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社員を雇って組織としてビジネスを動かす場合、その従業員の中から「優秀な社員」が現れるケースがあります。優秀な従業員がいれば、その分だけ業務がスムーズに進みやすくなります。そして場合によっては、自社の事業で良い成果が出せることもあります。

ただし、自社において優秀な従業員がいることが分かったとしても、そのことについて喜ぶだけで終わってはいけません。要するに、「その人材をどのように活用するべきか」を考えなければいけないのです。

なお、このときは優秀な社員に任せきりにするのではなく、他の人でも行える作業は積極的に外注するようにしましょう。これによって、無駄な作業を省いて大きな成果を出せるようになります。

優秀な人材に頼り切りになってはいけない

実際のところ、どれだけ優秀な社員がいたとしても、結局は1人の人間です。そのため、本人が精力的に働いていたとしても、その途中で病気やケガなどを起こして長期的に働けなくなる可能性があります。

また場合によっては、上司との意見の対立などによって、会社を辞めてしまうかもしれません。

もし、実際に優秀な従業員が会社を去ってしまったとき、その優秀な人材によってスムーズに動いていた部分を別の形で補わなければなりません。そして、そのような仕組みは、1日などの短い時間で作り上げられるものではありません。

そのため、優秀な社員に依存しきっていた会社の場合、その人材が企業を離れてしまった途端に機能不全に陥ってしまいます。このケースだと最悪の場合、そのまま業務が立ち行かなくなって倒産してしまうこともあります。

こうした事態を避けるためには、あらかじめ優秀な人材がいなくなったときのことも考えておかなければいけません。そうしたうえで、優秀な社員がいないときでも、業務がスムーズに進むような仕組みを作っておくことが重要です。

優秀な人材には、仕組み作りだけを任せる

世の中に存在する企業の多くは、優秀な人材の活用方法を間違っています。例えば、優秀な社員だけに他の従業員がこなせる量以上の仕事を任せてしまったり、難易度が高い業務ばかりを押し付けてしまったりします。

このようなことを実行したら、たとえどれだけ優秀な人材であっても、会社に愛想をつかして辞めてしまう可能性が高いです。あるいは最悪の場合、その優秀社員が過労によって倒れてしまいます。

実際に、社内において「優秀な人材だ」と思えるような従業員がいる場合、「その社員がもつスキルを何とかして他の社員にも植え付けることができないか」と考える必要があります。

そうしたうえで、その優秀な人材には、「自分のスキルを他の従業員でもできるようにするための仕組み作り」だけに注力してもらうことが重要です。

例えば、自社の営業部において、「毎週5件以上の成約をとってくる社員」がいたと仮定します。この場合、その従業員にやってもらうべき業務は、「さらに多くの成約をとってきてもらうようにすること」ではありません。そうではなく、「他の社員も5件以上の成約が取れるような仕組みを作ってもらうこと」だけを任せなければいけません。

他の人でも行えるようにマニュアル化させる

その仕組み作りを具体的にいうと、「他の社員が営業活動を行うときの電話対応の仕方や交渉の進め方などをマニュアル化する」「取引先にメールするときのテンプレート作成」などになります。

優秀な人材にこのような仕組み作りだけを行ってもらうことで、たとえその社員がいなくなったとしても、社内の業務をスムーズに動かせるようになります。

またこのとき、経営者によっては「優秀な社員には仕組み作りだけでなく、普段の業務も任せた方が良い」と考えるかもしれません。しかし実際のところ、そのような方法は避けておいた方が賢明です。

なぜなら、複数の業務を無理やり同時進行させようとすると、その担当者がどれだけ優秀な人材であっても、ミスが発生しやすくなってしまうからです。さらに、その従業員自身がさまざまな仕事に追われるようになり、高確率で会社を辞めるか過労で倒れてしまいます。

そのため、そのような優秀な人材が社内にいる場合には、「その従業員のスキルが活きるポジションを任せること」だけを念頭に置く必要があります。そうしたうえで、その社員に適する仕事だけを任せなければなりません。

この場合であれば、その社員は心に余裕を持った状態で仕事に就くことができます。さらに、優秀な人材が持つスキルが他の社員にも共有されるようになり、会社の業務がさらに活気づくようになります。

業務にチェックシートを導入する方法とその適切な活用法

このように、社内に優秀な人材が在籍している場合には、その社員に「自分のスキルを他の従業員にもできるような仕組みを作ってもらうこと」だけを任せることが大切です。これによって、自社をさらに発展させていけるようになります。

それでは、優秀な社員によて仕組み化を行うことでマニュアル化させるとき、どのようにすればいいのでしょうか。このときは、チェックシートの活用を考えましょう。

ビジネスにおける業務には、頭を使って考えながら取り組む必要があるものと、頭を使うことなく処理できるもの(作業系の仕事)とがあります。これらのうち、頭を使って取り組む仕事の例としては、「新しい事業の企画」「経営戦略の立案」などが挙げられます。

