて写真などの「視覚に訴えかけるもの」も載せることが重要です。これにより、それを読む新聞記者に「こちらが伝えたいこと」が伝達しやすくなります。

さらに、新聞記者に「読み手の気持ちを理解している企業だ」「新聞掲載のために真剣に取り組んでいる会社だ」と思ってもらうことができます。これによって、その新聞記者の取材候補に挙げてもらえる可能性が高くなります。