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個人事業主としてビジネスを動かす場合、基本的には自分一人で確定申告を行う必要があります。

確定申告を無事に完了させるためには、ビジネス上での売上入金や支出をすべて記録しなければいけません。そして、事業における売り上げや支出を記録する作業のことを、「記帳作業」と呼びます。

確定申告をスムーズに終えるためには、日々の記帳作業をしっかりと行うことが大切です。そして、記帳作業自体はそこまで難しいものではなく、その書き方や勘定科目について適切に理解していれば比較的簡単に済ませることができます。

そうした上で必要な書類を用意し、損益計算書(収支内訳書)を作成すれば問題ありません。

そこで今回は、どのように考えて確定申告するための準備を行い、資料を作ればいいのかについて解説していきます。

記帳作業を簡単に行うためのポイント

確定申告を行う場合、「白色申告」「青色申告(10万円控除)」「青色申告(65万円控除)」の3つの中から選択します。

これらのうち、最も恩恵が大きいのは青色申告(65万円控除)になります。なぜなら、青色申告(65万円控除)では、所得から65万円もの金額を差し引くことができ、その分だけ納める税金を減らすことができるからです。

ただし、青色申告(65万円控除)を選択する場合、記帳作業がかなり複雑で難しいものになってしまいます。そのため、簿記に関するスキルがある程度高い人でない限り、青色申告(65万円控除)は避けた方が賢明です。

一方、白色申告であれば、青色申告(65万円控除)に比べて記帳作業はとても簡単です。しかし白色申告には、青色申告がもつような「前年度における赤字の持ち越し」などのメリットが何も備わっていません。

そのため、確定申告に必要な記帳作業を行うにしても、白色申告を選択するのは避けなければいけません。そして、青色申告(10万円控除)であれば、白色申告と同じくらい簡単に記帳作業を進められるうえ、白色申告にない恩恵を受けることができます。

簿記の知識がない場合、青色申告(10万円控除)を選ぶ

簿記に関する知識やスキルがない人が確定申告を行う場合、「青色申告(10万円控除)」で記帳作業を進めるようにしましょう。

青色申告(10万円控除)では、家計簿を書くようなイメージで簡単に行うことができます。例えば、パソコンの表計算ソフトなどを用いて、以下のような記帳作業ができれば問題ありません。

※青色申告(10万円控除)での記帳作業のイメージ

日付 摘要 収入 支出 残高
前月繰越 300,000円
1月5日 売上入金(A社より) 100,000円 400,000円
1月8日 材料費 80,000円 320,000円
1月21日 売上入金(B社より) 140,000円 460,000円
⋯⋯ ⋯⋯

このような記帳作業であれば、簿記に携わったことがない方であっても、すぐに慣れて簡単にできるようになるはずです。

このように、確定申告を行う際には、青色申告(10万円控除)を選択するようにしましょう。そして、パソコンの表計算ソフトを活用し、家計簿をつけるようなイメージで簡単に記帳作業を済ませるようにしましょう。

勘定科目は間違えても問題ない

記帳作業を行う場合、売上入金であれば「売上入金(A社より)」といった形で書けば済んでしまいます。その一方で、支出には「材料費」や「旅費交通費」など、さまざまな種類が存在します。そして、「経費を何に使ったか」を示す項目のことを「勘定科目」といいます。

記帳作業に取り組む人の多くは、「この経費はどの勘定科目にすればいいのだろう?」と悩んでしまう傾向にあります。しかし結論をいってしまうと、記帳作業での勘定科目は間違っていても問題ありません。

極端な例を挙げると、出張で新幹線を使ったときの「旅費交通費」を、間違って「消耗品費」として経費に計上していたとしても大丈夫です。仮に、この間違いを税務調査で指摘されたとしても、「こちらの勘定科目に直しておきます」と言えば、それ以上追及されることはありません。

結局のところ、税務職員が重視するのは申告者の税額そのものです。そして、どの勘定科目を使っても税額自体は変わらないため、勘定科目にミスがあっても見逃してくれます。

このように、記帳作業では勘定科目に間違いがあっても問題にはなりません。そのため、特定の支出について「これはどの勘定科目に当てはまるだろう?」と疑問に思ったとしても、個人的に最も当てはまりそうだと思える勘定科目を選んでおけば大丈夫です。

