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ビジネスにおいてよく聞く言葉として、「PDCAサイクル(plan do check act cycle)」というものがあります。PDCAサイクルとは、 「Plan(計画) → Do(実行) → Check(評価) → Act(改善)」の 4 つのステップを繰り返すことで、ビジネスを改善していく方法のことを指します。

PDCAサイクルを何度も回していくことで、自分のビジネススキルを高められたり、ノウハウを貯めていくことができたりします。

ただ、PDCAサイクルでは計画立案やビジネス戦略を含めて1日の時間割を考えたうえで実行するようにしましょう。こうして、時間を有効活用することで短期間で成果が表れるようにするのです。

しかし、ビジネスを行う上で良いことばかりが起こることはありません。業務ミスやトラブルが必ず発生します。そこで今回はPDCAサイクルを数多く回転させるためのポイントと共に、時間割の作成や業務ミス・トラブルへの考え方ついても解説していきます。

日頃からPDCAサイクルを回すことに注目しながら働く

PDCAサイクルを何度も回すために重要な手法として、「日頃からPDCAサイクルを回すことを意識しながらビジネスを進めること 」があげられます。より具体的にいうと、「PDCAサイクルを何度も回すためにはどうすれば良いか」を考えながら行動を続けることが大切だということです。

実際のところ、ただ漠然とした気持ちで自分が担当する業務を続けているだけでは、いつまで経ってもPDCAを何度も回せるようにはなりません。それどころか、受け持った仕事の期限がくるまでに、PDCAサイクルを1周回すことすらできない可能性が高いです。

これでは、自分が担当する業務を改善することができないまま、悩み続けることになってしまいます。さらに、自分のビジネススキルを向上させることができません。

こうした事態を避けるためには、「PDCAサイクルを回すこと」を強く意識し、PDCAサイクルを回すための工夫をしていくことが重要です。加えて、自分が担当する仕事の期限から逆算し、精神的に余裕を持った状態で業務に取り組む必要があります。

このような形で、自分の仕事を進めていくことで、PDCAサイクルを回すための糸口を見つけられる可能性が高くなります。

どのようなときにPDCAサイクルが回りやすいかを考える

実際のところ、PDCAサイクルを回すことに注目しながら働いていたとしても、ときにはPDCAサイクルを回すまでに至らないケースもあります。

このような状況に陥った場合、一度感情を抑えて冷静になり、「どのようなときにPDCA サイクルが回らなくなるのか」を深く考えてみることが大切です。これによって、PDCAサイクルを回す時の障害になっているものが見つかりやすくなります。

例えば、今まで経験したことがない業務に取り組むことになったために、必要以上に慎重になりすぎて行動が遅くなっていることに気付くかもしれません。あるいは、計画を立てる段階でチームのメンバー全員がしっかりとまとまっていなかったことを突き止められるかもしれません。

このような形で、PDCAサイクルの回転を妨げるものを見つけ、それらを取り除いていくことで、PDCAサイクルを回しやすくすることができます。

さらに、このとき得られた情報やノウハウを蓄積しておくことで、次回以降に同じような業務を行うことになった場合に、PDCAサイクルをスムーズに回せることが期待できます。

PDCAサイクルの回転を加速させていく

PDCAサイクルに慣れ、実際に回すことができるようになった場合、今度はPDCAサイクルを回す速度を上げ、その回転数を増やすようにしていきましょう。

具体的にいうと、「思い浮かんだことをすぐに実行して結果を確認し、速やかに改善を行って再び行動に移す」といった流れでビジネスを進めるようにしていきます。

この状態になることができれば、自身のビジネススキルを飛躍的に向上させていくことができます。さらに、事業そのものに対して「楽しい」と感じられるようになり、より意欲的に仕事に取り組めるようになります。

もちろん、このような段階に達したとき、必ずしもPDCAサイクルをスムーズに回せるとは限りません。しかし、PDCAサイクルの回転を加速させる感覚を身につけられるかどうかは、ビジネスの成果や会社の発展に大きく関係します。

そのため、PDCAサイクルを回せるようになったら、ぜひ回転速度を加速させることを意識してみてください。

ビジネスで成果を出すため、1日の時間割を作成する

このように、PDCAサイクルを回すためには、日常的にPDCA サイクルを回すことに意識を向ける必要があります。

そうした上で、「PDCAサイクルを回すためにはどうすれば良いか」「どのような状況になるとPDCAサイクルが回らなくなるのか」を考え、自身の業務を見直していくことが大切です。