その一方で、「職場の清掃」「データの集計作業」などは最初から業務のやり方と内容が決まっているため、作業系の仕事にあてはまります。

そして、作業系の業務に取り組む場合、その仕事を進行するためのチェックシートを作って活用することが重要です。これによって、作業効率を高めることができたり、ミスが起こりにくくなったりします。

そこで、「作業系の仕事を行うためのチェックシートを作る方法」と、「作成したチェックシートを活用するときのポイント」について、それぞれ解説していきます。

チェックシートを作るときのポイント

作業系の業務用にチェックシートを作成する場合、その作業のやり方を具体的かつ分かりやすく記載することが大切です。なぜなら、そのようなチェックシートでなければ、他の従業員が担当したときにうまく仕事を進められない可能性が高いからです。

例えば、「職場の掃除方法」についてのチェックシートを作ったとします。このとき、そのチェックシートに「窓を拭く」「床を掃除する」などの漠然とした情報しか載っていなかったらどうでしょうか。

これでは、具体的にどのような方法で掃除を遂行すれば良いかが分かりません。さらにいうと、「掃除用具の置き場所」が書かれていないため、あらかじめ掃除用具の置き場所を知っている社員でなければ、そもそも掃除を始めることすらできません。

このようなことにならないためには、担当者を迷わせないようにしっかりとした具体的なチェックシートを作る必要があります。

先ほどの「職場の掃除方法」についてのチェックシートであれば、「職場の入り口付近にある掃除用具置き場からモップを取り出して職場の床を拭く」などのように、具体的でわかりやすい内容にしなければいけません。

これにより、入社したばかりの新入社員やアルバイトであっても、既存社員と同じようにスムーズに業務を進めることができます。

また業務用のチェックシートは、その仕事を初めて行うときに作成するのが基本になります。なぜなら、早い段階でチェックシートを作って活用した方が、より多くの時間と労力を節約できるようになるからです。

そのため、作業用のチェックシートを作るときには、どれだけ面倒であったとしても最初の1回目で作るようにしましょう。

チェックシートを活用するときのポイント

実際に作業系の業務にチェックシートを導入した後、それを使っていくうちに「チェックシート通りにやるのは面倒だな」「他のやり方の方が良いのでは?」と感じることがあります。

このとき、チェックシートを改善しないままにしておくと、自分独自のやり方で作業を進める社員が現れるようになります。これでは、チェックシートを作成した意味がなくなってしまいます。さらに、想定していなかったミスが起こってしまう危険性もあります。

こうした事態を避けるためには、担当者がチェックシートを更新できるようにしておく必要があります。

例えば、チェックシートを使って作業したときに「面倒だと感じたこと」「改善した方が良いと思ったこと」などがあったとき、そのことを上司や他の社員に連絡するように決めておきます。そうして、上司と他の従業員の承認を得られたときに、チェックシートに新しいやり方を反映させるようにするのです。

この方法をとることで、チェックシートが使われなくなったり、思わぬ失敗が起こったりする危険性を回避することができます。さらに、社内にてコミュニケーションが活発に行われるようになり、職場の雰囲気が良くなることも期待できます。

良い外注先を見つけ、社員の負担を減らしつつ成果を出す

このように、作業系の仕事にチェックシートを作る際には、その内容を具体的でわかりやすいものに作成することが大切です。さらに、チェックシートは担当者が更新できるようにしておくことも重要です。

これによって、作業効率を上げられるようになり、さらにミスの発生を抑えられるようになります。その結果、企業の業績を高められるようになります。

ただ、内部の力に頼りきりになってはいけません。外注を活用することで、外部の力も有効利用するようにしましょう。

特に自社のビジネスで何らかの問題が発生した場合、会社の経営者によっては「自社だけで問題を解決しよう」と考え、それを実行しようとします。この考え方自体は、決して悪いことではありません。しかし、自社だけで問題解決に取り組む場合、その会社の社員に負担が生じ、従業員から不満の声が上がる恐れがあります。

そのため、自社のビジネスに問題が起こった場合には、特定の部署に負担をかけないためにも「外部に任せられる仕事を外注先に委託する」という選択肢を加えることが大切です。そこで、自社の仕事の一部を外部に任せることの重要性について解説していきます。

自社で発生した問題の負担を減らす

たとえ自社のビジネスにおいて何らかの問題が生じたとしても、その会社における仕事の一部を外注することにより、その会社にかかる負担自体を軽くすることができます。

もし、会社のビジネスで生じた問題を解決するために、特定の部署だけに無理をさせてしまうと、その部署にいる社員は不満を蓄積していくようになります。この場合、その社員は負担に耐えかねて会社を辞めてしまうかもしれません。

また、特定の部署だけに負担が集中しないにしても、社内全体に問題による負荷がかかってしまった場合には、やはり社員から不満が出ます。

このとき、経営者が「もっとしっかりやれ!」などと社員に暴言を吐いたらどうなるでしょうか。社員の不満が頂点に達し、一度に多くの社員が会社に見切りをつけてしまうことでしょう。

