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会社などである程度の経験を積むようになると、リーダーやマネージャーとしてチームメンバーを仕切る立場になります。このとき、会議を開催することが頻繁にあります。

こうした会議の中で、有意義な話し合いを行えるのであれば問題ありません。ただ、実際のところどうでもいい議論を続けるだけの中身になり下がることは多いです。特に多いのは、無駄なことを延々と話し続けることがあります。こうした無駄な時間はできるだけ省かなければいけません。

そうして会議を円滑に進めるように仕向けるのですが、このときはリーダーであるあなたが会議で一方的に話をしてはダメです。会議では「発言するときの適切な順番」があるため、これに沿わなければ会議の中身が半減してしまいます。

そこで、どのように考えて無駄な時間を減らし、より効果的な会議にすればいいのかについて、「議論を妥協させる重要性」「反対意見への考え方」「発言するときの順番」という観点から確認していきます。

どうでもいい無駄な議論は妥協させる

会議というのは、何かしらの目的・目標を達成するためにどのような対策を打てばいいのかについて議論する場だといえます。ただ、実際にはそうした本来の目的から逸れることが多々あります。

よくあるのは、意思疎通や考え方の違いによる対立です。例えば、以下のようになります。

A:この資料は先日のメールでもお伝えした通り……

B:ちょっと待ってください。その資料が届いた覚えはありません。

A:いえ、きちんと全員に送ったはずです。

B:そんなはずはありません。私はすべての資料に目を通しています。

こうしたことがずっと続けるわけですが、会議で話すべき内容とはまったく関係ないので「資料のメールを送ったかどうか」についてはどうでもいい内容だといえます。こうした議論が続けば続くほど、会議の内容が薄まって無意味な時間を過ごすことになります。

そこで、リーダーなど上司の立場にある人はこうした議論が始まったときに議題を修正するようにしましょう。「分かりました。では、Aさんは初めて内容を聞く人であっても分かるように解説してください」と促すようにします。そうすれば、議題が元に戻って会議の流れがスムーズになります。

会議で反対意見を取り入れる重要性

また、会議などの話し合いの場では、さまざまな意見が出ることが重要です。なぜなら、意見がほとんど出ずに物事を決めてしまうと、結果的に極端な結論に達してしまい、後で大きな失敗をする恐れがあるためです。

そして、このような形で引き起こされる災難のことを「集団思考の罠」といいます。

集団思考の罠にはまらないようにするためには、出た意見に対して反対する人の存在や、議論に参加している者全員が、意見を言うことのできる環境が必要になります。

集団思考の罠を回避する上では、「出た意見に反対する人の役割」が重要となります。

出た意見に反対する人の役割

会議などの議論をする場において、「満場一致の輪を乱す人が1人でもいれば、このことによってその議論の内容が濃くなっていく」と言われています。そのため、反対意見は押さえつけるのではなく、むしろ積極的に出してもらうようにすることが大切です。これによって、話し合いをより洗練し、良い結論を導き出すことができるのです。

ただ実際の社会には、他人が言った意見に対してどんな意見でも反対する人がいます。このような人の反論の場合には、それほど大きな効果は見込めません。なぜなら、その人が必ず意見に反対するというパターンが、会議の参加者全員に把握され、その人の反対意見に誰も耳を貸さないようになるからです。

そのため、話し合いで出る反対意見としては、本心から出た物である方が良いです。そちらの方が議論はさらに白熱し、会議の内容の濃さが高まっていきます。その結果、素晴らしい結論に到達することができるのです。

このように、会議などの議論の場では、人の意見に反対する人の存在が不可欠になります。このような人が意見に対して反対を述べることで、議論の内容が洗練され、良い結論を導き出せるようになります。

また、反対意見を言う場合には、その意見に対して頭ごなしに否定しない方が良いです。人の意見を全否定してしまうと、その人は委縮し、自分の意見を言えなくなってしまうからです。そのため、他人の意見に対して反論する場合には、必ずその意見を細かく分けて部分的に指摘するようにしましょう

話し合いの参加者全員が自由に意見できる環境の作り方

ただ実際には、話し合いの決着がすぐにつきそうな状況で反対意見を言うのは、なかなか勇気がいるものです。さらに、自分以外の多くの人が賛成している場合、意見を言っていないのに「もしかしたら、自分の意見は間違っているのではないか」という考えが芽生えてしまいがちです。

そのため議論をする場合には、あらかじめ反対意見を積極的に言ってもらえるような環境を作ることが重要です。その具体例としては、1人ずつ順番に意見を言うようにし、それぞれの意見を言った人に対して誰かが必ず質問や反論をするように決めておくことがあげられます。

この方法であれば、会議に参加する人全員の意見を聞くことができます。さらに、それぞれの会議の参加者から出た意見を洗練させ、議論が極端な方向に進むことを防げます。

会議の発言は一番下の部下から行わせる

それでは、どのようにして会議を進行させればいいのでしょうか。リーダーが会議の流れを仕切るからといって、上司の立場にある人間ばかりが発言してはいけません。良い会議であるほど、部下が積極的に参加するようにさせましょう。ただ、このときは注意が必要になります。それは、「発言の順番を必ず一番下の部下からにする」ということです。

上司が先に発言してしまうと、よほど勇気のある人でない限りチームメンバーはトップの発言に同調するようになります。たとえ自分の本心とは違っていたとしても、全員が「リーダーの意見に賛成する」ような議論をするようになります。

ただ、こうした会議は無意味です。意見を出し合うことでどのような対策を練ればいいのかを考える場ではなく、「上司の考えに同調する場」でしかないからです。

そこで、前述の通り発言の順番は必ず立場が一番下の人からにしましょう。そうすれば、ようやく部下は自分の意見を言えるようになります。自分よりも上の立場にある人が発言していない段階であるため、何を言っても恐れることはありません。こうして、ようやくさまざまな意見が出るようになります。

会議というのは、発言の順番を変えるだけでその内容の濃さがまったく違ったものになります。上司を含め、リーダーやマネージャー職の人間はこうした下の意見(現場で活躍している人)の意見をできるだけ吸い上げるように工夫する必要があるのです。

会議を進めるときはコツがあります。その中の要素として、「どうでもいい議論を省き、議題を修正して無駄な時間を節約する」「発言の順番を部下からにすることで、本音を聞き出す」ことがあります。

わずかなことですが、これを行えるかどうかで会議の内容は大幅に変わってきます。上司である以上は、こうしたことまで注意しながら会社での会議を進行させるようにしましょう。

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