これを続けていくことで、PDCAサイクルが回る速度や回転数を増やすことができ、ビジネスを加速させられるようになります。

このとき、ビジネスなどで成果を出すために有効なものとして、「1日の時間割を作成する」ことがあげられます。これによって以前よりも時間の使い方が改善され、より目標とする成果を出せるようになります。

時間の使い方を分類して、1ヵ月間記録する

1日の時間割を作る場合、まずは自分の日常における1日あたりの「時間の使い方」を、「インプットをする時間」「アウトプットをする時間」「生活の時間」「プライベートの時間」の4つの項目に分けます。そして、それぞれの時間を30分~1時間くらいの単位で1日分ずつ記録し、これを1ヵ月間行います。

これらのうち、「インプットをする時間」にあてはまるものとしては、「ビジネスに関係する資料や書籍を読んでいる時間」「ビジネスに関係する人と会って話をしている時間」などがあげられます。

また、「アウトプットをする時間」にあてはまるものとしては、「取引先にアプローチする」「商品を製造する」などの仕事の時間があげられます。

その一方で「生活の時間」には、食事や睡眠、風呂などの生活に欠かせない行動をする時間があてはまります。そして、「プライベートの時間」は、自分が好きなことをやるために使う「自由時間」のことを指します。

これら4つの項目に振り分けながら、1ヵ月間自分のタイムスケジュールを記録していくと、「自分がどのようなことに時間を費やす傾向にあるか」について、ある程度分かってくるようになります。

何もしていない時間を少なくさせる

このとき多くの人は、何をやっていたのかがはっきりとしない「不明時間」がたくさんあることに気が付きます。そして「不明時間」では、「特に目的もなくネットサーフィンをしていた」「何となくテレビ番組を見ていた」などのように、目標達成に結びつかない無駄な行動をしていることが多いです。

1日のタイムスケジュールを記録し続けることで、自分の「不明時間」がどのくらいあるのかが分かります。これによって、「もっと生産的な活動のために時間を使わなくては⋯⋯」という意識を持てるようになります。

また、1日ごとに日程を記録する場合、この行為自体にたくさんの労力を割く必要はありません。むしろ、日々の記録にたくさんの時間を費やし過ぎてしまうと、その分だけ目標とする成果を出しにくくなってしまいます。

例えば、「10時15分~11時30分までミーティングを行った」などのように細かく書くのは避け、仕事の内容とそれに費やした時間を大雑把に記録するようにしましょう。

このような書き方であれば、少ない労力で日程を記録していくことができます。さらに、後で時間の使い方を見直す際にも、特に支障をきたすことなくチェックすることができます。

時間の使い方を見直し、成果を出すための時間割を作る

1日あたりのタイムスケジュールを1ヵ月ほど記録したところで、今度はその見直しに取り掛かります。具体的には、「インプットやアウトプットをする時間が少なすぎないか」「プライベートの時間や不明時間が多すぎていないか」などをしっかりとチェックします。

そして、過去のタイムスケジュールを振り返って、改善すべき点を一通り確認し終えた場合、今度は時間割の作成に取り掛かります。

具体的には、「インプットをする時間」「アウトプットをする時間」「生活の時間」「プライベートの時間」の4つの項目ごとに、「毎日○時~○時は○○をする時間」という形で予定を組んでいきます。

インプット時間を優先させる

時間割を作るとき、まずは「インプットをする時間」にあてはまる予定を最優先で設定します。なぜなら、インプットという行為自体が、成果を出すために極めて重要なものだからです。

またアウトプットをする時間の場合、会社の規定などでほぼ強制的に決まってしまいます。その一方で、インプットをする時間の場合、強制的に決まっているわけではない上に、気をつけていないと他のことに時間を費やしてしまう可能性が高いです。

これらのことから、1日の時間割を作成する際には、「インプットをする時間 → アウトプットをする時間 → 生活の時間 → プライベートの時間」の順番で設定するようにしましょう。

時間割を作り終えたら、今度はそれに従って行動するようにします。すると、以前よりも成果に結びつきやすい時間の使い方ができるようになります。

業務にミスが発生したときの考え方と対処法

このように、時間割を作る際には、「自分がどのようなことに時間を使っているか」について1ヵ月間記録します。そして、それを見直したうえで、「インプットをする時間」から優先的に時間割に組み込むようにします。