記帳作業での勘定科目の設定で注意すべき要点

記帳作業を行うときに意識すべきことの1つとして、「特定の勘定科目の金額を増やし過ぎないようにすること」が挙げられます。なぜなら、ある1つの勘定科目の金額だけが大きい場合、それが税務職員の目にとまって税務調査を受ける確率が高くなってしまうからです。

人は、目立つところやあやしく見えるところなどから調査しようとする傾向にあります。そのため、例えば他の勘定科目に比べて「接待交際費」が多すぎる場合、税務職員にあやしまれて税務調査の対象になる可能性が高いです。

このような事態を避けるためにも、記帳作業を行う際は、特定の勘定科目の金額を増やし過ぎないように気を付けましょう。

その他の注意点として、毎年のように使う勘定科目が変わるのも好ましくありません。極端な例でいえば、ある経費を「消耗品費」や「旅費交通費」など複数の勘定科目で計上していた場合、「前年度は消耗品費が大きめで旅費交通費は0だったが、本年度ではなぜか旅費交通費が大きい」といった場合、税務職員に疑われて調査が入りやすいです。

このようなことにならないためにも、記帳作業を行う際には、使用する勘定科目をある程度固定したうえで、経費をバランスよく分散するようにしましょう。

このように、確定申告のために記帳作業を行う場合、青色申告(10万円控除)を選択すれば問題ありません。この場合、パソコンの表計算ソフトを用いて家計簿をつけるようなイメージで行えるうえに、「赤字の繰り越し」などの恩恵を受けることができます。

また、記帳作業を行うときには、勘定科目を間違えても問題ありません。それよりも、記帳作業で良く使う勘定科目を前もって決めたうえで、経費をバランスよく振り分けることが重要です。あやしまれる箇所ができないように記帳作業を行い、税務調査が入りにくくなるようにしましょう。

確定申告での注意点:固定資産と減価償却について理解しておく

なお、個人事業主としてビジネスを動かす場合、確定申告のときに自社の利益を申告しなければいけません。そして、確定申告を行う際に多くの人を悩ませるものとして、「減価償却」が挙げられます。

減価償却とは、簡潔にいうと「特定の資産を購入した際に、一度にまとめて経費としては落とせず、一定の期間をかけて少しずつ経費に計上していく」という制度になります。そして、減価償却のことを適切に理解するためには、「固定資産」というものについて知っておく必要があります。

また、減価償却を行うかどうかについては、明確な基準が定められています。そのため、このポイントを理解することで、確定申告を行う際に「減価償却を行わなければならないかどうか」を判断できるようになります。

固定資産の価値は、購入直後でもゼロにならない

基本的には、何らかの商品を購入したとき、その品物の価値はゼロになってしまいます。なぜなら、誰かが使い古したボールペンやメモ帳などに対して、お金を出して購入しようと考える人はまずいないからです。

ただし、すべての商品が、購入直後に価値がゼロになるというわけではありません。具体的にいうと、高額な商品の場合、購入後であっても価値があるケースが大半です。

例えば、家やビルなどの物件(不動産)の場合、誰かが一定期間利用した後であっても価値があります。そして実際に、人気の中古物件には必ず買い手が現れます。その後、その不動産の価値は、年数が経つごとに少しずつ減少していきます。

また、誰かが買って使用した後の自動車も同様です。実際に、中古車の買い取りと販売を行っている企業はいくつもあります。そして、自動車も不動産と同様に、期間が経過するにつれて価値が下がっていきます。

このように、不動産や自動車などの高価な商品は「固定資産」に当たります。そして固定資産の場合、購入直後から少しずつ価値が下がっていきます。そのため、固定資産を買ったときの費用を経費にする場合、「価値が減った分だけ経費として落とす」という考え方を採用する必要があります。

そして、「価値が減少した分だけ償却する」という方法で経費に計上するため、「減価償却」と呼ばれる制度になっています。

減価償却における経費の計算方法

減価償却を行う場合、固定資産の種類によって「何年かけて償却していくか」が異なります。これは、その固定資産によって「使用に耐えられる年数」が違うためです。そして、この年数のことを「耐用年数」といいます。

