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会社を経営していく中で、経費(コスト)削減を行うことは重要です。組織を継続して運営していくためには、お金が必要であり、その資金源となるのが利益です。

そして、利益は売上から費用(経費 + コスト)を引いて計算されます。そのため、経費やコストを下げることは、会社の利益を増大させることになり、結果的に組織を安定して運営していくことにつながります。

そして、経費削減を行っていく上では、どのような組織であっても基本的なプロセスを踏むことが大切です。そうすることで、効率的に見落としなくコストカットを実践することができます。

そこで今回は、「ビジネスで経費(コスト)削減を実践していく具体的なプロセス」について解説します。

経費削減の基本プロセス

会社の経費を削減することは、組織を継続して運営していくために欠かせないことです。いくら売上が大きな会社であっても、その分だけ支出も多額である場合には、会社を経営していくための資金が不足してします。そして、最悪の場合には倒産することになります。

例えば、年商が1億円の会社であっても、人件費に8,000万円も使っているようなところでは、全くもって会社の利益はないといえます。

年商とは単純な売上高のことであるため、会社の利益として残るのは、年商から人件費や商品の原材料費、施設管理費といったような、経費を引いた額になります。つまり、会社の利益を高めるためには、「売上を上げるか支出を抑えるか」のどちらかしかありません。

また、どちらか一方に力を入れても、もう一方を無視していると、利益が上がることはありません。

そして、多くの会社において利益を増やすために必要なことは、売上を上げることよりも経費を削減することです。どれだけ売上を伸ばそうと頑張っても、支出が減らないことには利益はあがりません。

そうした状態は、穴の空いたバケツに一生懸命蛇口を捻って水を入れているのと同じです。穴が空いているバケツにどれだけ水を注いでも水が溜まらないのと同様に、支出を管理できていないと会社の利益は増えません。

そのため、会社の利益を高めていくためには、経費削減が優先されるべきだといえます。そして、コストカットを実践するためには、基本的なステップがあります。

そこで、以下に経費削減の基本的なプロセスについて記します。

1.支出項目を整理する

経費削減を行っていく場合、最初に支出項目を整理することが大切です。支出項目とは、簡単にいうと「何にお金を使ったか?」ということです。そして、支出項目を整理するときには、基本的に決算書に合わせた項目ごとに分類するようにしてください。

例えば、「交際費」や「会議費」「通信費」など、あなたの会社で必要な項目に分けます。

そして次に、「何に対して支払ったものであるのか?」という支出項目を、さらに細かく整理します。具体的には、「いつ」「どこで」「誰が」といったように、より細かい情報ごとに分けていきます。

例えば交際費であれば、支出項目のみであると、単純に「交際費○○円」というように記載されています。決算書としては問題ありませんが、これだけでは、交際費の額が妥当かどうかに関して判断できません。

そうではなく、「○○社」というように交際費を相手会社ごとに分類して、さらに小項目として「内訳 □□部長 △△円、××課長 ☆☆円」といったようにします。

そして、さらにその会社の年間取引額と比較すると、○○社に対する交際費の妥当性を検討することができるようになります。その結果、取引額に比べて高い交際費を使っている場合には、「○○社にかける交際費を削減していくべきだ」ということが明らかになります。

また、支払い決裁者(先ほどの例でいう□□部長や××課長)について考えると、より効果的に交際費を削減できるようになります。

例えば、□□部長と××課長の○○社に対する年間取引額と、交際費が以下のような状態であったとします。

□□部長:年間取引額1,000万円、交際費500万円

××課長:年間取引額1,000万円、交際費100万円

こうしたケースであれば、明らかに××課長の方が交際費を効果的に使っているといえます。そのため、「□□部長の○○社に対する交際費を減らすべきだ」という結論に至ります。

このように、支出項目を整理することで、コスト削減に対する具体的な対策を立てることができるようになります。経費削減を実践していく上では、まずは支出項目の見直しを行っていくことが重要になります。

2.支出項目ごとの目標を立てる

支出項目を細かく分類して整理した後は、支出項目ごとに目標を立てます。

例えば、「交際費○○パーセント削減」「年間人件費□□円削減」というように、支出項目ごとにコストカットの目標を数値化します。

ただ、このように支出項目だけで目標を決めることには問題があります。それは、会社の売上を考慮せずにコストカットを行っても、利益が出るようになるかはわからないためです。

