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社内の廊下に段ボールが何個も置いてあって通路が狭くなっているなど、整理整頓できていない会社をみると、どうしても「ビジネスのできない会社」だと考えてしまいます。仕事内容がどのようなものであっても、社内の様子から仕事のスピード感を把握できてしまうのです。

また、頻繁に仕事の時間に遅れる人がいます。これは、どのような理由であれ「仕事のできない人」という烙印をおされるようになります。

社内の整頓ができていなかったり、時間厳守が守られなかったりすると、異常を察知できなくなります。ビジネスでの信頼を失うというよりも、起こった問題に気づけないことの方が大きな問題です。

これを意識すれば、なぜ乱雑なデータ管理やマルチタスクが危険なのかを理解できるようになります。ミスを減らし、時間の浪費を少なくすることがビジネスを行う上で重要です。

整理整頓が異常発見につながる

あらゆる機関の中でも、整理整頓や掃除を徹底している組織があります。それは、軍事に関わる軍隊であったり、救急士などの人命にかかわる部隊であったりします。

これらの組織では、訓練するときに起床時間を徹底するだけでなく、周囲の掃除を行い、規律を守ります。そして、私物の持ち込みをできるだけ少なくすることで、仕事に必要なものだけをいつでも使える状態にします。

それでは、なぜそのように整理整頓を徹底して行おうとするのでしょうか。この理由の一つとして、何か異常が起こったときに素早く察知して対応できるようにしておくことが挙げられます。

例えば、いつもは何も置かれていない軍隊施設の廊下に封筒が一つだけポツンと置かれてあればどうでしょうか。整理を徹底している組織であれば、そこに封筒が存在するのは明らかに変だと感じるはずです。そのため、これは何かしらの異常が起こったと素早く察知できます。

もしかしたら、上官がうっかり封筒を落としてしまい、そこに重要機密が記載されているかもしれません。そこで、封筒を拾い上げて持ち主(落とし主)を確認するなどの作業が行われることで、異常がなかったかどうかをチェックしていきます。もちろん、封筒を落とした本人は後で猛反省をさせられます。

これが敵地であれば、ちょっとしたミスが情報を漏らすことにつながります。これを避けるため、異常の察知に敏感な組織であるほど、単純な忘れ物や落とし物であっても許されないのです。

ただ、整理整頓できていない状態であり、常に段ボールが積まれた廊下で封筒を落とした場合はどうでしょうか。このときであれば、「封筒が落ちている」という事実に気づきにくいです。封筒が一つ紛れたところで、風景の一部と化すので異常の発見が大幅に遅れてしまいます。

異常事態を察知する普段の行動

ビジネスを行うとなると、常に同じことをしていても必ず異常が起こります。得意先が破たんしてお金を回収できなくなるかもしれませんし、重要な予定を忘れてしまって商談を台無しにしてしまうかもしれません。このとき、整理整頓できていれば、異常を察知しやすくなります。

毎月、お金の回収状況を確実に把握しているのであれば、得意先から2ヵ月も支払いが滞れば明らかにおかしいと分かります。そこから、異常への対応策を練ることができます。

一方、机の上がゴチャゴチャであれば、そこに重要書類が積まれたとしても、確認せずに置かれたままとなることがほとんどです。こうして、本当に重要なことが分からずに放置されます。ただ、机が整理された状態であれば、封筒が置かれたときに「何か重要書類かもしれない」と判断できます。

同じように、必ず時間を厳守する人が、あるとき時間内に現れなかったらどうでしょうか。

これであれば、「事故があったのかもしれない」と何かしらの異常があったのだと察知できます。ただ、いつも10分遅れて現れる人であれば、まったく気にされません。もし異常があったとしても、誰も気づいてくれないのです。

工場や研究施設で起こる異物混入も同様です。常に清潔な状態に保っている施設であれば、わずかなゴミであっても発見することができます。しかし、常にゴミであふれかえっている状況であったり、機械の掃除がされていなかったりすると、異物混入の原因となる異常を発見できません。

ビジネスでは整理整頓が重要視される理由

このように考えると、なぜビジネスで整理整頓が重要といわれているのかを理解できます。また、時間を厳守するなど、約束事を守らないといけないのか分かります。これは、異常事態が起こったときに、素早く対応できるようになるためにあるのです。

その反対に、整理が不十分であると、何も気づけずに異常のまま物事が進行するようになってしまいます。

適切にビジネスができるかどうかは、「会社内が掃除されているか」「時間を守れるか」などがどれだけ行き届いているのかによって判断できます。そこから、異常事態へ素早く対処できるかどうかを見極めることができるようになります。