それぞれの固定資産に定められた耐用年数は、すべてネット上に公開されています。そのため、減価償却の計算を行う際には、ウェブを使って対象となる固定資産の耐用年数を調べるようにしましょう。

減価償却によって固定資産の購入費を経費に計上する場合、まずはその固定資産の購入費用を耐用年数で割ります。そして、このとき出た額の経費を、耐用年数が経つごとに経費に計上していきます。

例えば、あなたが180万円の自動車を購入したと仮定します。そして、自動車の耐用年数が6年であったとします。このとき、自動車の購入費180万円を耐用年数の6で割ります。これを計算すると、「180万円 ÷ 6年 = 30万円」となります。そのため、6年かけて30万円ずつを「減価償却費」として経費に計上できることになります。

また、購入した固定資産の減価償却を行った場合、その価値は最終的に1円となります。これは、固定資産を購入したことを帳簿上に残しておくためです。そのため、減価償却を行った固定資産は、1円の資産として帳簿に存在し続けます。

減価償却の対象になるかどうかの基準

先ほど述べたように、固定資産を購入した際には、それを減価償却しなければなりません。そしてこのとき、減価償却の対象となる固定資産になるかどうかは、その商品の値段によって決定します。具体的にいうと、10万円以上の商品であれば、減価償却を行わなければいけません。

そのため、10万円以上の商品を購入する場合、「減価償却をする必要があるかもしれない」と考えることが大切です。これによって、減価償却を行うための準備を早い段階で済ませられるようになります。

このように、固定資産に当てはまる商品を買った場合、それを減価償却しなければいけません。その理由は、固定資産の価値が、購入直後ではゼロにならず、年数が経つごとに低下していくためです。

減価償却はとても面倒な制度ですが、これを適切に処理しておかないと、それを税務署に追及されてしまう恐れがあります。そのようなことにならないためにも、正しい方法で減価償却を済ませましょう。

確定申告に必要な損益計算書(収支内訳書)とその作り方

ただ、帳簿記帳や減価償却を完了させただけでは、確定申告を済ませることはできません。そこからさらに、「1年間で得られた収入を明確にした書類」を作成しなければいけません。この書類のことを、青色申告であれば「損益計算書」、白色申告であれば「収支内訳書」といいます。

そこで、「確定申告に必要な損益計算書(収支内訳書)」と、「損益計算書を作るときのポイント」について確認していきます。

確定申告は、損益計算書(収支内訳書)の作成こそがゴール

冒頭で述べたように、1年を通して日々記帳作業に取り組むことで、その年の帳簿を完成させることができます。

しかし帳簿には、その年に発生した売上や「どのような経費が発生したのか」などがすべて混ざった状態で記録されています。そのため帳簿を見ただけでは、その年の収入や「支払った経費の内訳」などが判断しづらいです。

このとき、帳簿を細かくチェックし、発生した売上や経費を1つずつ調べていけば、その年の売上と経費の内容を導き出すことができます。しかし、税務職員が申告者一人一人に対して、このような手間がかかる作業を行っていくのは非現実的です。

実際のところ、確定申告の時期になると、毎年多くの申告者で会場に長蛇の列ができあがります。このような状況において、それぞれの申告者の帳簿までチェックすることになっていた場合、時間も人手も足りなくなってしまいます。

このようなことを避けるため、確定申告では帳簿の代わりに、「1年間での収入や支出を明確にした書類」である損益計算書(収支内訳書)を提出することになっています。そして、損益計算書を提出できたところで、ようやく確定申告が完了となります。

また確定申告では、帳簿は提出しないことになっています。ただし、税務調査が入ったときには、税務職員が帳簿のチェックを行います。

このように、確定申告を済ませるためには帳簿ではなく、「1年間での収入や支出を明確にした書類」を提出する必要があります。この書類のことを、青色申告であれば損益計算書といい、白色申告であれば収支内訳書といいます。そして日々の記帳作業は、最終的にこれらの書類を完成させるために必要な大切な作業なのです。