既に述べたように、コスト削減を行う目的は利益の増大です。そして利益は、「売上 - 費用(経費、コスト)」で算出されます。つまり、売上と経費やコストを比較しなければ、利益につながらない可能性があるといえます。

例えば、月の売上が1000万円で各支出項目が以下のような状態になっているとします。

人件費:200万円

広告宣伝費:300万円

原材料費:400万円

交際費等:200万円

このような状態であれば、売上に対して人件費が20パーセント、広告宣伝費が30パーセント、原材料費が40パーセント、交際費等が20パーセントで合計110パーセントなり、売上を超えてしまっています。

こうした売上と支出項目ごとの現状を知ることは、非常に重要になります。

このケースでいうと、人件費と広告宣伝費、原材料費、交際費等で、合わせて10パーセント以上のコストカットを実現できれば、会社は黒字になります。

そのため、「人件費3パーセント、広告宣伝費2パーセント、原材料費3パーセント、交際費2パーセントのコストカットが図れれば、利益を黒字化できる」というような具体的かつ現実的な目標設定を行うことができます。

もし、このように全体像を把握しないまま、支出項目ごとに目標を立てても、会社の黒字化につながるかが明確ではないまま経費削減を実践することになります。

つまり、「先が見えていない状態で、とにかく経費を削減する」ということになります。

そうしたことを避けるためにも、売上と支出全体を比較したり、支出項目ごとの構成比率を出したりすることで、より効果的な目標設定を行うことができるようになります。

ただ、注意しなければいけないのは、「どの支出項目のコストカットを優先するか?」ということです。ただ何となく、「人件費は○○パーセント、広告宣伝費は□□パーセント削減しようかな……」というように考えても、経費削減は上手く進みません。

そうした際に、指標になることは、「商品やサービスの質に直結するものか否か?」ということです。例えば、原材料費を削減するということは、製品の質を落とすことにつながる可能性が高いです。その一方で、広告宣伝費であれば、直接的に商品に関わるものではありません。

経費を削減する際に、商品やサービスに直接関与するものを優先してしまうと、顧客満足度の低下につながる可能性があります、そうなると、売上が下がってしまうため、支出を減らしても結果的に利益の増大は見込めません。

そのため、経費削減の目標を立てる際には、広告宣伝費や交際費など、商品やサービスの質と関係ないような支出の削減を優先するようにしましょう。

そうすることで、売上を落とさずにコストを削減することができるようになります。

3.支出項目ごとに経費を削減する

支出項目ごとに削減目標を設定したら、後は実践するのみです。ただ、「どうしても目標に到達できない項目がある」ということになるケースは多々あります。

例えば、最初に「人件費は3パーセントカットする」という目標を立てていたとします。しかし実際には、どれだけ頑張っても人件費は1パーセントしか削減することができませんでした。

そうした場合には、人件費の3パーセントカットにこだわりすぎずに、他の支出項目で補えないかを検討するようにしましょう。具体的には、人件費でカットできなかった分を「広告宣伝費で削減できないか?」「もう少し交際費は抑えることができるのではないか?」というように、費用全体で考えていきます。

最終的には、売上に対する全体の支出が削減目標に達すれば会社は黒字化できるため、1つの項目に固執する必要はありません。

このように、経費削減を行っていく上では、「トライアンドエラー」を繰り返していくことが大切です。特に最初の頃は、適切な目標を設定することは難しいため、実践していく中で微調整していくことが重要です。

そうすることで、少しずつあなたの会社に合った経費削減方法を見つけることができるようになります。

今回述べたように、会社の経費を削減していく上では、「支出項目を整理する」「支出項目ごとの目標を設定する」「経費削減を実践する」という3ステップが基本になります。

これらの過程を1つ1つ踏んでいくことで、より効率的かつ効果的なコストカットを実現することができます。特に、初めてコスト削減に取り組んだり、今まで上手くいかなかったりしている人は、こうした基本ステップを実践することで、スムーズに経費の削減を行うことができるようになります。

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