データの一元管理によって、時間の浪費を防ぐ

それでは、今回の考えをどのようにしてビジネスに活かせばいいのでしょうか。例えば、データの一元管理があります。

ビジネスを行う上で、「事業に使うデータをどのように保管しておくか」はとても重要です。なぜなら、資料の管理が適切でないと、欲しいデータを見つけられなくなってしまう危険性があるからです。

こうした事態を避けるためには、「仕事で使う資料を一元管理すること」が大切です。

そこで、ビジネスにおいて「データを一元管理することの重要性」と「データを一元管理するときのポイント」について、それぞれ解説していきます。

データの一元管理の重要性

一元管理のことをわかりやすくいうと、「データなどを保存しておく場所を複数もたないようにすること」だと表現することができます。そして、事業で使うデータを一元管理しておかないと、業務をスムーズに進められなくなる可能性が高くなります。

例えば、あなたが自分のビジネスにおいて、会社用と自宅用とで合わせて2台のパソコンを活用していたと仮定します。

この場合、事業を進めていくうちに保存したデータの量が多くなっていくと、以前使った資料を確認したくなったときに「そのデータをどのパソコンに保存したのか」が分からなくなりやすいです。そのため、2台のパソコンの保存データをそれぞれ調べなければならなくなります。

その結果、データの確認作業だけで膨大な時間を浪費してしまうことになります。そして最悪の場合、「データが見つからなくなった」といった事態に直面するケースもあります。

また、自宅用と会社用の両方に同じデータを保存していたとしても、「どちらのファイルが新しいのか」あるいは「どちらのファイルが正しいのか」が分かりにくくなってしまいます。

これでは、自分の事業で間違いを犯し、取引先に迷惑をかけたり会社の利益を失ったりする確率が高くなってしまいます。

このように、ビジネスで使うデータを複数の場所で管理してしまうと、事業を円滑に進めることが難しくなってしまいます。さらに場合によっては、ビジネスで大きな失敗を犯してしまい、今後の事業活動に支障をきたす危険性があります。

データ検索に時間をかけてはいけない

また本来であれば、ビジネスでは「新規事業の立ち上げ」や「経営戦略の立案」などのように、頭で考える必要がある仕事(知能労働)に脳を使わなければなりません。

それにもかかわらず、「保存したデータの捜索」などの余分なことに頭を使ってしまうと、事業の発展に重要な知能労働に対して意識を集中できなくなります。その結果、いつまで経ってもビジネスで良い成果を出せなくなってしまいます。

これらの事態を避けるため、事業で使う資料を保存しておく場所は、必ず1つに絞るべきであるといえます。

データを1つの場所にすべて集約させる

ビジネスで使う資料を保存する際には、まずは「データを保管しておく場所」を1つに決めます。例えば、ビジネスにパソコンを使っているのであれば、1台のパソコンだけに事業用の資料を保存するようにします。

このとき、1台のパソコンに集約すべき情報は、ビジネスに関係するものすべてになります。つまり、「今後の事業に関係する重要資料」から「仕事中に思い浮かんだ小さなアイデア」まで、仕事に関連性がある情報すべてを1つのパソコンに保存するようにします。

これにより、以前使った資料などを見返したくなったときに、1つのパソコンから探すだけで済むようになります。

保存用のフォルダは、細かく分けない

また、パソコンを使ったデータの一元管理では、「フォルダを細かく分類しないこと」が重要なポイントになります。なぜなら、フォルダを細かく分けすぎてしまうと、むしろ「どこに何の資料があるのか」がわかりにくくなってしまうからです。

さらに、フォルダを細かく分類すると、新しいデータを保存するときに「この資料はどのファイルに入れれば良いか」と頭を悩ませることになってしまいます。これらにより、ビジネスにおける貴重な時間が大きく失われることになってしまいます。

こうした事態に陥らないためにも、データを保存するフォルダを細かく分けないようにしましょう。

そして、大まかな分類でフォルダを分け、1つの場所にたくさんのデータを保存することが大切です。さらにこのとき、保存する資料の名前に「日付」や「記号」などを加え、わかりやすくしておきましょう。

これにより、たとえ大ざっぱなデータの分け方であっても、目的のデータを以前よりも早く見つけられるようになります。

データのバックアップは、普段から行う

また、1つのパソコンですべてのデータを管理するだけでは、そのパソコンが壊れたときに困ってしまいます。そのため、そうした事態に陥らないように、普段からデータのバックアップを取るように習慣化する必要があります。

もちろん、バックアップを取ったデータが新しいものになった場合、その情報を新しいものに更新していかなければなりません。

これには多少の手間はかかりますが、パソコンはいつ故障するかわかりません。そのため、ビジネスに支障をきたさないようにするためにも、データのバックアップは日常的に行うようにしましょう。

