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日本でも、コスト削減(コストカット、経費削減)を実施している会社は多くあります。ただ、コストカットで成功している会社は少ないです。

会社でコスト削減に失敗する理由の一つに、「コストカットのプロセスを理解していない」ということが挙げられます。コスト削減を成功させるためには、ある程度決まった過程を踏むことが重要になります。

コスト削減を成功させるためのステップを理解することで、スムーズに会社の経費削減を実現することができるようになります。

そこで今回は、「会社のコスト削減を成功させるための具体的な7ステップ」について解説します。

コスト削減のベースとなる7ステップ

コスト削減を遂行するときに、具体的な手段や方法はそれぞれの会社によって異なります。ただ、どのような会社であっても、コストカットを成功させるためには、いくつかの決まった過程を経ることが欠かせません。

つまり、コスト削減を遂行していくための「ベース(基本的な過程)」があります。こうしたベースに沿ってコストカットを実行することで、効率的かつ効果的なコスト削減を実現することができるようになります。

特に、これからコストカットを行う場合には、ベースを元にコスト削減を計画することが大切です。また、既にコスト削減に取り組んでいるケースであっても、ベースと見比べることで、さらにコストカットの精度を高めることにつながります。

そこで以下に、コスト削減のベースとなる7つのステップについて記します。

1.現状を把握する

コスト削減を行う際に、何よりも優先しなければいけないことは「現状把握」です。まずは、会社の現状を把握しておかなければ、コスト削減は始まりません。

例えば、「現状としてどれくらいの経費支出があるのか?」「どの部署が最も経費を使っているのか?」といったことは、コストカットを実施する前に把握しておくべきことです。

最初から、全ての項目を細かくチェックする必要はありません。まずは、わかる範囲だけで良いので確認することから始めます。

そうすることで、会社のコストに関する大体の状況を把握することができます。もし仮に、こうした大まかな現状すら認識できていなければ、コストカットを実施するにしても、何から手をつけて良いのかもわからなくなります。

このように、コストカットを行う際には、まずは現状を把握することが大切です。

2.問題点を抽出する

現状を把握した後は、現在の状況の中から問題点を探します。例えば、現状を確認する中で「○○という部署が経費を多く使っている」「経費支出の中でもテナント料が占める割合が大きい」といったような問題が見つかります。

そしてさらに、挙がった問題点から、取り組みやすいものをピックアップします

問題点を抽出する際には、まずは実行して成果が出やすいものを優先することが大切です。また、実施した結果を明確な数値として表せるものであれば、より良いです。

コスト削減を実施するときには、従業員のモチベーションを維持することが大切になります。こうした数値として結果が現れるものは、行動した成果を確認しやすいものであるため、スタッフのモチベーションを高めることにつながります。

このように、現状を把握した後は、実行しやすそうな問題点を抽出するようにしましょう。

3.目標数値の概算を算出する

問題点を抽出した後は、問題として挙がったコストに関して、削減できる概算金額(概算目標数値)を求めます。

例えば、問題点として「携帯電話料金が高い」ということが抽出されていたとします。そうした場合、「全携帯電話料金において現在の料金プランを見直すことで、会社全体でだいたい月30万円の経費削減につながる」といったように、概算で良いので数値化します。

そして、ピックアップした削減項目ごとに概算金額を求めて、最終的に各部署と会社全体におけるコスト削減の大まかな目標数値を算出します。

このように数値化することは、まだコストカットを実施していないときでも、コストカットによって得られる効果を実感することにつながります。また、数値的な目標を立てることで、目標をクリアするという動機付けを生み出すことができます。

4.過去1年分のデータをまとめる

ここで可能であれば、部署ごとや削減項目別の、過去一年分の請求書データをまとめます。会社に総務部や経理部がある場合には、それらの部署に確認することで入手できるはずです。

そうすることで、コストの種類(削減項目)別における、過去一年分のお金の変動を把握することができるようになります。一言でコストといっても、コストの種類によっては、繁忙期や閑散期などで、時期によって大きく変動するものもあります。

例えば、電気代は季節によって大きく変わる典型的な例であり、夏と冬に高くなるのが一般的です。

こうした時期によるコストの変動を把握しておくことで、長期的かつ現実的なコスト削減の目標を立てることができるようになります。

5.最終的な目標を決定する

過去一年分のデータをまとめた後は、挙がった問題点、概算目標数値を元に、最終的な削減目標を決定します。

このときは、「会社全体では年間で××円のコストカットが目標」「○○部は年間□□円のコスト削減を目標とする」というように、会社全体と各部署における削減目標を具体的に決定します。

そして、目標を立てるときは、現実的で達成可能な数値にすることが大切です。あまりにゴールが高過ぎると、目標を達成することが難しくなったり、実現するまでに時間がかかったりしてしまい、モチベーションが下がることにつながります。

そうならないためにも、最終的な目標は現実的かつ達成可能な数値にしましょう。

6.コスト削減に伴うメリット・デメリットを考える

数値的に現実的な目標を立てた後には、実際にコスト削減の取り組みを実施することで生じる可能性があるメリットとデメリットについて考える必要があります。

例えば、金額的には達成可能な目標であっても、それを実現するために従業員の負担が大きくなってしまうかもしれません。他にも、商品の原材料や部品のランクを落として経費削減を行うことで、商品の品質低下につながることもあります。

そうなると、せっかくコスト削減を実現したとしても、必ず歪みが生じてしまい、何かしらの問題が発生することになります

そうしたことを避けるためにも、コスト削減を実行する前に、遂行することで起こりえる障害について考えておくことが大切です。コスト削減を行う際には、金額的なコストだけでなく、社員の負担や商品の質などを総合的に考慮することが重要です。

7.コスト削減を遂行する

このように、現状の把握からコスト削減によって生じるメリット・デメリットの事前把握までの過程を終えて、初めてコストカットの実行に移します。

ただ、コストカットを実行するまでの過程は慎重に取り扱う必要がありますが、実行を決定した段階においては、速やかに遂行することが大切です。さまざまなことを考えてコスト削減に対する意識が高まっている状態を維持したまま、行動に移した方がスムーズにコスト削減を成功させることができるのです。

そして、コストカットを遂行した後においても、常に「遂行後の現状把握 → 問題点の抽出 → 目標の再設定 → 修正によって生じるメリット・デメリットの検討 → 遂行内容の修正」というように、実行内容を見直す習慣をつけることが大切です。

今回述べたように、コスト削減を遂行するときには、基本的に7つのステップを踏みます。当然、会社によって細かい内容や手順は変わりますが、ほとんどのケースは、以上に挙げた7つの過程を経ることになります。

これからコスト削減に取り組もうと考えている場合は、以上の7ステップをベースに取り組むとスムーズにコスト削減を実現できるようになります。

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