これにより、成果を出すための適切な時間割に仕上げることができます。

ただ、経営者や事業主としてビジネスを動かしていく場合、その途中で何らかの失敗が起こることがあります。このとき、どのように対処するかによって、企業がさらに発展していくかどうかが変わってきます。

さらにいうと、業務にミスが発生したときに間違った対応をしていると、場合によっては会社の業績が低迷していくようになります。そのため、「仕事で失敗が起こったときにどのように対処するか」は、企業の存続と成長に関わるとても重要なポイントになります。トラブル時にも同様にPDCAサイクルを考えることによって、業務の効率化を図らなければいけません。

失敗が起こったときに考えるべきこと

実際のところ、どれだけ注意しながら仕事をしていたとしても、ミスやトラブルが発生してしまうことがあります。また、自分が直接失敗したわけではなかったとしても、他の部署で起こったミスの巻き添えを食らい、周りに被害を出してしまうケースがあるかもしれません。

また、経営者や役員としてビジネスを動かしている場合であれば、自身の部下が失敗を犯してしまうことがあります。このとき、多くの人は「失敗するな」「ミスの再発防止に努めろ」などと部下を叱責しますが、それだけでは失敗の発生をゼロにすることはできません。

さらにいうと、会社などの組織において、「ミスを犯した社員だけにその責任を押し付ける」という行為を繰り返していた場合、社内の雰囲気が次第に悪くなっていきます。すると、それが企業の業績に悪影響を及ぼすようになります。

業務においてミスが発生したとき、まずは「その失敗がなぜ起こったのか」を考え、ミスやトラブルの原因を確かめることが大切です。そうしたうえで、その仕事において「失敗の抑制につながる仕組み」を組み込む必要があります。

ミスやトラブルに備えるため、業務の仕組み化を行う

仕事で何らかの失敗が起こった場合、その業務に以下のような仕組みを導入することが重要になります。

1.失敗が起こる確率をなるべく低くするための仕組み

2.失敗が起こったときに、速やかに対処するための仕組み

3.失敗が起こったことを早期発見するための仕組み

これらのうち、「1.失敗が起こる確率をなるべく低くするための仕組み」の例としては、「コンピューターによる管理システムの導入」などが挙げられます。特に、人間だけの力で仕事をするとどうしてもミスの発生を避けられないため、業務において機械化できる部分があれば、なるべく早めに導入することが大切です。

また、「2.失敗が起こったときに、速やかに対処するための仕組み」の例としては、「ミスが発生したとき、それに対処するためのマニュアルの作成・設置」などが挙げられます。

その一方で、「3.失敗が起こったことを早期発見するための仕組み」の例としては、「日々行っている業務の記録」などが挙げられます。

このように、ミスやトラブル対策に有効な仕組みを業務に組み込むことで、失敗を起こりにくくしたり、ミスの発生に対して冷静に対処できるようになったりします。その結果、業務をスムーズに動かせるようになります。

業務に取り入れた仕組みにミスが起こったときの対処法

仕事の仕組み化を行ったとしても、場合によってはその仕組みがうまく働かなかったり、間違いが起こったりすることがあります。この場合、業務に取り入れた仕組みが適切でないか、または、まだまだ改善の余地があることになります。

仕組み化を行った仕事がスムーズに進まなかったり、問題が発生したりする場合、まずはその仕組みを見直すことが大切です。これを行うことで、高確率で「仕組みがうまく働かない原因」を突き止めることができます。

そして、仕組みがうまく働かない原因が分かった場合、担当者と話し合いながら新しい仕組みを作り上げることが大切です。

また、実際に仕事を仕組み化したとき、それが最初からスムーズに働くかは誰にもわかりません。そして、仕組みの完成度を高めるためには、試行錯誤を何度も繰り返す必要があります。

そのため、業務の仕組み化を実践した後は、「その仕組みに改善の余地があるか」を常に考え、定期的に見直しをすることが重要です。

このように、業務において何らかの失敗が発生したとき、それを防止したり早期発見したりするための仕組みを作ることが大切です。それによって、仕事でミスやトラブルを起こりにくくできたり、失敗に対して冷静に対処できたりするようになります。

また、業務の仕組み化を行ったとしても、それが必ず問題なく動くとは限りません。そのため、トライ&エラーを繰り返して、仕組みの完成度を高めていくことが重要になります。これを行うことで、会社をさらに成長させていくことができます。

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