損益計算書(収支内訳書)の作成のため、帳簿を有効活用する

先ほど述べた通り、確定申告には損益計算書(収支内訳書)の提出が必要であるものの、帳簿は提出しないことになっています。

そのため、人によっては「確定申告に帳簿を提出しなくていいのなら、わざわざ1年かけて作らなくてもいいのではないか?」と感じてしまいます。

しかし実際のところ、青色申告であろうと白色申告であろうと、記帳作業を行わなければならないことになっています。そして、確定申告に必要な損益計算書(収支内訳書)を作成するとき、1年間がんばって作った帳簿が役に立ちます。

表計算ソフトで作った帳簿をもとに損益計算書を作成する場合、まずは帳簿に記録した売上に当たる金額をすべて抽出します。そして、これらの金額をすべて合計することにより、その年に稼いだ売上の合計金額が分かります。

商品の仕入れが存在しないフリーランスであれば、このままの方法で売上を導き出せば問題ありません。その一方で、商品の仕入れが発生する個人商店などの場合、「店内にある在庫の数をチェックする」「未払い金などを確認する」といった作業も必要になります。

そのため、商品の仕入れが必要になる個人事業主の方であれば、日々の在庫管理や取引内容などのチェックを怠らないようにしましょう。そして、できればしっかりとした管理用のシステムを導入することが大切です。

売上の合計金額が分かった場合、今度は「売上から経費を差し引く」という作業を行います。このとき、帳簿に記録した金額のうち、ビジネスを動かすためにかかった経費に該当するものをすべて抜き出していきます。

例えば、商品を作るための材料費や出張時の旅費交通費などです。これらの経費をすべて抽出して売上から差し引くことによって、その年の利益を導き出すことができます。

ただ、これらの情報だけでは、損益計算書を完成させるには不十分です。損益計算書には、「どういった内容の経費をどのくらい使ったのか」まで記載しなければいけないからです。

そのため、「ビジネスにかかったさまざまな経費を、旅費交通費や消耗品費といった項目ごとに分け、別々に集計する」という作業も必要になります。そして、旅費交通費や材料費などの「経費の内容を示す項目」のことを勘定科目といいます。

経費は、勘定科目ごとに分けて集計する

勘定科目ごとの金額を調べたい場合、帳簿を作成した表計算ソフトにて、「それぞれの勘定科目の金額を一項目ずつ抜き出す」という作業を行うようにします。この方法であれば、わずか数秒の作業時間で一つの勘定科目の金額を突き止めることができます。

これらの作業によって、1年当たりの売上と勘定科目ごとの金額が分かった場合、今度はこれらの金額を国税庁のウェブサイトにある「損益計算書(収支内訳書)を作成するページ」にて入力します。これにより、すぐに損益計算書などの必要書類を完成させることができます。

損益計算書などの必要書類を作成した後は、それをプリントアウトしておきます。そして、確定申告の期限までに、作成した損益計算書などの必要書類を、確定申告を行う会場にいる税務職員に提出すれば確定申告の完了となります。

確定申告の書類を作った後は、素早く提出して帰るべき

また、確定申告の時期になると、確定申告を行う会場では多くの人によって長蛇の列ができあがっています。ただ、会場内で並んでいるのは、いずれも「確定申告のやり方が分からず、会場で必要書類を作ろうとしている人たち」です。

そのため、すでに損益計算書などの必要書類を用意しているのであれば、会場内の行列に並ぶ必要はありません。並んでいる人たちを避けながら前に進んでいき、税務職員に必要書類を提出すれば大丈夫です。

このように、確定申告は帳簿を付けて完了するわけではありません。帳簿をもとに損益計算書(収支内訳書)などの必要書類を作成し、それを確定申告の時期に税務職員に提出する必要があります。

そして、日々の帳簿作りや在庫管理などの業務をしっかりと行っていれば、あとはその年の売上と勘定科目ごとの金額を集計し、国税庁のウェブサイトで必要書類を作成すれば問題ありません。このように前もって準備しておくことで、確定申告の時期になってもあわてずに対処できるようになります。

多くの人にとって確定申告は憂うつな作業ですが、しっかりと準備しておけばそこまで怖いものではありません。確定申告をスムーズに終わらせ、ビジネスに支障をきたさないようにしましょう。

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