マルチタスクの危険性を知り、一度に一つの仕事だけを行う

このように、ビジネス用のデータを一元管理することで、「確認したい資料の捜索」に多くの時間を費やさずに済むようになります。これにより、「新規事業の立ち上げ」などの知能労働に集中できるようになります。その結果、自社のビジネスをさらに発展させていけるようになります。

さらに、こうしたデータでの整理整頓以外にも「行うべき仕事」の整頓(取捨選択)を行うことを意識しましょう。

経営者やビジネスマンの中には、「マルチタスク」を行える人がいます。マルチタスクとは、「一度に複数の物事を処理できる技術のこと」を指します。

多くの人は、「マルチタスクで事業を進めていくのは効率が良い」と考えます。そのため、企業によっては「マルチタスクができる社員が欲しい」と考え、従業員に対して「一度に複数の仕事に取り掛かること」を強要するケースがあります。

また転職活動を行う人の中には、「マルチタスクで業務を行えることが自分の強みだ」と考え、それを書類選考や面接試験などでアピールする求職者もいます。ただ実際には、マルチタスクで物事を処理するのにはいくつかの危険性が潜んでいます。

マルチタスクでは、集中力が分散して失敗しやすくなる

私たち人間は、一度に二つ以上の動作を行うことができます。例えば、「歩きながら携帯電話を操作する」「音楽を聴きながら本を読む」といったものです。

ただ実際のところ、人は一度に一つの物事にしか集中することができません。そして、一度に複数のことに取り掛かると、注意力が散漫になってしまい、失敗を犯しやすくなります。

先ほど例に挙げた「歩きながら携帯電話を操作する」「音楽を聴きながら本を読む」といった行動であれば、単なる趣味嗜好として行うものであるため、集中力を必要とはしません。しかし、ビジネスでマルチタスクを行おうとすると、何らかの損失を出してしまう可能性が高くなります。

例えば、会議で使う企画書を作成しながら電話対応をしてしまうと、高確率で企画書の内容が中途半端になる上に、電話の相手にいい加減な対応をしてしまいます。もしこのとき、両方の仕事が会社の存亡にかかわる重要な業務であった場合、企業を潰してしまうことになりかねません。

マルチタスクは、時間と成果の損失につながる

また、一度に二つ以上の仕事を行うと、途中で「どのように仕事を進めれば良いか」「具体的に何をすれば良いか」などを見失いやすくなります。

例えば、あなたが「企画書の作成」と「取引先の電話対応」を同時に行っていると仮定します。この場合、「自分が企画書をどのように仕上げるつもりだったのか」を忘れてしまい、さらに「取引先に対して、どのように交渉すべきか」が分からなくなってしまいます。

この状態に陥ってしまうと、自分が担当する業務をもう一度確認しなければならなくなり、大きく時間をロスすることになります。また、場合によっては大変な損失を被る可能性もあります。

先ほどの例において、「企画書の作成」であれば、資料を読むなどして「どのように企画書を作れば良いか」を見直せば、まだ何とかなるかもしれません。その一方で、「取引先の電話対応」の場合、交渉の仕方を十分に確認できないまま会話が終わり、こちらに不利な条件で契約を結んでしまう恐れがあります。

一つの仕事に集中しないと仕事がはかどらない

また上述のように、始めていた仕事を一度中断してから別の作業に取り掛かると、そのときに仕事に対する集中力が途切れてしまいます。そして、一度切れてしまった集中力は、すぐには元通りにすることができません。仕事を再開してからある程度の時間が経ったとき、ようやく集中力を取り戻すことができます。

そして、一度途切れた集中力を復活させるのにかかる時間は、取り組む仕事の内容が複雑であればあるほど多くなります。そのため、複雑な業務に取り掛かる場合には、無理にマルチタスクで取り組もうとしない方が賢明です。

このように、マルチタスクで仕事に取り掛かると、効率よく仕事を終わらせるどころか時間を無駄にしてしまう危険性があります。また場合によっては、会社に大きな損害をもたらしてしまいます。

そのため、マルチタスクで業務を行うのはなるべく避け、一つの仕事に集中して取り組むことが大切です。これによって、業務においてミスを起こしにくくなり、ビジネスで成果を出しやすくなります。

このように考えると、ビジネスを行うときに整理整頓を意識する重要性が分かります。机の上を片づけるなどのレベルではなく、どのようにすればビジネスを効率的にこなすことができるのかを考えましょう。そうすれば、短時間で大きな成果を出せるようになります。

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