早めに社員の負担を取り除くべき

そのため、自社のビジネスにおいて問題が発生し、なおかつその問題の解決に社員が負担を感じるようであれば、できるだけ早いうちに、負担を取り除くための手段を選択する必要があります。

もしこのとき、自社のビジネスの一部を外注することができたらどうでしょうか。この場合であれば、自社の社員に負担が生じることを避けることができます。

さらに、経営者の方から「この問題については、外部に発注をして解決します」と声をかけることで、多くの社員は「こちらを気遣っていただいてありがたい」と感じます。このような解決方法をとることによって、多くの社員に「この職場で働き続けよう」という意識が芽生えます。さらに、社内の空気が良くなっていきます。

良い外注先と組んでビジネスを行うことの必要性

会社経営者や個人事業主のなかには、外注することに不安を感じる人がいます。確かに、間違った外注先を選んでしまうと、何らかのトラブルに巻き込まれてしまう恐れがあります。

その一方で、良い外注先を見つけてその業者と組むことができれば、自社にかかる負担を減らすことができるだけでなく、自社のビジネスに専念することができます。その結果、自社のビジネスにおいて、より大きな成果を出すことが可能になります。

そのため、自社の売り上げを伸ばし、会社をさらに発展させたい場合には、外注することにデメリットを感じるのではなく、良い外注先を見つけて専門家と手を組むことを意識することが重要になります。この考え方を念頭に置いて、自社のビジネスを進めていくことで、あなたのビジネスをさらに加速させることが可能になります。

有能な外注先の確保が時間の短縮につながる

このように、自社のビジネスで何らかの問題が起こった場合、その問題を自分たちの力だけで解決しようとすると、高い確率で社員に無理が生じます。

自社のビジネスにおいて外注できる部分があれば、その部分が外注できないかをぜひとも考えるようにしてみてください。実際に良い外注先(専門家)と組むことができれば、さらに会社を大きく向上させられるようになります。

なお、外注法には、「自分ができる仕事を投げる場合」と「自分にはできない仕事を投げる場合」の2種類あります。

自分ができる仕事を投げる場合

あなたのビジネスを拡大させたい場合、自分で行えるものの、他人でも実現可能な仕事はできるだけ投げるようにしましょう。これには、例えば「商品の袋詰め・発送作業」「簡単な顧客対応」などがあります。こうした作業に時間を費やしてもいいですが、アルバイトでも可能な仕事をあなたが行っていてはいけません。

多くの人は、「自分が動けばその分だけ相手へバイト代などを払わなくてもいいため、お金を節約できる」と考えます。ただ、実際は違います。あなたの時給を考えていないからです。

例えば、あなたの時給が4000円の場合、それ以下の対価でしかない仕事をしてはいけません。必ず他の人へ仕事を投げるようにしましょう。

他人へ仕事を依頼した分だけ、あなたには時間が生まれます。この時間を活用すれば、あなたにしかできないクリエイティブな仕事を行えるようになります。何でも自分で行おうとするのではなく、時給を意識して仕事をどんどん投げるようにしましょう。

また、ある程度のスキルを必要とする仕事の場合、「あなたの分身を作る」ことを意識しましょう。一ヵ月程度の指導を行い、少し時給を上乗せしたうえで仕事を投げるのです。そうすれば、依頼された方は喜んで仕事を受け続けてくれるようになります。

自分にはできない仕事を投げる場合

ただ、中には一般人ではできない仕事があります。「法律が関わる業務」「難しいプログラム開発」などです。これらは、専門家でなければ遂行するのが難しい業態だといえます。

これらをゼロから勉強するとなると、多大な労力を必要とします。それでは非効率すぎるため、必ずそれを得意とする専門家へ仕事を依頼するようにしましょう。これも、外注の一種です。

例えば、法人化すると必ず税理士へ依頼するようになります。個人事業主とは異なり、法人では決算や税務署への申告など、税務に関する難解な書類を作成する必要が出てくるからです。

ただ、中には税理士に支払うお金がもったいないと考え、自社で帳簿付けなどを行おうとする人がいます。しかしながら、このような作業は圧倒的に無駄です。

月にわずか数万円を支払うだけで、面倒な作業を税理士がすべて行ってくれます。一方、自分で行うとなると、法律文章と見比べながら作業を行うようになります。素人が帳簿をつけるため、ミスも多いです。そうして多大な労力と時間を費やすようになり、結果として税理士に依頼するよりも多くのお金が必要になります。

この事実を理解して、自分では行えない作業が現れた場合、潔く専門家へ依頼するようにしましょう。仕事のできる人であるほど、優秀な外注先を確保しています。これは、専門家を活用して質の高い仕事をうまく組み立てているといえます。

このように、自らが動くのではなく「外注」という思考をインストールできれば、仕事のスピードが飛躍的に向上します。「時給から考えて割に合わない仕事」や「自分の専門分野から外れる仕事」に関しては、必ず外注するように意識しましょう。

こうして内部の仕組み化と外注をうまく組み合わせることによって、作業時間を短縮しながら効率的にビジネスを行えるようになります。

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