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経費精算のとき、必ずしも領収書は必要ない:レシートでもOK

 

会計に携わっている人であるほど、なぜか領収書を絶対視する傾向にある気がします。会社の経理部にでもいると、領収書がなければ経費で落とせないと勘違いしている人さえいます。

 

ただ、領収書は必ずしも必要ではありません。レシートでも問題ありませんし、領収書がない場合でも堂々と経費として落とすことができます。それでは、なぜ領収書がなくても大丈夫なのでしょうか。これについて、解説していきます。

 

 領収書がなくても問題ない
経費精算を行う場合、基本的には「取引の書類は残さなければいけない」とされています。しかし、取引の書類が領収書でなければいけないというルールはありません。

 

そもそも、世の中には領収書が発行されないケースは多々あります。近所のスーパーで文房具を購入したときはレシートが発行されるだけです。電車やバスなどの公共交通機関を利用したときなどでは、切符は回収されるので記録すら残りません。

 

このような現実を考えると、すべての取引で領収書を残すというのは実用的ではありません。そのため、実際には領収書がなくても経費は認められるのです。

 

わざわざ領収書をもらわなくても、レシート自体が取引の記録として成り立ちます。レシートには購入日時や値段、購入品目などが細かく記載されています。むしろ、領収書よりも細かく内容が書かれているため、取引の記録としては優秀です。

 

領収書をもらい忘れたという場合でも問題ありません。レシートをそのまま張り付ければ、堂々と経費として計上できます。

 

ただ、前述の通りレシートには細かく内容が書かれています。飲食店の場合は人数が書かれていることもあり、一人で飲み食いしたレシートを接待交際費で落とそうとすると、「これは接待費ではない」として否認されます。

 

書籍代を経費で落とすときも同様です。領収書に「書籍代として」と書かれているだけなら、税務調査の時にバレることはありません。ただ、ビジネスに関係ない雑誌や本の名前が書かれたレシートで経費を計上していると、否認される可能性が高いです。

 

レシートでも経費として認められるものの、領収書に比べて誤魔化しにくくなることは確かです。

 

 領収書が発行されない場合の対策
レシートが手元に残っている場合であれば、堂々と経費にできることは理解できました。それでは、レシートなどの取引記録が手元にまったく残っていない場合はどうすれば良いのでしょうか。領収書を無くした場合や電車の切符代など、記録がないことは頻繁にあります。

 

このときは自分で作ってください。白紙の紙を新たに用意して、そこに必要事項を記入するのです。書くべき内容としては、

 

・取引日(お金を支払った日)
・金額(お金を支払った金額)
・支払先(相手の会社名や個人名)
・支払った内容

 

などがあります。電車代であれば、「取引日:○年○月○日」「金額:560円」「支払先:JR西日本」「支払った内容:大阪駅→京都駅(出張のため)」などを記載した紙を自ら用意しましょう。

 

近くのスーパーで購入した文房具や冠婚葬祭のお祝儀・お香典であっても、このような伝票処理を行えば問題ありません。

 

もちろん、領収書をまったく取っておらず、伝票処理だけを行っていれば良いわけではありません。できることであれば、レシートや領収書などをもらって取っておいた方がいいです。経費処理の用紙を確認したとき、自分で伝票処理した紙ばかりであれば「これは怪しい」と思われても仕方ないからです。

 

何万円もするような高額の取引であれば、必ず領収書を控えておくようにしましょう。領収書が発行されなくても、代わりに請求書が送られるケースもあります。これらの書類を大切に保管するのです。

 

要は、レシートであれ請求書であれ、取引を証明できる紙が手元にあれば、領収書でなくてもまったく問題ないということです。

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