kyoryoku

コスト削減(コストカット、経費削減)を行うときに、「外部委託(外注、アウトソージング)」を活用することは有効です。外部委託とは、一部の業務を社外に依頼することをいいます。

確かに、既存業務を自社内で行った方が新たなコストがかからないというメリットがあります。ただ、「餅は餅屋」というように、専門的なことは専門家に依頼した方が、結果的にコストダウンにつながることは往々にしてあります。

外部委託を検討したことがない場合には、コストカットの一手段としてアウトソージングを取り入れることで、さらなるコストカットの実現につながる可能性があります。

そこで今回は、「外注(アウトソージング)を使い、効率的にコストを削減する方法」について解説します。

外部委託(アウトソージング)とは

外部委託(アウトソージング)とは、いわゆる「外注」と呼ばれるものです。アウトソージングを簡単に説明すると、「これまで自社内で行っていた、もしくは新たに始める業務を他の会社や事業主に依頼すること」になります。

例えば、あなたの会社のホームページを自社の社員が作成していたとします。ただ、デザインなどの見た目を大幅に変更したいと考えたときに、その社員はそこまでホームページの作成に精通していないため、自社内ではあなたが希望するようなデザインに変えることができません。

そして、そうした際にはホームページ製作会社にホームページのデザイン変更を依頼することになるはずです。これは、アウトソージングの一例です。

こうしたアウトソージングを活用することで、業務を分担化してコスト削減につながることがあります。

具体的には、会社の経理などは、外部委託を使った方が効率的である典型的な例です。一般的に、会社の経理を任せる経理専門の社員を雇うよりも、外部に委託することで、経理にかかる費用を半分以下に抑えることができるといわれています。

また、外注を上手く活用することで、社員が会社の直接部門(営業や販売といった、会社に直接的な利益をもたらす部門)の業務に集中できるようになります。

例えばホームページの例でいうと、新たなコストを渋って外注せずに、どうにかして自社内でデザインの変更を行おうと考えたとします。そうなると、ホームページのデザイン変更を任せられた社員は、ホームページが完成するまで、もともと担当していた業務を減らさなければいけなくなります。

そして、この社員が営業部の人間であれば、ホームページを作成している間は、その分だけ営業部の実績は下がります。しかも、ホームページを任せられた社員はホームページに精通していないため、完成するまでに多大な時間を要するようになります。

そうしたことを避けるためにも、「餅は餅屋」というように、専門家である外部の業者に委託することで、直接部門の仕事を減らすことなく、かつスムーズにホームページを変更することができます。

このように、外部委託を上手く活用することで、社内の業務を効率的かつ円滑にすることができるようになります。

外部委託を依頼すべきタイミング

外部委託は、自社以外の業者や事業者に業務の一部をお願いすることになるため、自社内で行わなければいけない仕事量を減らすことにつながります。

ただ、当然ながら外部委託には費用が必要になります。そのため、「手間が省ける」という単純な理由で外部に委託すると、逆に多大なコストを生み出すことになる可能性があります。

例えば、自社内でホームページを作成していた社員がいたとします。しかし、この社員はホームページ作成について専門家ではないため、一つのホームページを作ったり編集したりすることに多大な時間がかかります。

そのときに、「ホームページ製作会社に任せた方が、短時間で効率良くホームページを作ってくれる。実際に時給で換算すると、今の社員に任せているより外部委託を使った方がお得である」と考えて、ホームページの作成を外注したとします。

こうした外部委託は、一見すると業務の効率化に貢献しているように思えます。ただ、たとえホームページ作成を外部に依頼したとしても、もともとホームページ作りに関わっていた社員には、当然ながら給料を払い続けなければいけません。

つまり、外部委託をするということは、二重に人件費がかかるということです。

このときに、もともとホームページ作りをしていた社員に、ホームページ以外に行うべき仕事があれば問題ありません。しかし、もしその社員に仕事がなければ、会社にとってはマイナスとなります。

こうしたことから、基本的に外部委託は「自社だけでは仕事をこなすことができない」というタイミングで活用することが大切です。また、「外注したときに、委託によって仕事がなくなる従業員が発生しないか?」ということを考えた上で、アウトソージングの利用を検討しなければいけません。

外部委託によって生じるコスト

外部委託は、上手く活用することで会社のコスト削減につながります。ただ、外部委託を利用してしまったために、逆にコストが高くなってしまう場合もあります。

そうしたケースは、外部委託によって生じるコストについて理解していないことがほとんどです。外部委託にかかる表面的なコストだけで判断して、外部委託の利用で実際に生じているコストを、理解しないまま依頼し続けている会社が多く存在するのです。

そこで以下に、外部委託によって生じる「表には見えにくいコスト」について記します。

輸送費

アウトソージングを活用する際に、ホームページなど、インターネット上で行える業務であれば、部品を輸送する費用などは必要ありません。しかし、これが製造業で、製品の組み立てを外注するとなると、組み立てに必要な部品や原料を委託先に送らなければいけません。

例えば、工場から委託先の工場まで部品を送らなければいけない場合には、トラック代や輸送する人の人件費などが必要になります。もし自社内で組み立てを行うことができれば、こうしたコストは発生しません。

このように、外部委託を行う際には、輸送費がかかる可能性があります。こうした輸送費として必要なコストも含めた上で、外注を検討することが大切です。

外注の準備

外部委託をする際には、委託先に依頼するために、さまざまな準備が必要になります。

例えば、先ほどの例のように製品組み立ての一部を委託する際には、委託先に送るために部品などを袋や箱に詰めなければいけません。これが、自社での作業であれば、こうした手間は必要ありません。

このように、外注を活用する際には、準備にかかる手間や時間のコストも考慮しなければいけません。

不良品

外部委託を受けている会社の中には、不良品を送ってくるところもあります。

例えば、製品の組み立てを依頼して、実際に製品が届いたときに「傷がついていた」「製品が動かない」といったケースがあります。そうした場合には、委託した商品に対する品質検査を行わなければいけなくなります。

当然ながら、不良品に関しては委託先に責任を負わせることができますが、全てが不良品であるわけではありません。ただ、それでも品質検査は全部に対して行わなければいけないため、その分だけ品質管理に無駄なコストがかかります。

このように、外部委託を行う際には、不良品が発生する可能性があることを理解しておく必要があります。

外部委託を上手く活用するポイント

このように外部委託には、いくつかのリスクもありますが、上手く活用することができれば、大幅なコストカットにつながります。

ただ、外部委託を利用するときには、いくつかのポイントを押さえておくことが大切です。そこで以下に、外部委託を活用する際に注意すべきポイントについて記します。

任せっぱなしにしない

外部委託を利用している会社の中には、「委託している業務に関しては全て委託先に任せている」というところがあります。ただ、それでは希望通りの仕事をしてもらえなかったり、不良品が発生したりすることにつながります。

例えば、委託先に全て任せていたため、完成まで全く連絡を取らなかったとします。そして、いざ完成品が送られてきたときに、「希望していたものと違った」というケースも考えられます。

そうしたことを避けるためにも、いくら委託しているといっても、委託先に任せっぱなしにしないようにすることが大切です。業務を委託するときにも、受注側の希望を明確に示し、その後も密に連絡を取ることが、外部委託を上手く活用する一つのポイントになります。

外部委託の効果を検討する

外部委託を活用している会社の中には、「一度依頼した後は、ずっと同じ会社にお願いしている」というところが少なくありません。つまり、外部委託による経費削減効果を定期的に確認せずに依頼し続けているということです。

多くの会社において、外部委託を利用するのは、業務の効率化や経費削減が目的です。そのため、本来であれば、外部委託を使うことで得られた効果を判定しなければいけません。そして、最初に依頼するときだけでなく、定期的に効果判定を実施することが大切です。

例えば、最初は外部委託による経費削減効果が高かった業務でも、新たな社員が入ることで、自社内で完結できるようになることもあります。そうなると、外部委託は無駄なコストになってしまいます。

このように、外部委託を行う際には、目的とする効果を定期的に検討することが大切になります。

外部委託を行う前に自社内での改善点を検討する

多くの会社は、仕事量が増えて現在のスタッフでは仕事が回らなくなると、社員を増やしたり外部委託を利用したりするようになります。確かに、そうした際に外部委託を活用することで、業務の効率化につながることも多々あります。

しかし、仕事量が多くなったときには、最初から増員や外部委託を考えるのではなく、まずは「自社内で工夫して効率化できることがないか」ということを検討することが大切です。

既に述べたように、外部委託には、目に見えないコストがたくさんかかります。そのため、自社内で解決できる問題であれば、外部に頼らない方がコストは断然安くなります。

こうしたことから、外部委託を考えたときには、まずは「自社内で改善する点はないか?」ということを検討しましょう。そして、それでも外部に依頼した方がコスト削減につながる場合に、外部委託を活用することが大切です。

今回述べたように、外部委託は上手く活用することができれば、会社の経費削減につながります。ただ、外部委託は、しっかりとその必要性を検討した上で利用することが大切です。

特に、以上に挙げた「委託するタイミング」と「外部委託にかかるコスト」「外部委託を活用するポイント」の3つは押さえておくようにしましょう。

利益率95%を超すポータルサイトビジネス:無料メルマガ登録